檔案管理安全探析

文·徐濱清

伴隨著電子技術的迅速崛起與發展，檔案管理已不僅是傳統意義上的實體化檔案管理，更在信息網絡時代的背景之下，對檔案信息資源的管理。與此同時，現代意義上的檔案管理安全，也不僅僅是實體化檔案的管理安全，更擴展為電子網絡信息化檔案的管理安全。由于網絡和電子信息自身的特點所限，電子網絡信息化檔案存在著不容小覷的安全隱患，所以加強檔案管理安全的工作，便不容置疑地擺上了日趨顯著的重要地位，需要引起檔案部門的高度重視。

一、檔案管理安全的重要性

檔案管理安全工作是以檔案資源為對象，信息網絡技術等為手段，通過持續的危險識別和風險管理過程，將檔案傷害或損失的風險降低并保持在可接受的水平或其以下。隨著信息化時代的到來，加快檔案信息化管理已經成為一種必然趨勢。但是，檔案信息安全工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作增加了很大的難度。因此，為了充分發揮檔案管理工作在檔案安全、信息化管理中的作用，要不斷健全檔案信息安全管理體系，對直接關系到國家安全、國際機密的，尤其是政治、科技、軍事以及經濟方面的檔案資料必須進行重點保護，避免因損壞、竊取或篡改，而對國家、社會造成無法估計的損失。

二、檔案管理安全中存在的問題

（一）檔案管理者的意識不強、能力有限。長期以來，檔案管理工作在很多組織和單位都得不到應有的重視，檔案管理安全就更提不到議事日程上了，人們只滿足于檔案的不丟、不破、不壞，而對潛在危險的預測、監控、解除無任何概念。對于檔案的信息化管理，很多人也都認為只是將檔案資料輸入到了計算機中而已，對這樣一個本應是智能化的高科技管理系統，只是當做一個取代手工管理、檢索的替代品使用，對其中暗藏的風險缺乏足夠的預控能力和防范措施。

（二）聘用很多在技術和標準上都存在差異的信息化開發公司。在行政事業單位的檔案信息化過程中，信息化系統的開發和研究，大多都是由不同的幾個公司共同完成，這使得檔案信息化管理不能將所有的信息進行有效整合，嚴重影響了檔案信息管理的運行效率；從技術上來說，也不能在不同系統間轉換數據，影響了檔案信息的共享。使各個行政單位之間的信息傳遞受到限制，不利于提高單位的行政效率，也降低了各單位對群眾的服務質量。

（三）我國發展信息化的時間相對較短，在信息化技術和專業信息化團隊的建設上都較為落后。在一些部門中，檔案信息化管理程度、管理軟件和政府服務的需求、特點并不兼容，使檔案信息化管理的實用性大打折扣，也使檔案信息化管理沒有特點，讓檔案信息化管理在許多行政事業單位中推廣受限。

三、檔案管理安全的措施

（一）明確責任，增強防范意識，保證檔案實體的安全性。首先要配備與檔案管理相適應的防災設備，其次要根據實際情況，制定相關的災害應急預案，責任到人，簽訂安全管理責任書，實行層層責任制。要選經常進行安全演習，增強管理人員安全防災的意識，確保檔案實體的安全，為其他安全工作奠定基礎。

（二）樹立信息安全意識，確保檔案信息的安全性。首先，要掌握計算機的相關知識，了解病毒危害及其防范措施。要提升在工作中的安全意識，減少被他人利用而導致信息丟失的情況，增強信息的安全保密性。其次，在人員發生變動的情況下，要立即更新密碼設置。再次，檔案室的計算機要實行專人專用制度，對計算機的使用作出明確的規定，嚴禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒人侵的機會。最后，確保計算機使用的合理與合法性。

（三）增強保管意識，避免原件丟失。實體檔案都存在唯一性，提供檔案原件使用也是不可避免的義務。因此，在檔案使用過程中，有條件的可盡量提供復印件，減少原件磨損的幾率。而電子文件則要做好異地備份工作。對正在使用的電子檔案，盡量以復制件替代原件，并對原件進行封存保管。

（四）制定對設施管理的檢查制度，保證設施的安全。檔案室內有電源線、網絡線、防盜系統線等，管線密布，電器眾多，且用電量較大、使用時間集中。因此，必須要定期進行檢查與維護，將安全隱患扼殺在萌芽中。

（五）創建科學的檔案管理安全保密制度。由于我國關于檔案資料安全保密的法律法規尚不完善，一些不法分子會利用法律空隙侵害或者盜竊檔案資料，增加了檔案管理安全保密工作的難度。因此，我們要不斷完善網絡、計算機關于檔案安全保密的法律法規，建立健全檔案管理安全保密制度體系，為加強檔案管理安全保密工作提高法律保障。

在傳統媒體慢慢逝去，網絡和新媒體時代極速崛起并擴張的時代，檔案管理已然逐漸改變了傳統的形態，更加依附于非實體化的信息空間，但又由于網絡信息特點和檔案管理的極端重要性，認真審視檔案管理安全工作不可或缺，每一個部門和單位都應該引起足夠的重視。