大數據時代檔案管理模式變化研究

楊永久

[摘 要] 隨著網絡技術的不斷發展，社會發展已經逐步進入了大數據時代，傳統的檔案管理模式已經無法滿足大數據時代發展的要求。本文主要就大數據時代檔案管理模式的變化進行了研究和探討，希望可以為我國檔案管理模式的改革和創新提供積極的建議。

[關鍵詞] 大數據；檔案管理；方式轉變

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 047

[中圖分類號] G270.7；G271.6 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0120- 02

0 引 言

移動互聯網、物聯網信息、云計算等信息技術的迅速發展為大數據時代的來臨奠定了良好的基礎，隨著社會各界對大數據時代重視程度的不斷提高，檔案管理工作也進入了新的發展階段。這就要求檔案管理工作必須站在大數據視野下，沖破原有的思維模式，才能制定出適合我國檔案管理工作的大數據戰略。

1 大數據時代檔案建設面臨的機遇和挑戰

1.1 大數據時代檔案建設面臨的機遇

1.1.1 有價值檔案挖掘效率的提升

隨著我國檔案管理數字化建設推進速度的不斷加快以及電子檔案信息的持續增加，電子檔案數據的信息量也呈現出日趨增大的趨勢。而大數據技術的應用，在深度挖掘海量檔案資源知識寶藏的過程中發揮著極為重要的作用。

1.1.2 大數據技術在檔案資源共享方面所發揮的應用

大數據技術的應用為檔案資源的共享奠定了良好的基礎。利用大數據技術不僅實現了不同地域檔案之間的資源整合與共享，同時利用大數據技術連接在一起的大量資源信息也為各地區檔案館的信息分享提供了全新的平臺。

1.1.3 檔案數據存儲能力所面臨的挑戰

為社會的發展保存和提供相應的檔案資料是檔案管理工作的主要職責，其主要是進行社會原始檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等工作。隨著大數據時代的來臨，傳統檔案管理方式已經無法應對迅速增加的原始數據和現有檔案數據的處理，而這對現階段檔案的存儲能力也提出了新的要求。

1.2 檔案數據建設所面臨的安全問題

數據資源的安全是確保檔案管理工作順利進行的關鍵。隨著大數據技術的廣泛應用，檔案信息在開發和利用的過程中難免會出現檔案信息泄密、丟失以及篡改的現象[1]。所以，檔案管理人員在實際應用大數據技術的過程中，必須對檔案管理工作過程中存在的潛在安全風險予以充分的重視，同時根據檔案管理工作的特點和要求采取積極有效的措施預防和控制風險的方式，才能確保檔案管理工作的順利進行。雖然大數據技術作用的發揮離不開專業人才的操作，但是就目前而言檔案數據分析人才的短缺已經成為制約檔案管理工作效率提升的重要因素。所以，加強檔案分析人才培訓和儲備的力度，是現階段檔案管理部門所面臨的主要問題。

2 檔案管理思維方式在大數據視野下的轉變

2.1 服務網絡化思維模式的轉變

傳統檔案服務方式由于受到時間、地域以及利用手段等各方面因素的制約而無法滿足大數據時代檔案管理工作所提出的要求。因此為了有效應對日益提高的檔案利用需求，檔案管理部門必須根據大數據技術應用的特點樹立網絡化服務思維模式，才能確保我國檔案管理工作的順利進行。對于大數據時代下的檔案管理工作來說，網絡化服務思維模式的建立，必須加大大數據技術手段利用的力度，才能從根本上促進檔案管理服務效率的穩步提升。大數據技術的推廣和應用，不僅實現了深度挖掘與分析檔案數據資源的目的，同時檔案管理服務也實現了根據用戶的喜好推薦滿足用戶需求的信息，降低了檔案數據資源查閱的難度以及不確定性。所以，檔案管理部門必須在海量數據和先進分析技術的基礎上，加大服務模式改革和創新的力度，才能促進檔案資源精確性以及利用效率的全面提升。另外，隨著大數據時代檔案服務向社會化、多元化的方向不斷發展，檔案管理部門必須以服務企業滿足客戶個性化需求為基礎，為用戶提供網絡化、智慧型的檔案服務模式，才能滿足大數據時代對檔案管理工作所提出的要求。另外，隨著檔案服務模式的不斷升級，檔案管理人員必須根據檔案信息資源的特點進行分類整理，構建完善的檔案數據分析庫，才能滿足廣大用戶所提出的多樣化、個性化的檔案服務需求。

2.2 信息化思維模式的轉變

以信息技術和技術人員為基礎的信息化發展模式是大數據時代我國檔案管理工作發展的必然趨勢。而信息化思維模式要求檔案管理工作在開展的過程中必須站在信息化視角下認識事物、分析矛盾、處理問題，才能確保檔案管理工作的順利進行。大數據時代下的檔案管理工作，要求檔案管理部門必須充分利用計算機技術建立高效、便捷的檔案信息管理體系，才能發揮出檔案管理服務于社會發展的積極作用。在進行檔案信息數字化建設的過程中，必須充分利用數據庫技術、數據壓縮技術等先進的技術手段，將傳統的紙質、聲像檔案信息轉變為便于保存的電子檔案信息。將傳統的紙質檔案資源轉化為數字化的檔案信息，同時利用計算機系統進行檔案信息的管理不僅有助于檔案信息的存儲同時也便于檔案信息的傳輸，為檔案信息利用效率的提升奠定了良好的基礎。就目前的檔案資源數字化建設而言主要有以下幾方面：①數字化檔案目錄數據庫的建立[2]；②全數字化檔案資源數據庫的建立。就檔案資源數字化建設對象而言主要有以下兩方面的內容：首先是實現原有紙質檔案資源的數字化建設；其次是及時保存并歸檔已經形成的電子文件。③檔案資源的數據化管理。雖然數字化已經擁有了相應的圖像，但是這些圖像只有在人閱讀的情況下才能轉變為有價值的信息。所以，檔案管理部門必須根據大數據時代的要求，加大檔案資源數字化向內容數據化轉化建設的力度，促進檔案管理層面認識的提高，才能確保大數據時代檔案管理與服務效率的全面提升。一旦實現了檔案資源的數字化向數據化轉變，不僅有助于人們閱讀檔案資源，同時也為計算、分析檔案資源奠定了良好的基礎。隨著大數據時代的來臨，利用先進的技術手段和軟件，實現檔案資源由數字化向數據化的轉變，不僅有助于檔案管理向數據層面的深入，同時也促進了數據管理效率和質量的有效提升。所以，檔案資源的信息化思維模式不僅促進了傳統檔案信息化管理效率的提升，同時也實現了檔案信息資源利用效率全面提升的目的，為我國檔案管理工作的順利進行奠定了良好的基礎。endprint

2.3 技術性思維模式的轉變

西方發達國家在現代化發展的過程中所形成的技術性思維，對于深度挖掘檔案資源信息的價值具有極為重要的意義。這一思維模式的出現不僅推動了技術的全面發展，同時也完成了標準化模式的建立，為檔案資源管理效率的穩步提升奠定了良好的基礎。因此，隨著大數據時代的來臨，檔案管理工作必須根據新形勢下檔案管理工作發展的實際情況，加大新技術研究和應用的力度，建立統一的檔案資源存儲標準，才能促進檔案資源利用效率的不斷提升。而檔案管理部門在推廣和應用大數據技術的過程中，必須積極地推動檔案管理工作的技術化轉變，才能促進檔案管理工作水平的穩步提升[3]。比如，針對檔案資源的深度挖掘，工作人員針對檔案資源的深度挖掘必須建立在數據的分析和檔案的服務體系不斷完善的基礎上，隨著大數據時代信息服務競爭的不斷加劇，用戶對檔案資源信息所提出的要求也不斷地提高，而這對于現階段的檔案管理服務模式也提出了新的要求。而這就要求檔案管理人員必須根據大數據時代對檔案管理服務系統建設所提出的要求，充分利用語義分析、人工智能、知識圖譜等大數據技術分析和挖掘海量檔案資源中具有較高價值的檔案資源，才能滿足大數據時代檔案管理工作服務體系建立的要求。所以，技術性思維模式的推廣和應用，不僅實現了檔案管理工作的跨越式發展，同時也滿足了大數據時代對檔案管理工作所提出的要求。

2.4 共享性思維模式的轉變

資源共享是大數據時代檔案資源管理工作最大的特點。而檔案信息的共享必須建立在檔案信息資源的共建上，也就是說只有地區檔案信息資源形成統一的有機整體，建立大范圍的檔案信息資源數據庫，才能實現檔案信息資源的全面共享。檔案資源的信息共享不僅滿足了信息時代用戶對檔案服務工作所提出的要求，同時也為我國檔案信息服務社會理念的實現奠定了良好的基礎。但是由于現階段我國檔案信息資源的共享還存在大多數數據庫都存在著孤立和分散鏈接的方式，所以也就無法建立縱向與橫向檔案資源信息的共享平臺。根據大數據時代的要求，為了實現數據庫之間的相互連通以及各區域檔案之間資源的全面共享，首先，必須建立全新的數據資源共享平臺。以原始檔案記錄為基礎建設檔案總管數字化檔案，同時根據大數據時代的要求加大云計算、語義分析、數據挖掘等新技術應用的力度，為檔案資源社會化服務目標的實現創造良好的氛圍；其次，根據大數據時代檔案資源管理的要求，促進檔案管理工作大數據水平的全面提升，才能將檔案數據資源的價值最大限度地體現出來。

3 結 語

總之，隨著大數據時代的來臨，檔案管理人員必須充分發揮自身的優勢和特點，加大檔案管理開拓創新的力度，積極利用大數據技術，加快我國檔案資源整合的步伐，才能打造出適合我國檔案數據資源共享的模式和平臺，為我國檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。

主要參考文獻

[1]劉陽. 大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭：湘潭大學，2015.

[2]任祥鳳. 大數據時代公路系統檔案管理模式變化研究[J]. 辦公室業務，2016（24）：183.

[3]樊樹娟. 大數據時代檔案職業改革與發展研究[J].檔案管理，2014（6）：17-19.endprint