電子發票賦能FSSC

編譯/本刊記者 鄭偉

電子發票的出現與共享服務中心模式的結合堪稱是完美組合。兩者都能夠幫助組織提升效率，同時使流程更加集中化、均衡化，增強可預見性。

早在18世紀，東印度公司（East India Company)允許世界各地的工廠實現本地經營并自行管理自己的事務。自此，這種分散式管理方法成為了跨國公司組織和運營旗下所有業務的主要結構。事實證明，這種商業模式奏效了，茶葉也因此成為一種全球性商品。當然，權力下放在很大程度上有其必要性。在互聯網誕生之前，甚至在電話都沒有的年代，當新的機遇出現時，你想要充分把握機遇，必須當場立即做出決定，除此之外，沒有其他選擇。

在技術能夠使協作和即時通訊成為可能之后，權力下放的做法持續存在了很長時間。20世紀80年代，英國政府開始制定措施，通過將公共部門企業私有化，打破經濟的集中。大多數商業顧問開始支持分散的口號，企業也努力將其作為發展戰略的關鍵一部分加以實施，這似乎與該國的政治氣候相一致。

直到20世紀90年代早期，企業組織才普遍開始意識到，在很多情況下，權力的下放使他們多次錯過了發展規模經濟與實施標準化作業的機會。同時，信息技術的高速發展開始扭轉這種局面。互聯網和其他電子信息系統的快速發展使信息唾手可得，而且成本極低。很顯然，財務流程的集中處理，特別是跨境財務流程的集中，使規模經濟成為可能，借此增強了企業控制，并為這些重要的流程提供了更高的可預見性。財務共享服務中心應運而生。

今天，在財富500強企業中，擁有共享服務機構的企業占比已經超過60%，而這一比例還在繼續增長。流程的整合需要標準化，但是對于業務覆蓋范圍較廣的企業而言，業務中存在大量復雜的接觸點，既有內部的也有面向客戶的，其中一個接觸點就是發票。要將這些業務進行重新整合并實現標準化，意味著企業將耗費巨大的成本。單就發票信息的整合而言，電子發票的普及將使未來的財務共享服務中心運轉更加高效、便捷。

電子發票的出現與共享服務中心模式的結合堪稱是完美組合。兩者都能夠幫助組織提升效率，同時使流程更加集中化、均衡化，增強可預見性。還有特別重要的一點，電子發票的出現可以幫助各方接收者從財務系統獲取單一的、標準化的發票信息，并提供豐富多樣的發票格式和布局模板，體現本地化的細微差別，滿足不同的使用需求。

反之亦然。財務共享服務中心可以運行幾個獨立的甚至是完全不同的既有系統，將不同地區、不同部門，甚至是并購標的信息納入其中。在這種情況下，電子發票解決方案就可以被視為一個聚合器，把整個流程統一為唯一的、穩定的輸出，同時保證品牌的一致性。

無論財務共享服務中心對發票流程的要求是統一化還是多樣化，電子發票都可以在外觀、感覺和報告功能方面滿足其需求。

滿足多層次、多語言需求

一般而言，財務共享服務中心的國際化程度較高，支持全球各地辦公室的使用。這也就意味著共享服務中心需要滿足多語言工作人員對信息共享的需求。通過電子方式把發票集中到財務共享服務中心，可以確保發票訪問和控制的靈活性。

此外，在電子環境中，可以建立起多層次的訪問層，允許多個用戶角色同時訪問同一數據的不同分組（例如，在多品牌企業集團中，有時需要訪問某個特定國家或品牌的發票數據)。作為電子發票生成的一部分，財務共享服務中心的發票輸出可以很容易實現本地化，同時能夠體現出每個本地市場需要的全部細微差別。

通過財務數據的集中化處理，納入財務共享服務中心的電子發票解決方案可以使用符合稅收標準的軟件，根據區域需求不斷進行優化，提高效率，使發票數據滿足審計的要求。

成本、效率、靈活性

在最初構想時，共享服務中心（SSCs）建設的重點主要是通過規模經濟的實現，以及紙質事務性文檔的集中創建和處理來實現成本的降低，發票就是其中一個關鍵組成部分。因為共享服務中心通常也是成本中心，在勞動力成本和位置選擇標準方面比較敏感。

近幾年，共享服務中心的建設重點轉向了行政流程的協調，以及通過流程改進措施減少人員數量。在某些情況下，人力成本削減幅度高達35%。但更多的情況下，最大化利用現有的員工資源與降低員工人數并沒有直接關系，而主要是為了減少招聘工作產生的高成本和時間投入。

另一方面，印刷版和紙質發票的減少能夠進一步提高財務工作效率，也使得信貸控制和信息收集人員能夠在同樣的時間內獲取更多的財務信息。

但是，在流程集中化過程當中，紙質發票的傳遞，特別是跨國郵政傳遞無論是成本還是交付速度都存在極大的弊端。事實上，這兩個問題都可以通過電子交付方法的使用和推廣來避免。即便在仍然需要紙制版發票和其他財務文件的地方，有電子發票和文件管理解決方案的存在，利用當地郵政進行傳遞也更容易實現。顯然，這種方式這有助于重新拉低郵資成本，這部分成本一般很難與財務集中處理相掛鉤。

其實，電子發票影響的不僅僅是流程的效率，還尤其適用于提高財務共享服務中心的經濟效益。電子發票極有可能使發票格式具備更高的靈活性，甚至能夠影響到通信協議和媒體。財務共享服務中心能夠明顯幫助企業組織減輕財務負擔，其中一部分負擔就是來自于客戶對于電子發票格式的要求越來越復雜。適用的電子發票解決方案能夠根據需要對輸出的信息進行調整，可以是特定的EDI格式，也可以是PDF格式，支持通過電子郵件進行發送，或者甚至可以根據需要為打印版和郵寄提供系統支持。

做FSSC的價值創造者

今天，財務共享服務中心已經不僅僅是改進財務和流程效率的重要驅動力量，它的存在還能夠優化業務和客戶服務的支持，提高服務的專業水平。從這兩個角度看，電子發票都應該被作為財務共享服務中心的重要組成部分，因為電子發票恰恰能夠推動這兩個目標的實現。在沒有電子發票的情況下，財務共享服務中心可能會在許多方面創造效率，但同時卻無法意識到，正是手工開發票過程中存在的瓶頸帶來了這些方面的問題。同時，電子發票還提供了一個平臺，借助更強大的分析洞察力和更高的業績數的可訪問性，企業組織能夠更直接地識別出瓶頸所在。

正是因為對發票流程實現了更高的可視性和可控性，對客戶發票格式要求的可伸縮性和支持性，以及電子發票流程的高效率，都為財務共享中心的創造價值提供了支持，使財務共享服務中心的功能超越了簡單的財務服務集中化和節約成本。

東印度公司最終沒有再次迎來管理集中化的那一天。這家公司陷入了財務困境，并且至少為兩大洲的革命提供了催化劑，最終于1874年解散。最具有諷刺意味的是，他們在分散經營模式下創造過卓越和成功，而如今印度擁有世界上最多的共享服務中心。從2014年最后一個季度開始，印度經濟成長為全球經濟增長最快的經濟體。雖然目前尚不去確定這兩個事實之間是否存在直接關系，但這一定是一個值得思考的問題。