淺談新時期下檔案管理工作

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會發展中顯得日益重要，信息技術的更新和發展給檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。新時期下，檔案管理工作必須要做到與時俱進，適時轉變檔案管理理念，把握好社會發展和前進方向，將先進技術引入到檔案管理工作中，充分體現檔案管理的價值，發揮檔案管理對社會的重要作用。隨著社會信息化程度的提高，檔案管理任務量變得越來越重，在這種新形勢的驅動下，必須深化檔案工作改革，在傳統檔案管理的基礎上進行檔案管理的創新發展，為新時期檔案管理工作找到長足發展的新路徑。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；新時期

一、 當前檔案管理工作的現狀分析

（一） 檔案管理觀念落后

在檔案管理工作中，很多人都將其簡單視為檔案的抄錄保管，作為一項事務性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經濟效益。部分檔案管理部門檔案管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對檔案的管理；面對相關檔案管理的領導對檔案管理工作進行監督和檢查時，只需要保證檔案管理設備設施達到要求，這些檔案管理中存在的管理觀念弊端都是影響檔案管理工作發展的思想原因。

（二） 檔案管理制度不健全

長期以來，我國的檔案管理工作都缺乏嚴肅細致的檔案管理制度，容易在檔案管理工作中出現各種工作紕漏，也導致檔案管理工作效率低下。首先是檔案管理工作任務分配的不明確，在很多基層檔案管理部門中，甚至出現一人兼職多項工作的現象，又或者是檔案管理部門閑職多、人員冗雜；其次是績效考核的不完善，在檔案管理工作中，很多管理工作都只是形式上的“管理”，由于缺乏必要的考核機制，造成檔案管理人員責任意識不強烈，出現檔案管理工作的表面化和形式化。這些原因都導致檔案管理質量偏低，無法有效發揮檔案的社會作用。

（三） 檔案管理手段陳舊

在檔案管理工作上，部分檔案管理部門都沒有對管理人員進行專業化的入職培訓，檔案管理手段也是一味地沿用傳統管理手段，陳舊落后的機械管理手段使得管理人員對檔案管理工作產生枯燥乏味感，不利于檔案管理的質量提升。另一方面，檔案管理設備落后，達不到新時期現代化檔案管理要求，沒有充分發揮信息技術在檔案管理工作中的有利作用，自然無法激發檔案管理人員的工作激情。

二、 新時期下提升檔案管理工作質量的措施探討

（一） 轉變檔案管理觀念，提高檔案管理意識

有效提升檔案管理工作質量，首要任務就是改變現有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態度。首先需要檔案管理部門領導自身轉變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當做成一項社會事業認真落實。然后對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，讓其從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，增進檔案管理意識，全身心地投入到檔案管理這項社會事業當中。

（二） 建立健全檔案管理制度

建立完善的社會檔案管理系統，并輔之以制度保證其順利實施。檔案管理制度應該符合新時期管理要求，與時俱進進行管理制度的改革創新，避免出現檔案管理制度與管理內容的不相符合。第一：明確檔案管理工作任務的劃分。做好檔案管理工作職責劃分，合理分配檔案管理任務，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統“不養閑人、不設閑差”，完善社會檔案管理系統。第二：嚴格績效考核機制的執行。對檔案管理人員實施績效考核制度，讓每個管理人員認識到自己工作對整個檔案管理工作的意義和影響，將績效考核作為一項重要考核標準納入管理薪酬標準當中。一方面鼓勵工作人員對檔案管理工作的突出成績，肯定優秀員工的工作業績，給予一定的物質獎勵；另一方面，對玩忽職守、無法完成本職工作的工作人員進行思想教育，對給檔案管理單位帶來不影響的工作人員進行懲罰或者辭退。只有認真落實并嚴格執行這一制度，才能確保檔案管理工作的高效有序。

（三） 提高檔案管理人員專業素質

在轉變思想后，對檔案管理人員進行必要的專業培訓，實現檔案管理人才的高素質。在新時期下，檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項檔案的管理做好社會檔案信息化建設工作，這就需要檔案管理人才要具備相應的職業能力，并合理運用到工作中。為此，檔案管理部門應帶定期的組織工作人員學習檔案管理知識，并培訓期信息化檔案管理的基本技能，鼓勵工作人員自我發展、不斷進步，讓檔案管理工作在人才的推動下實現信息化檔案管理，提升新時期檔案管理工作質量。

（四） 檔案管理的信息化建設

新時期的檔案管理就是將傳統的檔案管理模式轉變為數字化管理模式，并建立詳盡的社會檔案管理系統，實現各級社會檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式。隨著信息時代的到來，為檔案管理提供了多種管理新方法，對檔案管理信息化發展提供了技術支撐，將計算機技術、網絡技術有機結合起來，根據社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數據庫，運用網絡技術對電子檔案進行維護和更新，逐步的實現我國社會檔案管理的信息化。現代化檔案管理系統的建設，可以有效地提升檔案管理工作效率，延長檔案壽命，更好地適應檔案管理與時俱進的發展。

三、 結語

檔案管理對我國社會發展有重要意義，是推動我國社會信息資源建設的重要方面。為了讓檔案管理工作更好地適應我國社會的發展，檔案管理工作人員應該抓住信息時代的發展趨勢，把握信息技術帶給檔案管理工作的新機遇，逐步地完善檔案管理制度、提升檔案管理工作人員素質，推動新時期檔案管理信息化建設，發揮檔案管理對社會的重要作用，保證新時期檔案管理工作的順利開展，切實提高檔案管理質量。

作者簡介：

董倩男，河北省承德市，河北省承德市隆化縣發展改革局。