新形勢下如何做好水利檔案管理工作

文·張枝

近幾年來，國家高度重視水利建設，不斷加大對水利工程建設的投資，使其在國民經濟建設中發揮著越來越重要的作用。水利檔案作為水利建設的重要組成部分，為水利建設提供了重要保障，在整個水利建設中發揮著越來越大的作用。但目前的水利檔案管理工作整體水平比較落后，還存在很多亟待解決的問題。

一、水利檔案工作主要存在的問題

（一）檔案意識單薄，基層水利檔案人員業務水平較低

與其他行業相比，水利系統開展檔案管理的時間相對較短，水利檔案管理隊伍的建設，特別是基層水利檔案管理隊伍的建設及其水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出表現在檔案管理人員的數量少，崗位不穩定。特別是不少基層檔案管理人員都是半路出家，她們缺乏必要的專業知識，不能很好的適應工作的需要。

（二）水利檔案管理制度不規范、未能有效落實

現階段水利檔案管理工作中，有些單位受到資金以及辦公條件等影響，沒有健全或者完善水利檔案的各項規章制度，有些單位雖說建立了相關的規章制度，但沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規章制度做保障，在實際檔案管理中這些制度通常流于形式，并未真正落到實處。特別是一些大型重點水利工程，由于在建工期長，施工單位不一定是本單位，造成檔案資料銜接不到位，致使檔案管理工作深入程度不能符合相關制度的具體要求。

（三）水利檔案信息化建設滯后

我們已經進入信息化時代，信息技術的發展日新月異，已經滲透到了社會的各行各業并且發揮著越來越重要的作用。但是目前來看很多單位存在水利檔案信息化程度不高的現象。具體表現在信息化推進速度、技術手段、體制機制等與水利部的要求存在較大的差距。有些水利基層單位在檔案管理上僅僅是內部使用一些小規模的管理軟件，大部分仍然使用傳統的方法獲取檔案數據，查詢檔案信息時也主要靠人工方法，所謂的推進檔案信息化建設，也僅僅是將紙質文檔掃描轉變為電子文檔。

二、應對目前水利檔案工作中存在問題的對策

首先要從制度和思想認識上把水利檔案工作的重要性體現出來，嚴格落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規要求，在資料整理保管、制度建設、業務協同、利用服務、信息化建設等方面加強建設，探索一套科學有效的管理機制，培養一批敬業專業的水利檔案工作者。

（一）加強宣傳，提高水利檔案工作重要性的認識，建立檔案領導管理體制

首先要解決領導的認識問題，這是水利檔案管理工作能否順利有效開展的關鍵。水利檔案是一項服務型、專業性很強的工作，要形成由主要領導分管，部門領導主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。領導的重視和支持是培養水利檔案人才的重要保證。要把這一工作落到實處需要做好以下兩點。一提高對水利檔案工作的認識和重視，尤其是在利用上所起到的作用。舉個最簡單的例子。我們單位工程建設任務不斷，我自從1999年從事檔案管理工作至今，始終堅持深入一線，及時收集整理各項水利工程的第一手資料，僅去年一年就提供借閱檔案1000余次，整理歸檔各種資料上萬份，充分發揮了檔案的基礎作用，為工程建設和管理提供了第一手詳實，可靠的資料。二提高水利檔案管理水平、增強服務意識。通過學習，提高水利檔案工作者隊伍的整體素質和水平，水利檔案為水利建設服務，要真正體現其應有價值，必須服務于水利建設，這就需要水利檔案工作者加強宣傳，增強水利檔案服務意識。

（二）提高基層水利檔案管理人員的業務水平和整體素質，加快培養一批水利檔案管理人才

一開展繼續教育，不斷學習新的檔案知識。可以聯合普通高校、成人高校以及黨校等多種辦學形式舉辦檔案專業人員的業務培訓班。也可以聘請有經驗的專家進行專題授課，為大家提供一個學習和交流的平臺。二加強領導，納入績效考核。在所屬業務管理部門的領導下，對水利檔案管理人員進行定期考核。同時要以專業技術職務聘任為契機，真正建立起一種競爭機制，激勵檔案管理人員自發、自覺地去學習，使其不斷提高自身的職業素質。三把培養水利檔案人才工作列入重要議事日程。對那些熱愛檔案工作、業務成績突出、職業素養高的檔案人員要大膽提拔重用，這樣不僅能鼓勵優秀的人才脫穎而出，又能促進檔案事業的進一步發展。檔案事業要想向前發展，關鍵在于檔案人才的培養，要從實際出發，制定專門的規劃，確定近期和遠期目標，建立高層次，全方位的檔案人才業務交流，以促進檔案工作者專業素質和技術水平的飛速發展。

（三）建立健全并嚴格執行檔案管理的各項制度

在水利檔案管理過程中，從水利建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到技術檔案的管理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。要依據《中華人民共和國檔案法》和水利部頒布的《水利檔案工作規定》以及《山東省檔案條例》等檔案法規文件精神，建立健全檔案管理各項制度并認真貫徹執行，做到有章可循，有據可查。同時進行監督檢查，發現問題及時解決，使檔案工作向規范化、系統化、法制化方向邁進。

（四）新技術在水利檔案工作中應用的思路

當今社會是一個快速發展的信息時代，大數據就是這個高科技時代的產物。大數據(big data)，指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據技術不僅能夠有效提升信息利用精準度和實效性，還能極大地節約管理成本，已經吸引了社會各行業的關注和研究。水利檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，在水利建設中發揮著越來越重要的作用，如何運用大數據思維，融合利用大數據技術加快水利檔案信息化建設，促進水利檔案工作轉型升級，提質增效，全面實現水利檔案管理數字化，不斷增強現代水利和智慧水利建設，以水利信息化帶動水利現代化，最終實現“民生水利、生態水利、資源水利、智慧水利、平安水利”，是水利檔案工作面臨的新課題。

1.加快構建新型水利檔案綜合管理系統

構建新型水利檔案管理系統是我國現代檔案事業發展的新目標，利用現代先進的科學技術，深度融合大數據思維，堅持統籌規劃、創新驅動、注重實效，協同共享，打造集數據采集、數據處理、監測管理、可視化平臺于一體的新型水利檔案信息大數據平臺，建立以利用為導向的數據管理模式，全面提升水利檔案信息化建設水平。這不但是提高我國檔案信息化管理的手段，還是現代檔案管理事業發展的必然趨勢和走向。因此要加快水利檔案信息化建設和管理的步伐，使之在水利建設中發揮更大的作用。

2.完善水利檔案信息化資源的開發和利用

大力開發水利檔案信息資源，多層次、全方位、多角度的挖掘水利檔案寶藏中一切有益于水利建設、社會進步的元素，使沉潛在各種水利檔案中的信息能夠充分釋放，不僅是時代的要求，同時也是水利檔案工作者的使命和責任。對于水利檔案工作而言，就是要切實做好水利檔案資源收集工作，不斷豐富和完善水利檔案館（室）藏結構，確保各類水利檔案數據齊全、完整與準確，努力建成一個與水利事業發展相適應，具有水利特色的門類齊全、結構合理的水利檔案資源體系，為大數據技術應用提供數據資源。首先要做好日常的水利檔案的收集、整理和歸檔工作，對收集到的檔案及時分類、編號、入檔。其次要堅持單位和業務科室分別立卷歸檔的制度，我們單位在建的水利工程比較多，水利建設特別是水利工程建設的周期都比較長，這就需要檔案人員進行跟蹤收集，保證檔案的完全性和準確性。除了收集單位的重要文件歸檔入卷，還要重點把水利工程的檔案分門別類的進行立卷整理。特別是重點工作、重大建設項目等檔案收集；再次要積極開展檔案資料收集與征集工作，將散存于社會、單位或個人手中，反映本流域、本地區、本單位治水興水歷史發展過程的相關文件材料作為收集與征集工作的重點。有作為才有地位，檔案工作的最終目的就是為了利用。所以檔案部門首先要抓豐富館藏，又要抓檔案信息開發利用，主動出擊，在為上門利用者提供好優質服務的同時，還要搞好檔案的編研與公布，要將珍藏的檔案資料進行分析、加工、提煉、儲藏、開發利用，把單位的科技成果以及取得的社會效益、研究課題進展情況、學術交流信息進行建設和優化，運用大數據思維，進一步加速水利檔案信息化建設，讓廣大用戶更加便利的獲取和利用水利檔案信息，實現水利檔案信息的資源共享。把利用服務變成緊密聯系外界的窗口和紐帶。

3.健全水利檔案信息化的安全體系

云計算專家李志宵博士說：“數據安全三分靠技術，七分靠管理”要保證水利檔案大數據建設的安全工作，一需要建立規范的大數據安全管理制度。嚴格執行省局制定的《山東檔案信息網管理辦法》，通過制度規范檔案信息的收集與整理、保存與利用等工作，借此來增強檔案管理各個環節的安全性。二要做好檔案信息安全管理。檔案經過信息化加工處理形成的各類數據應確保安全，避免損壞和丟失，要加強對各類檔案信息載體的管理，保證載體的有效性和安全性。三要處理好檔案利用和保密的關系。檔案工作者普遍存在著“重保輕用、利用不足”的現象，要轉變觀念，在嚴格絕密檔案與非絕密檔案分開保管，提高絕密檔案管理人員的素質，加強絕密檔案日常管理的同時，切實完善工作職能，機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值，所以要正確處理好兩者的關系。要嚴格按照有關規定做好檔案的審查工作，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析和審查，最終決定檔案的開放與否，杜絕涉密檔案信息接入互聯網，嚴防失泄密事件的發生。四是技術保障，庫房配備空調系統、消防系統、門禁系統、UPS系統，能有效保證設備的安全運行。要對計算機安裝安全種類的軟件，及時修復安全漏洞。采取在線實時備份方式、使用正版軟件，強化預防病毒和殺毒的措施。對機要檔案進行加密。在網絡建設的同時，開展防火墻建設，確保設備安全運行。

黨的十九大已經勝利閉幕，十九大報告作出了“中國特色社會主義進入新時代”的重大判斷，具有劃時代的里程碑意義，新的征程新的起點，我們的檔案事業也要乘著十九大的東風，勇往直前！我們必須勇于探索，積極進取，努力使檔案這一寶貴財富，適應社會發展的需要，更大程度上為社會發展提供利用價值，更好的為公眾服務，充分發揮它存在的價值！