對監理檔案管理的一點思考

文·劉保瑞

近年來，隨著我國建設事業的蓬勃發展，建設工程檔案作為展示工程項目管理水平和體現規范、標準力度的載體，逐漸引起了建筑業主管部門及管理者的重視。它是工程建設各方主體在依法建設、現場管理、質量控制以及采用新技術等方面的原始記錄，是建設工程施工質量的重要組成部分。建設工程檔案中監理檔案更是重中之重。監理檔案是監理活動過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，主要包括監理項目投標、監理管理、工作記錄、竣工驗收等文件材料。在新形勢下，信息化、電子化、大數據等廣泛應用，讓監理檔案的管理工作產生了一些新變化。如何實現監理檔案管理工作與新形勢相結合，并且符合現代化發展要求，保證管理效率的穩定提升，成為目前監理檔案管理工作的又一個重點。

一、新形勢下監理檔案管理工作的問題

（一）管理體系的缺乏

在監理檔案管理工作執行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現代化發展要求，不能充分發揮監理檔案的作用。同時，由于沒有完善的執行體系，導致管理工作人員在工作中操作不規范，對監理檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個工程對監理檔案工作不夠重視，這種意識的缺乏導致監理檔案工作效率低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，管理人員責任意識不強，慣性地沿用傳統的管理模式，致使管理工作的執行無法符合現代社會發展的需要，減緩了監理檔案工作創新性發展。

（二）管理措施的落后

使用先進技術實現實體管理工作，是現代化社會的主要發展趨勢和要求。計算機技術、信息技術和大數據等現代化技術的使用和發展，將影響到社會及工作的有效執行性。在先進技術已普遍使用的形勢下，監理檔案管理仍然比較落后，使用的信息化管理手段也不夠規范，沒有為檔案信息建立合適的檔案網絡管理平臺，信息化發展水平還比較滯后。通常情況下，還在使用手工登記、紙質管理，不僅使管理檔案得不到有效管理和控制，也達不到檔案資源的有效利用和共享，從而影響了管理工作效率的有效提升。

（三）人員資質的參差不齊

在管理工作中，由于一些管理人員自身素質、管理能力和業務水平較差，對管理目標的了解掌握不夠，整體知識結構不合理。在傳統管理工作中，工作人員無法獲得與投入相適應的管理效果，不僅使管理人員無法從中獲得認同感，也無法促使工作效率的有效提升，使管理工作與現代化發展要求之間存在較大差異。

二、新形勢下監理檔案管理工作的對策

（一）健全管理工作制度

為了實現監理檔案管理工作的規范化運行，需要為其建立完善的管理制度。管理工作執行期間，規范性目標的建立需要按照相關的工作制度有效執行，促進管理工作體系的完好發展。同時，需要加強職責權利的清晰性和權責性，以保證管理工作人員執行期間能夠充分落實。

（二）加強管理技術手段

1.無紙化、虛擬化的管理趨勢

保存監理檔案的目的是有據可查、資源共享。如果把全市的、全省、全國的監理檔案都并入互聯網，從一定意義上說，可以無限擴大資源，在極短的時間里都可以查到你所需的檔案，可以從根本上解決傳統檔案管理、使用的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等諸多優點。

2.縮微化、數字化的管理趨勢

檔案信息數字化是通過計算機、掃描儀等現代電子技術，將館藏檔案轉化為電子文件。以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，可利用計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣。

3.信息化、網絡化的管理趨勢

網絡技術和計算機技術的普及應用，使地球逐漸地變小，信息空間逐漸變大。網絡傳輸作為一種信息傳播方式，它具有非常好的優越性。一是傳播不走樣，二是傳播速度快，三是傳播成本低，四是傳播范圍廣。監理檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。

（三）提升管理人員水平

1.管理專業人才的培養模式應以通才為方向，加強一專多能的復合人才的培養，以提高檔案管理人員做監理檔案管理所需的各項技能以及良好的語言表達、閱讀能力和相關的多學科知識。

2.加強高層次人才的培養。通過外派人員學習深造或有計劃地引進高端人才，打造一批德才兼備，在學術研究、業務技能、專業教育等方面有較深造詣的優秀人才。

3.強化人才激勵機制。杰出的人才來自于優秀的群體。人無完人，金無足赤，監理檔案的管理部門應該當伯樂，積極為人才的成長創造良好的條件，讓其脫穎而出。