基于信息生態(tài)視角的高校檔案管理人員信息素養(yǎng)研究

文·田媛

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，生態(tài)學(xué)的思維方式席卷各行各業(yè)，檔案行業(yè)也不例外。研究者們對(duì)檔案工作的信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建提出了多種觀點(diǎn)和理論，檔案管理人員的觀念也較從前有了巨大改變，信息處理能力得到顯著增強(qiáng)，信息倫理意識(shí)也不斷提升，信息生態(tài)理論推動(dòng)了檔案服務(wù)的不斷發(fā)展，也對(duì)檔案服務(wù)的理念和方式提出新的定位。高校檔案工作作為檔案文化事業(yè)的一個(gè)具體分支，檔案管理人員的知識(shí)水平、專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)會(huì)直接導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)度和信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建，因此，必須大力提升檔案工作能力和服務(wù)能力。本文引入信息生態(tài)理論，結(jié)合高校數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建，探討如何進(jìn)一步提升高校檔案管理人員素養(yǎng)水平，對(duì)高校檔案工作實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標(biāo)有重要意義。

一、信息生態(tài)理論與高校數(shù)字檔案建設(shè)

隨著目前檔案信息化水平的飛速發(fā)展，檔案信息的傳播方式和效果都發(fā)生了巨大的變化，社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)著數(shù)字檔案的建設(shè)，特別是在高校數(shù)字檔案館建設(shè)的形勢(shì)下，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為檔案信息使用者帶來(lái)了更多的便利。生態(tài)系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是生物與環(huán)境的整體性和不可分割性，主要強(qiáng)調(diào)生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部生物與非生物在功能上的統(tǒng)一。信息生態(tài)系統(tǒng)包括主體、客體和環(huán)境等要素，是生態(tài)學(xué)和信息科學(xué)的結(jié)合，主要強(qiáng)調(diào)人、環(huán)境和信息三個(gè)信息因子的整體性、不可分割性和可持續(xù)發(fā)展性，其中主體要素指的是與檔案活動(dòng)相關(guān)的個(gè)人或組織，客體要素指的是檔案信息資源本身，環(huán)境要素指的是與人類檔案活動(dòng)有關(guān)的一切自然、社會(huì)因素的總和。結(jié)合信息生態(tài)的視角和理論，把高校檔案管理人員作為主體，不斷提升其信息素養(yǎng)，可以直接地影響著信息傳播的效果，促進(jìn)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的和諧發(fā)展，提升檔案服務(wù)的品質(zhì)。在當(dāng)前高校數(shù)字檔案館建設(shè)的過(guò)程中，如果從信息生態(tài)的角度，從信息、信息技術(shù)、信息環(huán)境和信息人和諧發(fā)展的角度，去研究和剖析檔案管理人員的信息素養(yǎng)，可以改善和提高服務(wù)質(zhì)量，幫助解決數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中信息資源開(kāi)發(fā)利用遇到的問(wèn)題。

二、信息生態(tài)視角下的高校檔案管理人員信息素養(yǎng)要求

（一）開(kāi)放、交流與傳播的人本服務(wù)意識(shí)

高速發(fā)展的信息化時(shí)代中，檔案資源作為重要的信息資源如何在海量的信息中得以保存，取決于檔案管理人員的檔案服務(wù)意識(shí)。在高校數(shù)字檔案館建設(shè)的趨勢(shì)下，以服務(wù)對(duì)象為中心的服務(wù)模式已經(jīng)開(kāi)始成為共識(shí)和努力的方向，特別是在高校檔案收集和整理過(guò)程中，隨著年限的不斷積累，服務(wù)模式的優(yōu)劣會(huì)直接影響師生的效率和滿意度。首先，信息生態(tài)環(huán)境下的檔案信息資源的來(lái)源和利用普遍具有開(kāi)放性，除了電子檔案收集與傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化外，還有通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)收集起來(lái)的網(wǎng)絡(luò)信息資源，這就需要檔案管理人員具備開(kāi)放的信息收集意識(shí)，積極與其他高校和社會(huì)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員、技術(shù)、信息等方面的交互和利用，促進(jìn)信息共享和傳播。其次，高校檔案管理人員應(yīng)該以人為本，以服務(wù)師生為本，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)等信息化的應(yīng)用手段，對(duì)各年度學(xué)校發(fā)展資料和師生日常資料進(jìn)行分析比較，提供個(gè)性化服務(wù)，在滿足基本檔案信息需求的基礎(chǔ)上，提供更加豐富的服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，通過(guò)多種信息資源和信息技術(shù)的整合，為學(xué)校的發(fā)展和目標(biāo)制定提供數(shù)據(jù)的支持。

（二）敏銳、安全的信息道德倫理意識(shí)

作為信息生態(tài)系統(tǒng)中重要的組成部分，道德倫理意識(shí)關(guān)系到信息素養(yǎng)發(fā)展的正確方向， “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息的傳播速度越來(lái)越快，信息技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)超越人們的想象，信息傳播媒體的多樣性和自主性使信息在傳播過(guò)程中被賦予了更多的主觀性，各種侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私的行為和手段越來(lái)越多，特別是在高校檔案信息中涉及大量學(xué)生個(gè)人的信息資料，作為最容易接觸這些信息的人員，在獲取、開(kāi)發(fā)和傳播檔案信息的過(guò)程中，在利用信息技術(shù)的同時(shí)要嚴(yán)格遵守與信息和信息技術(shù)相關(guān)的符合倫理道德的行為，具備敏銳的觀察力和感受力，不按照個(gè)人喜好來(lái)進(jìn)行檔案信息的篩選和利用，形成正確的信息獲取意識(shí)和信息傳播意識(shí)以及信息安全意識(shí)，自覺(jué)地用道德來(lái)約束自己，不篡改信息，保護(hù)他人隱私，不侵犯他人的合法權(quán)益，遵守與信息和信息技術(shù)相關(guān)的符合倫理道德的行為，養(yǎng)成良好的檔案信息行為習(xí)慣。

（三）信息獲取和加工提煉的專業(yè)技術(shù)水平

檔案管理具有強(qiáng)烈的時(shí)代性，在目前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的傳播形式更加多樣化，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的普及，大量電子文件成為高校檔案信息的主要記錄和傳播形式，面對(duì)大量的電子資料，在什么時(shí)候需要什么樣的信息，如何更廣泛地獲取信息，如何去甄別和評(píng)價(jià)利用信息就成為檔案管理人員所需要具備的基本工作能力。一方面，檔案管理人員需要具備對(duì)檔案信息的搜集、分析理解的能力，信息獲取和開(kāi)發(fā)能力。通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行篩選和分類，對(duì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地識(shí)別、理解掌握的信息的價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，把握所獲信息在現(xiàn)實(shí)和將來(lái)對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響。另一方面需要檔案管理人員具備一定的信息處理能力，對(duì)收集到的信息能夠進(jìn)行深入加工和開(kāi)發(fā)、傳輸和存貯、調(diào)閱和吸收，全面推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案史料管理范式、實(shí)體管理范式向信息管理范式、知識(shí)管理范式轉(zhuǎn)變，方便后期的開(kāi)發(fā)、利用和傳播信息的結(jié)果。

三、高校檔案管理人員信息素養(yǎng)現(xiàn)狀

高校檔案管理人員的服務(wù)理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理水平都是影響檔案信息化發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。目前，很多高校的檔案管理人員相對(duì)邊緣和獨(dú)立，基本信息素養(yǎng)無(wú)法與社會(huì)信息化的發(fā)展相匹配，也無(wú)法與學(xué)校行政工作的信息化水平相一致，人員年齡偏大和學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低，信息意識(shí)淡薄、新技術(shù)的運(yùn)用較為欠缺等諸多問(wèn)題，影響和制約了高校數(shù)字化檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建。具體而言，高校檔案工作者的信息素養(yǎng)一般存在以下幾方面的問(wèn)題：一是高校檔案管理人員梯隊(duì)結(jié)構(gòu)不合理，對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足。受目前高校人才引進(jìn)政策的限制，高水平、專業(yè)化的檔案專職管理人員引進(jìn)困難，年齡結(jié)構(gòu)偏大，無(wú)法形成合理的人才梯隊(duì)，大部分的檔案管理人員仍然習(xí)慣于常規(guī)收集與保管的立案歸檔方式，缺乏對(duì)信息技術(shù)在檔案整理過(guò)程中價(jià)值和優(yōu)勢(shì)的了解，不愿意接受新事物，缺乏信息生態(tài)的整體認(rèn)識(shí)，檔案價(jià)值無(wú)法得到利用最大化。二是專業(yè)化水平不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，新技術(shù)手段的運(yùn)用技能缺乏。信息素養(yǎng)是與科學(xué)文化素養(yǎng)緊密相連的，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理人員要想更好地開(kāi)發(fā)和利用信息，就需要具備良好的計(jì)算機(jī)操作水平、英語(yǔ)水平和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用等方面的技能，但目前檔案人員的信息化能力運(yùn)用不強(qiáng)，僅限于簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，缺乏整體性的信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用意識(shí)和能力，影響了檔案信息的傳播、利用和開(kāi)發(fā)效果。

四、提高高校檔案管理人員信息素養(yǎng)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案用戶需求的目標(biāo)管理意識(shí)

檔案管理人員在檔案管理活動(dòng)中起著至關(guān)重要的作用，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案工作者的服務(wù)理念，構(gòu)建健全的目標(biāo)責(zé)任制度和崗位職責(zé)規(guī)范，確保管理人員對(duì)工作崗位的職責(zé)和發(fā)展有一個(gè)明確的定位和規(guī)劃。信息生態(tài)系統(tǒng)中的數(shù)字信息資源強(qiáng)調(diào)的是充分利用和發(fā)揮檔案價(jià)值，這就需要檔案管理人員走出檔案館，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)和校園網(wǎng)建設(shè)，結(jié)合自己的實(shí)際工作，整合現(xiàn)有的信息，提出一個(gè)周期的檔案信息化工作目標(biāo)并努力完成，達(dá)到更好地服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)校的目的。同時(shí)，要制定相應(yīng)的完善的目標(biāo)責(zé)任制的考核制度，對(duì)制定的檔案管理目標(biāo)進(jìn)行考核，讓工作人員在檔案管理的信息化過(guò)程中更投入，提高檔案管理信息化水平和質(zhì)量，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的作用。

（二）構(gòu)建良好的檔案信息環(huán)境

良好的檔案信息素養(yǎng)需要在特定的環(huán)境中才能得到完善和培養(yǎng)，非網(wǎng)絡(luò)化和信息化的傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境無(wú)法培養(yǎng)出好的檔案管理人員。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，一是學(xué)校的管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到提高檔案管理人員信息素養(yǎng)的重大意義，大力倡導(dǎo)信息化手段在檔案管理中的運(yùn)用，營(yíng)造濃厚的提高信息素養(yǎng)的氛圍。二是按照學(xué)校發(fā)展的目標(biāo)和實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，提出符合實(shí)際的檔案信息化實(shí)施方案，充分利用已有的軟硬件條件，加大投入，提供必需的物資、器材、場(chǎng)地和技術(shù)支持。三是要進(jìn)一步完善和落實(shí)規(guī)章制度。不斷培養(yǎng)和優(yōu)化合理的檔案專職管理人員隊(duì)伍，加強(qiáng)信息技術(shù)人才引進(jìn)，做好現(xiàn)有人員培訓(xùn)，形成年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次合理的檔案管理隊(duì)伍。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

傳統(tǒng)的檔案信息的制造速度已經(jīng)完全跟不上高速的信息傳播和利用，這就需要檔案工作者學(xué)習(xí)在新的科學(xué)技術(shù)條件下對(duì)信息的高速準(zhǔn)確的查找、評(píng)價(jià)、利用和傳播的新技能。一方面，高校檔案管理人員必須具備信息安全的憂患意識(shí)，在數(shù)字檔案管理和利用的過(guò)程中，進(jìn)一步關(guān)注網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的數(shù)據(jù)信息的安全性和保密性，避免丟失或遺漏。另一方面，信息素養(yǎng)作為信息時(shí)代的一種認(rèn)知技能，具有很強(qiáng)的實(shí)踐應(yīng)用性。隨著越來(lái)越多的新技術(shù)和新設(shè)備開(kāi)始應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)方面，檔案管理人員必須具備熟練掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備和基本軟件的操作能力，充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高數(shù)據(jù)的獲取、分析和加工處理能力，使信息在獲取、存儲(chǔ)和傳播的過(guò)程中更加準(zhǔn)確、實(shí)用、方便、快捷。

（四）進(jìn)一步完善檔案信息服務(wù)考核和反饋體系

高校檔案管理工作具有周期性和重復(fù)性的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，從信息化目標(biāo)的制定、意識(shí)的養(yǎng)成、檔案信息的收集利用再到目標(biāo)的完成是一個(gè)周而復(fù)始的過(guò)程，信息生態(tài)系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息循環(huán)，因此，高校檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升可以通過(guò)搭建服務(wù)評(píng)價(jià)體系來(lái)優(yōu)化和改善。一方面可以結(jié)合學(xué)校各年度的干部考核、配合以調(diào)查問(wèn)卷等形式，對(duì)高校檔案管理人員的信息化工作的成效和服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)和有針對(duì)性地考核，通過(guò)分析考核結(jié)果和反饋的數(shù)據(jù)，了解檔案管理人員在信息資源開(kāi)發(fā)利用中存在的不足，不斷完善資源的開(kāi)發(fā)利用程度。要對(duì)考核和反饋結(jié)果及時(shí)通報(bào)，幫助沒(méi)有完成目標(biāo)和服務(wù)評(píng)價(jià)等級(jí)較低的人員找出資源開(kāi)發(fā)中的不足，了解檔案用戶對(duì)信息的需求，針對(duì)下一個(gè)檔案信息工作目標(biāo)的制定提出有針對(duì)性的改善意見(jiàn)和建議，不斷提高信息化工作能力和績(jī)效，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，經(jīng)過(guò)幾個(gè)周期的運(yùn)行和提升來(lái)達(dá)到良性循環(huán)的目的。

在倡導(dǎo)信息生態(tài)系統(tǒng)建立的今天，通過(guò)信息生態(tài)理論視角，進(jìn)一步提高高校檔案管理人員的信息素養(yǎng)，提高檔案信息的管理和傳播效率，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的職能作用，在保證信息的安全與保密條件下，將檔案信息最大化的利用和傳播，是提高檔案的管理和利用效率，促進(jìn)高校檔案管理工作和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。

（作者單位：山東建筑大學(xué)）