信息化背景下公證檔案管理創新的路徑探索

文·邵瑩瑩

公證制度是世界各國通行的一項重要法律制度。公證具有法定證明力，可以預防矛盾糾紛，能夠有效保障當事人合法權益，在服務黨和國家工作大局，服務供給側結構性改革、服務防控金融風險、推進產權保護法治化、完善多元化糾紛解決機制等方面發揮了重要作用。隨著公證目標群體的激增、市場需求量的持續提高以及行業內部競爭的升級，加之信息化傳播、網絡化分享的流行與普及，公證檔案行業也需要全面審視信息化背景下引發的產業變革，合理轉變發展思維、穩步進行技術更新，建立起對潛在安全風險的防控機制，提高服務質量和公信力，探索出公證檔案服務發展新路徑。由此才能充分利用信息化所帶來的變革契機，實現公證檔案管理的創新發展，從而助力做精做優公證，讓社會更好地知道公證、認可公證、信任公證、運用公證。

一、信息化背景下創新公證檔案管理的必要性

（一）公證服務的需求量持續增大，創新管理機制才能贏得市場主動權、擴大競爭優勢

2016年我國公證機構辦證總量達到了1403.7萬件，較2015年增加了172.4萬件，同比增幅為15.9%，已經連續3年保持了15%以上的較高增幅。而隨著社會對于公證服務需求量的不斷增加，公證檔案行業自身長期存在的體制不順、業務渠道單一、整體質量參差不齊等弊病開始迅速顯現，在很大程度上干擾了行業的有序、高效運轉。因此，基于重新確立發展主動權、提高自身競爭優勢的考量，公證檔案行業必須正視信息化發展這一時代潮流，合理引入以信息化為主導的發展理念與模式，進一步提升公證檔案的社會認知度與影響力，充分增強公眾信任度，為整個行業的長效化發展奠定堅實的受眾基礎。

（二）公證檔案機構面臨多重考驗，必須借助管理創新進行運營優化、拓展生存空間

信息化在引發媒介傳播革命的同時，也極大影響了民眾對于社會生態的固有認知，使得尋求效益的短期最大化成為當前主流的社會意識之一。在這一背景之下，公證檔案行業自身的公正性、法定證明效力以及矛盾預防與糾錯的功能，也開始由于自身定位的局限性，長期以來不為民眾所了解以及行業內部改革遇阻等因素，遭受到了一定程度上的輿論批評，影響了整個行業的良好形象。所以，公證檔案行業必須順應信息化這一發展潮流，科學進行發展理念的調整、管理機制的改革，并加強大眾化宣傳，引導民眾正確、全面地了解與傳播公證檔案文化，使得社會和民眾認可、接納公證制度，由此也能推動行業去尋求更為廣闊的發展空間。

（三）公證檔案行業謀求長效發展，需緊跟信息發展潮流、創新現有的服務管理機制

以互聯網、移動互聯網、數字化多媒體為技術支撐點和運作主平臺，驅動民眾進行資源分享、互助合作，是信息化發展有別于傳統發展范式的突出特性。而由于受限于行業屬性、社會功能，公證檔案行業并未及時意識到信息化發展對于自身的影響，在發展理念革新、制度改革跟進上，已經顯得相對滯后，令整個行業的綜合效益呈現出了明顯的銳減趨勢。從推動行業可持續發展的立足點出發，公證檔案行業必須全面審視信息化時代的新格局、新趨勢，及時轉變原有的發展觀念，合理引入基于信息化運營的檔案分類與密級劃分等的管理模式，完善現有的配套服務機制，驅動整個行業實現創新式、多元化發展。

二、信息化背景下阻礙公證檔案管理創新的難題

（一）電子信息化傳播成為主流，公證檔案應進一步加強資料的歸檔、使用

電子文件形式逐漸取代傳統紙質存儲樣式，是信息化對于原有的檔案信息傳播形態的顯著革命。近年來，公證檔案行業也加快了全面實現電子化存檔、聯網化傳輸的升級速度。然而由于各地經濟發展水平不一、財政支持政策差異化明顯，因此在檔案資料的歸檔與使用上，并未完全形成規范、高效的電子信息化管理，松散的非聯網作業模式仍舊占有一定的比例。這種效率較低、錯誤率較高的作業方式，容易令公證檔案管理顯得混亂、無序，當然無法提供便捷、高效的歸檔與使用服務。

（二）網絡化分享方式快速流行，公證檔案需考慮對潛在安全風險的充分防控

分享精神是互聯網文化的核心內涵之一，同時也是信息化發展的重要理念。借助互聯網、移動互聯網，民眾可以突破時間與空間的限制，隨時下載、存儲以及傳播各類信息資源，其中就包含各類公證檔案。而隨著分享方式的流行開來，以檔案資源分享為主題的網絡社區開始集中涌現，其在降低民眾獲取檔案資源難度的同時，也由于缺乏約束、管理，而讓各類網絡盜竊、詐騙、入侵等有機可乘。當前公證檔案管理的聯網作業已經成為常態，分享方式的大行其道、良莠不齊，則讓行業面臨著數據被非法監測、違法盜取以及惡意篡改等一系列潛在的安全風險。

（三）信息共享利用深入人心，公證檔案要科學處理公益性與盈利性的交互關系

以信息資源的共享為紐帶去聚合各方優勢，充分降低投入成本、完成收益的最大化獲取，是信息化發展模式一貫強調的重要訴求。在信息化浪潮的推動之下，公證檔案行業也開始尋求跨行業合作來釋放自身潛力。而作為重要的社會事業機構，如果過于傾向公益性，則會導致公證檔案行業缺乏基本的收入保障。同樣，一味注重盈利性，又與公證檔案行業的社會定位、責任背道而馳。因此，公證檔案行業必須既要考慮如何維持機構的正常運轉、履行自身促進社會公正的基本職責，又要充分擴大市場、提高綜合收益，才能維持整個行業的長效化發展。

三、信息化背景下推進公證檔案管理創新的對策

（一）構建動態信息評估機制，拓寬公證業務與服務渠道

應當充分利用信息化在數據監測、傳輸、處理上的突出優勢，逐步建立規范、高效的公證檔案信息評估制度，實時捕捉市場需求變化、同步調整管理策略。在此基礎之上，合理地將業務、服務擴展到金融、知識產權保護、司法輔助等領域上來，加強資產收購、并購、重組等交易公證檔案的儲備，加快對知識產權流轉、權利救濟等的公證檔案整理與歸類，同時也要強化在第三方司法援助上的公證檔案存檔、校對，穩步推進形成業務豐富、服務配套的發展新形態。

（二）推動檔案管理的信息聯動，增強部門間的協同合作

要借助信息化技術和平臺對現有的公證檔案管理制度進行優化與升級，推廣智能、便捷、互助的管理模式，充分提高公證檔案在登記、歸檔、借閱、查詢等各個環節上的操作效率。公證檔案管理機構的各個部門利用信息化管理網絡，也可以更為科學地進行工作量的規劃、分配，依托信息化機制進行實時交流、糾錯溝通以及反饋處理，進一步提高在信息存檔、傳輸以及分級上的容錯率，增強各部門之間的聯合協作能力，提升公證檔案管理的實效性。

（三）優化信息化作業培訓，打造分享、互助的公證隊伍

需明確在行業內部普及信息化培訓、實訓的發展導向，通過組建專業性、長期性的學習與考核機制，組織公證檔案管理人員深入了解、靈活使用各類信息化作業工具，輔助其進行公證檔案的審核、制證、發證、歸檔、查閱、監督等，有效降低審查、核實的錯誤率。通過公開的在線測試、聯網考核以及投票評比，配合公證員執業準入、獎懲激勵以及退出制度的落實與完善，著力培養出職業素養優異、專業技能過硬以及綜合能力突出的公證隊伍，嚴管公證質量，努力開創公證檔案工作新局面。

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[1]朱玉笙.基于信息化建設的公證檔案管理問題[J].卷宗，2017（31）：22-23.

[2]李文航.公證檔案信息化建設存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2014（05）：41-43.

[3]楊曉斌. 淺析我國檔案數字化建設的落實及發展[J].黑龍江科技信息，2015（29）：277.