檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念辨析

孫克

（伊通滿族自治縣檔案局，吉林四平 130700）

在目前的檔案管理工作中經常的出現檔案數字化、數字化檔案和數字檔案這三個概念，而且在現代研究檔案管理領域的相關文章中，這三個概念也頻繁的出現，而且在近年來這三個詞匯的使用頻率還在不斷的增加。檔案數字化、數字化檔案和數字檔案這三個概念在字面上十分接近，造成了人們在理解和使用時的混淆。因此我們應該對他們進行詳細的分析的區別，從而正確的理解和恰當的使用三個概念。

1 在文獻中涉及到這三個概念的具體情況

近年來在檔案管理工作中和相關的研究領域中頻繁出現和使用數字檔案、數字化檔案及檔案數字化這三個概念，有時候在研究文章中還會同時出現這三個詞匯。經過統計近十幾年來在檔案領域的文獻期刊等文章中出現這三個詞匯的頻率在逐步提高，而且在同一篇文章中同時出現兩個或三個概念的現象也很普遍，在這其中也出現了一些使用中的混淆情況，造成這種問題的主要原因還是使用者對于三個概念的理解和認識不夠準確深入，因此需要進行研究和辨析，見表1。

2 檔案數字化

我國的研究學者最初對檔案數字化進行的定義是認為將計算機的數字化技術應用于檔案信息這一領域就是檔案數字化。檔案的數字化包括了兩部分內容，一方面是將檔案的傳統信息形式，比如文字、數據和聲音圖像等數字化，另一方面是將數字化信息還原為文字數據以及聲音圖像等傳統檔案信息。從而實現既能夠將傳統檔案信息錄入到計算機系統中，又能夠將數字化檔案信息從計算機中輸出給使用者。

之后隨著研究的擴大的深入，又有研究人提出在對檔案信息進行篩選后，將原本儲存在傳統載體中的信息內容轉換為數字化形式，并通過計算機等相關技術手段進行存儲、利用和保護的系統性工程就是檔案數字化。

通過分析對比可以發現，對此概念進行的不同定義中存在兩點共性，即都與計算機的相關技術有關，也都是將檔案信息由傳統載體形式向數字化形式轉換。其主要的不同之處在于一個是數字化的過程是否是可逆的；另外就是簡單轉換和綜合利用方面的區別。

3 數字化檔案

我國的研究人員在定義數字化檔案這一概念時存在較多的不同看法，既有認為是指傳統檔案在進行數字化后形成了數字化形式檔案，就是數字化檔案；還有的認為電子文件在歸檔以后形成了電子檔案，這也就是數字化檔案。

數字化檔案在不同定義中的差別較為明顯，有些人認為其屬于對電子文件進行歸檔后形成的產物；有些人則認為統檔案在進行數字化后形成了數字化形式檔案就是數字化檔案；也有人認為此二者都屬于數字化檔案。

4 數字檔案

對數字檔案進行定義時，我國的研究人員也有不同的看法，且差異比較明顯。有將其定義為歸檔的電子文件，還有將其定義為檔案文件的數字化的信息。也有人認為此二者都屬于數字檔案，也就是說將數字檔案和數字化檔案看成統一概念。

表1 出現三個概念的期刊文獻的數量

5 對三個概念進行辨析

5.1 檔案數字化和數字化檔案的區別

檔案數字化就是對傳統形式檔案資料進行轉換，使其成為數字化的信息的轉化過程。而數字化檔案是利用各種數字信息技術對非數字形式的檔案進行復制所得到的數字形式的復制品。檔案數字化的過程是利用數字信息技術和手段，以及相應的數字設備，根據規范化的標準從而產生數字化的檔案的轉化過程。數字化檔案和檔案數字化間具有緊密的關系。檔案數字化是數字化檔案形成的過程，而數字化檔案則是這一過程的結果。

5.2 數字檔案和數字化檔案的區別

數字檔案是企事業單位、機關團體以及其他的個人或組織在其社會活動的過程中，利用計算機等數字設備所形成的通過數字代碼形式記錄的圖像聲音以及圖表文字等形式的資料信息，是一種在現代化的信息技術手段下所出現的新型檔案，但它依然具有檔案的典型特征和檔案的本質屬性，因此數字檔案就是真實的檔案。而數字化檔案并不具有檔案的本質屬性和特征，它是檔案信息以數字形式進行的復制，是檔案的復制品，并不是真正檔案。

5.3 三個概念的區別

數字化檔案和檔案數字化雖然在其字面上都有檔案和數字，但實質上他們和數字檔案間并無關系。數字化檔案是檔案在數字化后的產物。檔案數字化的過程是檔案的管理部門對檔案資料進行數字化的加工，而在數字化的過程中沒有新的檔案產生。數字化檔案是檔案資料以數字形式進行復制而得到的復制品，由檔案的管理部門掌控和產生。而產生數字檔案則是由相關的企事業單位、機關團體以及其他的個人或組織在其社會活動的過程中所直接產生的，這是檔案的真實形成過程，并非檔案的管理部門所加工產生的。

6 結語

檔案數字化、數字化檔案和數字檔案是近年來在檔案管理工作和相關的研究領域中出現比較頻繁的詞匯，由于三個概念在文字上的接近，使得人們在理解和使用中會產生一定的混淆。通過檔案數字化、數字化檔案和數字檔案這三個概念的差異性進行分析，有助于幫助人們正確理解三個概念的不同涵義，明確三者的區別，從而能夠恰當的使用，促進檔案信息利用率的提高，更好的體現檔案價值，使檔案領域實現更大的發展。

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