淺議新形勢(shì)下的城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作

文·郝青

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展，城市建設(shè)步伐不斷加快，建設(shè)水平不斷提高，城市化進(jìn)程快速推進(jìn)，城市管理已經(jīng)擺上各級(jí)黨委政府的工作議程。環(huán)境衛(wèi)生（以下簡(jiǎn)稱(chēng)環(huán)衛(wèi)）部門(mén)是城市管理的重要部門(mén)，是城市的理發(fā)師、美容師。做好環(huán)衛(wèi)工作，可以使城市更清潔、更漂亮，提高人們居住的舒適度。環(huán)衛(wèi)檔案是城市環(huán)衛(wèi)部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等各種載體形式的真實(shí)的歷史記錄，是國(guó)家檔案不可或缺的組成部分。做好環(huán)衛(wèi)檔案工作，可以推進(jìn)環(huán)衛(wèi)工作的開(kāi)展，提高環(huán)衛(wèi)工作質(zhì)量和水平。因此，收集好、管理好、利用好環(huán)衛(wèi)檔案，具有十分重要的意義。

一、強(qiáng)化檔案意識(shí)是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的前提

由于檔案作用的滯后性，環(huán)衛(wèi)部門(mén)乃至整個(gè)系統(tǒng)的干部職工檔案意識(shí)淡薄是較為普遍的現(xiàn)象。比如，有的環(huán)衛(wèi)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“檔案工作可有可無(wú)，管不管都行”；有的認(rèn)為“檔案管理工作不是單位的中心工作，只要找個(gè)地方保管就行”；還有的認(rèn)為“檔案工作是辦公室的事，或者說(shuō)是檔案員的事”等等，所有這些都是檔案意識(shí)淡薄和對(duì)檔案及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位、重視不夠的體現(xiàn)。

習(xí)近平總書(shū)記曾經(jīng)指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)、各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要”。由此，我們至少有兩點(diǎn)領(lǐng)悟，一是環(huán)衛(wèi)檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作；二是環(huán)衛(wèi)工作的開(kāi)展，離不開(kāi)環(huán)衛(wèi)檔案。因此，各級(jí)環(huán)衛(wèi)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)環(huán)衛(wèi)檔案和環(huán)衛(wèi)檔案工作的重要性，將環(huán)衛(wèi)檔案工作納入工作議事日程，加大宣傳教育的經(jīng)費(fèi)投入和工作力度，制定詳細(xì)宣傳教育的規(guī)劃和具體工作計(jì)劃，采取形式多樣的教育培訓(xùn)，努力使全員充分認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的重要性，進(jìn)一步提高和強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)，為檔案工作開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。

二、健全領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的關(guān)鍵

目前，環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制不健全是司空見(jiàn)慣的事。有的環(huán)衛(wèi)單位，只有分管領(lǐng)導(dǎo)、沒(méi)有檔案員；有的主要領(lǐng)導(dǎo)分管，也有分管處室，但都沒(méi)有建立領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，檔案工作的開(kāi)展難以正常順利進(jìn)行。

要做好環(huán)衛(wèi)檔案工作，必須建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)，形成合理順暢的檔案工作機(jī)制，與單位其它工作同部署、同檢查、同考核、同獎(jiǎng)懲。具體來(lái)說(shuō)，就是要成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)、各部室負(fù)責(zé)人為成員的環(huán)衛(wèi)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)、安排布置單位的檔案工作，及時(shí)研究解決檔案工作中遇到的重大問(wèn)題，加大經(jīng)費(fèi)投入，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)單位的日常檔案工作。同時(shí)，建立以領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室副主任任組長(zhǎng)、各部室的兼職檔案員為成員的檔案工作小組（網(wǎng)絡(luò)），承擔(dān)單位的各部室各環(huán)節(jié)的包括收集、整理、歸檔、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、查閱利用等方面的工作。只要建立了健全完善的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，定期召開(kāi)會(huì)議安排布置、定期調(diào)度、查找不足、采取措施進(jìn)行整改，單位的檔案工作就一定能夠做好。

三、提升檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的必要條件

環(huán)衛(wèi)檔案工作不僅是一項(xiàng)行政管理工作，而且是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要具有一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能、事業(yè)心和責(zé)任感強(qiáng)的人員來(lái)做，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，單位的檔案工作才能做實(shí)做細(xì)到位。但目前的情況是，有的檔案員責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，安不下心來(lái)；有的檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，操作技能差，沒(méi)有參加過(guò)檔案行政管理部門(mén)組織的檔案知識(shí)培訓(xùn)，沒(méi)有崗位資格證等。

加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)檔案管理，必須提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，才能適應(yīng)工作的需要。同時(shí)，檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，開(kāi)拓創(chuàng)新能力，不斷掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，具有檔案管理現(xiàn)代化的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。不斷探索和完善檔案資源管理共享模式，按照科學(xué)的管理方法，對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案資源進(jìn)行研究開(kāi)發(fā)、合理利用，資源共享；要配強(qiáng)配齊檔案管理人員，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把事業(yè)心、責(zé)任心強(qiáng)的優(yōu)秀干部選拔到檔案管理崗位上來(lái)；要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，將檔案人員的培養(yǎng)納入專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃，提高從業(yè)水平；要尊重他們的勞動(dòng)，更加關(guān)注他們的成長(zhǎng)及生活待遇，為他們營(yíng)造寬松和諧的工作環(huán)境。

四、健全完善的規(guī)章制度是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的保障

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。規(guī)矩就是制度，是工作有序開(kāi)展的重要保證。建立健全完善的針對(duì)性、可操作性、約束性強(qiáng)的制度，通過(guò)制度來(lái)規(guī)范約束檔案工作的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的工作行為，就能保障單位的檔案工作做好，檔案的作用發(fā)揮好。但是，從目前的情況看，環(huán)衛(wèi)部門(mén)的檔案管理制度大都是學(xué)習(xí)借鑒或復(fù)制別單位的，與自身實(shí)際情況不符合，針對(duì)性和操作性不強(qiáng)，更談不上什么約束力。不管制度怎么規(guī)定，工作該怎么做還是怎么做，制度與工作存在“兩張皮”現(xiàn)象。形同虛設(shè)、得不到執(zhí)行的制度不僅沒(méi)有任何價(jià)值，而且危害性極大。

建立健全符合單位實(shí)際的、針對(duì)性、可操作性和約束性強(qiáng)的檔案管理制度，就要加強(qiáng)有關(guān)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，熟悉掌握有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，下大功夫調(diào)查研究，努力全面掌握單位實(shí)際情況，通過(guò)自下而上、上下結(jié)合的方式進(jìn)行，經(jīng)過(guò)反復(fù)溝通協(xié)商，把檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、組卷、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上的制度建立起來(lái)，力求使制度覆蓋各個(gè)環(huán)節(jié)的方方面面，橫到邊、豎到底、不留死角，確保制度的系統(tǒng)性和完整性，使環(huán)衛(wèi)檔案工作開(kāi)展有章可循。這也是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的保障。

四、實(shí)現(xiàn)檔案便捷利用是做好環(huán)衛(wèi)檔案工作的目的

檔案工作的根本目的在于利用，快速便捷利用檔案是檔案工作的不懈追求。要想實(shí)現(xiàn)快速便捷利用，必須實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化或者說(shuō)信息化。環(huán)衛(wèi)檔案信息化是環(huán)衛(wèi)單位管理信息化的重要內(nèi)容，是環(huán)衛(wèi)檔案管理的奮斗目標(biāo)，是實(shí)施環(huán)衛(wèi)設(shè)施高效利用的基礎(chǔ)，是環(huán)衛(wèi)檔案工作持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。因此，要專(zhuān)題研究檔案信息化，制定具體措施，加大資金投入，購(gòu)置數(shù)字化必需的設(shè)施設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件，將數(shù)字化的檔案與智能化辦公系統(tǒng)相聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)全文檢索，這樣就能實(shí)現(xiàn)快速便捷的利用。

要實(shí)行環(huán)衛(wèi)檔案信息化與單位信息化同步規(guī)劃、同步實(shí)施，盡快實(shí)現(xiàn)環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化。具體操作流程是，一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，專(zhuān)題進(jìn)行研究。明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，成立專(zhuān)門(mén)工作隊(duì)伍，制定計(jì)劃和具體的工作安排。二要加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保障檔案數(shù)字化所需的各種設(shè)備設(shè)施所需經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、歸檔、借閱、檢索、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理。三要加強(qiáng)有關(guān)檔案數(shù)字化法律法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使有關(guān)人員熟悉新知識(shí)，掌握新技能，掌握有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，適應(yīng)檔案數(shù)字化工作的需要。四要努力創(chuàng)造條件，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)等各層次專(zhuān)業(yè)人才，進(jìn)一步優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立起綜合性多層次專(zhuān)業(yè)精英隊(duì)伍，從而適應(yīng)檔案工作信息化需要。

在檔案進(jìn)行數(shù)字化并與辦公系統(tǒng)掛接后，要不斷探索開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的新方法、新途徑，加大檔案資料的編研力度，為環(huán)衛(wèi)工作服務(wù)，為有關(guān)部門(mén)提供科學(xué)數(shù)據(jù)和資料，努力提高環(huán)衛(wèi)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。如濰坊市環(huán)衛(wèi)檔案在 “全國(guó)文明城市”“全國(guó)衛(wèi)生城市”一系列創(chuàng)建活動(dòng)中都發(fā)揮了不可替代的作用。不斷開(kāi)發(fā)和利用環(huán)衛(wèi)檔案，主動(dòng)提供利用，提高全方位的服務(wù)，這樣將會(huì)逐漸贏得人們對(duì)檔案工作的重視和支持，促進(jìn)環(huán)衛(wèi)檔案工作發(fā)展。