新形勢下行政事業單位檔案管理工作創新思路的探索

楊睿

檔案管理工作能夠促進行政事業單位的發展和進步。在新形勢下行政事業單位的檔案管理工作需要加快創新的步伐，形成與現代社會發展形式相適應的管理體系。本文主要介紹了新形勢下行政事業單位檔案管理工作的創新思路，希望可以推動我國行政事業單位的發展。

行政單位的檔案管理工作在我國市場經濟的發展下必須要轉變觀念和形式，才可以使當前行政單位檔案管理工作中存在的問題及時得以解決。行政單位檔案管理工作人員需要就檔案管理工作加以重視，積極吸收數字化檔案管理的方式，增強行政單位檔案管理的創新性，進而提高效率。

新形勢下行政事業單位檔案管理工作存在的問題

目前行政事業單位的檔案管理工作存在多方面的問題，這些問題均對行政事業單位的工作效率有負面影響。比如檔案管理工作人員和相關部門領導對于檔案管理工作不夠重視。盡管在行政單位從人力物力等方面都對檔案管理投入了很多，但是由于缺乏監督，行政單位的檔案管理工作質量始終無法提高。另外，由于存在部分行政單位為檔案管理創造的條件不夠好，也導致檔案管理缺乏規范性和統一性，一些甚至沒有專門的空間儲存檔案。管理人員本身又缺乏安全意識，檔案的毀損破壞性特別大。行政單位中的管理人員綜合素質不高，一方面缺乏技術技能，另外一方面則是缺乏職業道德精神，工作中不按照我國相關法律法規進行工作。他們除了肩負管理檔案的工作責任之外，還需要處理其他的相關事務，也會導致檔案管理工作無法正常開展。總體上行政單位的檔案管理工作就呈現出無秩序的狀態，一些檔案經常沒有及時整理歸類，或者不按時移交到相關部門。

新形勢下行政事業單位檔案管理工作創新思路

完善行政事業單位檔案管理制度。行政事業單位的檔案管理具有一定的特點，完善檔案管理制度是一個最為基礎的方式。檔案管理的制度需要具備科學性和合理性，能夠滿足行政事業單位檔案管理的實際需要。另外要保證檔案管理工作具備實際應用價值，在實踐中可以真正起到作用。行政事業單位檔案管理制度也非常強調平等性。這樣可以解決檔案管理過程中的人際關系問題，使其始終符合制度規范的要求。檔案制度還要從獎懲這一內容進行完善。只有保證檔案管理制度具備以上幾個特點，才可以讓行政事業單位的檔案管理工作逐漸適應現在發展迅速的社會。

提高檔案管理工作質量。行政事業單位檔案管理工作的質量提高需要從組織機構的角度出發，需要具體的管理人員將檔案管理工作納入到行政事業單位的事務中，并以此為依據建立起專門的檔案管理系統。這樣做的好處是可以針對檔案管理工作采取有效的監督檢查措施，進而提高檔案管理工作的效率。行政事業單位檔案管理需要符合當前的發展情況，并以此為基礎建立起科學的管理工作水平考核制度。其中應當包括檔案管理的工作數量和質量兩方面的評價標準，增強考核制度的公平性。行政事業單位的領導部門可以采取動態化管理檔案的方式，即可以將檔案管理進行分級分類指導。檔案管理的標準和指標，需要嚴格依照我國的檔案管理機制進行。通過以上這些方法使檔案管理形成自上而下的形式，并制定有效的監督措施，從根本上提高檔案管理的科學性和規范性。

應用數字化技術管理檔案。行政事業單位檔案管理數字化符合現代社會的發展要求。隨著科學技術的進步和發展，應用數字化技術管理檔案也成為了可能。行政事業單位的檔案管理完全可以借由單位的物資力量應用信息技術。數字化技術管理檔案需要從其檔案信息傳輸的時效性入手，應用數字化技術的時候要確保數據信息的傳輸能夠第一時間進行，同時還要具備高質量。數字化技術管理檔案還需要從相關設施設備進行完善，比如常見的計算機和掃描儀，要選擇符合國家質量標準的產品，而且要定期維修。通常情況下檔案管理資料都需要存儲在計算機中，一些文字、圖片以及音像視頻資料不僅要存儲在計算機上，還要保存紙質資料。計算機網絡技術應用在檔案管理上面，需要針對檔案信息進行分類。通常情況下，可以分為保密性質的檔案管理資料以及非保密性的檔案管理資料。兩者性質即決定了其可利用的范圍，前者需要在特定的情況下使用，而后者則可以公開使用，形成共享資源，為社會提供檔案信息服務。

提高檔案管理的安全性。行政事業單位的檔案資料關系到我國政治方面的內容，因此尤其強調檔案管理的安全性。我國針對檔案管理工作已經有了明確的文件，文件中也一再強調檔案管理的保密工作。針對行政事業單位檔案管理的庫房要求都特別高。但是由于實踐中很多行政單位不夠重視這一問題，造成了很多的損失。行政事業單位提高檔案管理的安全性需要從庫房的選擇開始，確定庫房的位置的時候要綜合各方面的情況，盡量避開辦公樓底層。檔案庫房的防盜工作要做好，可以設置監控系統。行政事業單位檔案管理的辦公室和檔案庫房不要設置成一個房間，最好是將辦公室、檔案庫房和檔案閱覽室分開。行政事業單位同時要安排專門的工作人員從事檔案的保管工作，輔助檔案管理人員工作。并禁止與檔案管理無關的人員進入到檔案管理空間。行政事業單位檔案具有保管的期限，其影響著檔案的安全性。可以按照現實和歷史兩種情況區分檔案，一些屬于國家積累文化財富的檔案資料要與行政事業單位所需要的檔案資料區分開來。根據要求確保某一類檔案資料在要求的期限內不發生泄漏，為保障檔案信息的安全作出努力。

我國行政單位檔案管理目前還存在很多的不足，對于行政單位的發展形成了不利影響。社會功能和經濟功能無法最大程度的發揮，在當前迅速發展和進步的社會大背景之下，行政單位檔案管理人員也要不斷完善自身的綜合素質，采用創新檔案管理方法，提高管理效率和質量。

（工作單位：荊州市疾病預防控制中心）endprint