電子檔案存儲載體的選擇及保管方式

文·程貴寶

我國已進(jìn)入了云數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案事業(yè)也逐步實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。電子檔案在歐美發(fā)達(dá)國家已使用了很長時(shí)間，在我國，電子檔案的使用仍然在初級階段。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存在很多優(yōu)勢，不論是存儲量還是使用、檢索方面，都優(yōu)于紙質(zhì)檔案。作為電子檔案的保管者，只有熟悉電子檔案的性質(zhì)，才能更好地將電子檔案用于檔案管理中，真正發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對電子檔案的認(rèn)識存在一定局限性

傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般認(rèn)為把檔案貼上封條歸入檔案室保存就可以了。這種封閉的管理模式，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的公開和提供利用，給利用者接觸檔案帶來了很大的困難，也讓檔案的效益發(fā)揮受到了制約。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，人們的價(jià)值觀念發(fā)生了變化，意識到檔案除了社會價(jià)值之外，也擁有一定的經(jīng)濟(jì)效益，開始注重檔案信息的開發(fā)和利用，電子檔案便以其利用的便捷性、快速性和廣泛性應(yīng)運(yùn)而生。但是，仍有一部分人偏激的認(rèn)為，檔案作為產(chǎn)生單位的私有財(cái)產(chǎn)，不能對外開放利用，這給電子檔案的開放和共享帶來了阻力。

（二）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約了電子檔案的整理與歸檔

目前出臺的電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，只是籠統(tǒng)地對電子檔案收集、整理、規(guī)定、保管、利用進(jìn)行了規(guī)范，而沒有對具體行業(yè)電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化。這就導(dǎo)致一些單位僅站在本單位的立場上，對所形成的電子檔案進(jìn)行整理歸檔，而不考慮大檔案環(huán)境中的電子檔案兼容問題，使電子檔案的整理、使用標(biāo)準(zhǔn)不一、難以共享，嚴(yán)重影響了電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

通過調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，一些檔案管理部門由于資金有限，至今沒有配備計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理；一些檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，但是在對一些電子檔案進(jìn)行傳遞后，仍然用紙質(zhì)檔案的模式對檔案進(jìn)行保存。由于電子檔案在我國的使用處在推廣階段，一些檔案管理人員依然習(xí)慣沿用以往紙質(zhì)檔案的管理辦法，他們的計(jì)算機(jī)水平落后，不能熟練使用電子檔案軟件，而且沒有受過電子檔案管理培訓(xùn)。有些檔案管理部門由于自身計(jì)算機(jī)知識的匱乏，在采購電子檔案軟件時(shí)存在一定的盲目性，即使有計(jì)算機(jī)，也不知道如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

（四）電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞

電子檔案和紙質(zhì)檔案有所不同，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容具有原始性，筆跡和新舊的區(qū)別很容易由肉眼識別。電子檔案具有可變性，因?yàn)闆]有個(gè)人筆記特征，沒有新舊之分，電子檔案容易被篡改、刪除和復(fù)制。這些特性給電子檔案保持真實(shí)性、原始性、完整性帶來了難度[1]。

（五）電子檔案的信息安全問題日益突出

隨著信息全球化的發(fā)展，中國進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。因特網(wǎng)日趨全球化、共享性、動態(tài)性、開放性，任何一個(gè)人都可以輕松自如的訪問網(wǎng)絡(luò)。電子檔案通過電子政務(wù)系統(tǒng)口傳到網(wǎng)絡(luò)上時(shí)，容易被篡改、泄密、竊聽、偽造。網(wǎng)絡(luò)上的大量病毒也為電子檔案帶來了容易被入侵的危險(xiǎn)，黑客時(shí)刻覬覦著電子檔案。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日趨惡劣，讓電子檔案的信息安全問題嚴(yán)重威脅到電子文檔。

二、電子檔案管理特點(diǎn)

（一）信息存儲的高密度性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占據(jù)大量的存儲空間，耗費(fèi)大量的庫房和裝具對其進(jìn)行保存。電子檔案不需要很大的庫房，通過電子信息技術(shù)，使用較小的存儲介質(zhì)，就可以實(shí)現(xiàn)對大量的電子檔案進(jìn)行存儲，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳遞，讓檔案的利用擺脫了時(shí)空局限。

（二）檢索快捷，提高了檔案利用率

以往的紙質(zhì)檔案檢索耗費(fèi)大量的人力和物力。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，對電子檔案的檢索只需在電子檔案管理系統(tǒng)中敲下幾個(gè)字，就可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的檢索。基于這些優(yōu)勢，檔案的管理不再需要耗費(fèi)大量的人力和物力，幾個(gè)人就可以實(shí)現(xiàn)對大量電子檔案的管理和檢索，檔案的利用率大大提高了。

（三）操作方便、簡單

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理分類方式繁瑣，文件一年需要?dú)w檔一次，耗費(fèi)了檔案員大量的精力，電子檔案不存在這個(gè)問題，一旦形成，立刻就可以歸檔。利用電子檔案管理體系，可以對電子檔案實(shí)現(xiàn)自動分類和管理，比以往的檔案管理要方便的多。

三、檔案管理載體選擇及保管

（一）電子檔案載體的選擇

1.硬盤載體。硬盤由于存儲量大，穩(wěn)定性好的優(yōu)勢，在電子檔案中使用廣泛。但是硬盤載體也存在一定的劣勢，因?yàn)橛脖P的數(shù)據(jù)量大，在用硬盤作為電子檔案載體時(shí)，數(shù)據(jù)本身的容量較大，再利用其它載體傳遞時(shí)就不是很方便。

2.軟盤載體。軟盤的存儲空間較小，目前軟盤只用做存儲空間小的電子檔案。隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，軟盤已經(jīng)逐漸淡出電子檔案舞臺，預(yù)計(jì)在近年來將會徹底告別電子檔案存儲媒介。

3.優(yōu)盤載體。優(yōu)盤的便攜性比硬盤好， 但是穩(wěn)定性和硬盤相比有很大劣勢，存儲的安全性不高，一般只能作為電子檔案的臨時(shí)存儲載體。

4.光盤載體。光盤載體的便攜存儲性能較好，但是讀取光盤必須依靠其他介質(zhì)，而且光盤載體的材質(zhì)比較脆弱，一旦劃傷，就會影響數(shù)據(jù)的讀取。光盤不能反復(fù)讀寫，一般不會大量應(yīng)用在電子檔案載體中[2]。

（二）電子檔案載體的保管

1.控制適宜的溫濕度。由于電子檔案載體的特殊性，溫濕度可以對電子檔案的耐久性造成較大的影響。《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》對電子檔案的溫濕度提出了要求，溫度必須保持在15 ℃～27 ℃，相對濕度必須保持在40% ～ 60%內(nèi)，相對濕度變化不得超過5%。相對濕度為40%時(shí)，電子檔案的最佳保管溫度為18℃， 一般在24 小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過3 ℃。對于光盤的保管，光盤必須保管在14℃ ～ 24 ℃，相對濕度在45%～ 60%中。

2.防塵。灰塵會對電子檔案造成化學(xué)損傷、物理損傷、生物損傷，因此，電子檔案的防塵工作非常重要。要減少空氣中含塵量，軟盤讀寫口一定不能用手觸碰，在電子檔案被使用后，必須及時(shí)將電子檔案放入盤盒中。

3.防止外來磁場干擾。外來磁場對磁性介質(zhì)的影響是致命的，磁性圖層的剩磁將在外來磁場的作用下發(fā)生消磁，信噪比會降低，嚴(yán)重者將會造成信號失落，會使電子文件的讀出效果受到影響。在電子檔案的保存和使用中，可以用軟磁物質(zhì)造成箱柜，在一些重要電子檔案庫區(qū)，設(shè)置消磁設(shè)備，防止外來磁場對磁性檔案的損害。

4.防止機(jī)械震動。強(qiáng)烈震動和機(jī)械磨損都會對電子檔案產(chǎn)生致命破壞，硬盤驅(qū)動器應(yīng)放置于平處，硬盤驅(qū)動器在讀寫操作時(shí)，不能碰撞工作臺，一旦磁頭劃傷了盤片，就會造成盤片的讀寫錯(cuò)誤。

5.防止光線和有害氣體的影響。紫外線會破壞電子檔案。在紫外線的作用下，存儲介質(zhì)會發(fā)生氧化反應(yīng)，光盤、磁帶、磁盤會發(fā)生脆性增大，帶基老化，而且紫外線的能量可以破壞磁性載體的穩(wěn)定性，使記錄的讀寫效果變差。因此，在電子檔案的存儲過程中，庫房可以采用遮光窗簾來屏蔽外來光線。有害氣體一般都有腐蝕性，在一定條件下，可以腐蝕電子檔案，在庫房中，要防止有害氣體進(jìn)入庫房[3]。

綜上所述，電子檔案的出現(xiàn)優(yōu)化了檔案的使用和檢索，使檔案的管理工作大大簡化了。我國的電子檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)并沒有大量使用達(dá)到電子檔案的管理中，電子檔案的信息安全性仍然十分突出。在電子檔案的保管工作中，必須根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，選擇合適的載體，而且電子檔案保管人員必須考慮到電子檔案的安全性，做好電子檔案的保管工作。

● 參考文獻(xiàn) ●

[1]馮惠玲. 電子文件管理教程[M]. 北京: 中國人民大學(xué)出版社，2001.

[2]李一珊. 影響光盤長期保存的環(huán)境因素研究[D] .北京： 中國人民大學(xué)， 2013.

[3]胡曉彤. 環(huán)境因素對檔案級光盤和普通光盤耐久性影響的比較研究[D] . 北京： 中國人民大學(xué)， 2015.