淺議新形勢下的城市環境衛生檔案管理工作

文·郝青

改革開放以來，我國經濟社會高速發展，城市建設步伐不斷加快，建設水平不斷提高，城市化進程快速推進，城市管理已經擺上各級黨委政府的工作議程。環境衛生（以下簡稱環衛）部門是城市管理的重要部門，是城市的理發師、美容師。做好環衛工作，可以使城市更清潔、更漂亮，提高人們居住的舒適度。環衛檔案是城市環衛部門在履行職能過程中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等各種載體形式的真實的歷史記錄，是國家檔案不可或缺的組成部分。做好環衛檔案工作，可以推進環衛工作的開展，提高環衛工作質量和水平。因此，收集好、管理好、利用好環衛檔案，具有十分重要的意義。

一、強化檔案意識是做好環衛檔案工作的前提

由于檔案作用的滯后性，環衛部門乃至整個系統的干部職工檔案意識淡薄是較為普遍的現象。比如，有的環衛單位領導認為“檔案工作可有可無，管不管都行”；有的認為“檔案管理工作不是單位的中心工作，只要找個地方保管就行”；還有的認為“檔案工作是辦公室的事，或者說是檔案員的事”等等，所有這些都是檔案意識淡薄和對檔案及檔案工作的重要性認識不到位、重視不夠的體現。

習近平總書記曾經指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續、各項事業得以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要”。由此，我們至少有兩點領悟，一是環衛檔案工作是一項非常重要的工作；二是環衛工作的開展，離不開環衛檔案。因此，各級環衛部門的領導要充分認識環衛檔案和環衛檔案工作的重要性，將環衛檔案工作納入工作議事日程，加大宣傳教育的經費投入和工作力度，制定詳細宣傳教育的規劃和具體工作計劃，采取形式多樣的教育培訓，努力使全員充分認識檔案和檔案工作的重要性，進一步提高和強化全員的檔案意識，為檔案工作開展打下良好的基礎。

二、健全領導體制和工作機制是做好環衛檔案工作的關鍵

目前，環衛系統的檔案管理領導體制和工作機制不健全是司空見慣的事。有的環衛單位，只有分管領導、沒有檔案員；有的主要領導分管，也有分管處室，但都沒有建立領導體制和工作機制，檔案工作的開展難以正常順利進行。

要做好環衛檔案工作，必須建立健全檔案管理機構和工作網絡，形成合理順暢的檔案工作機制，與單位其它工作同部署、同檢查、同考核、同獎懲。具體來說，就是要成立以單位主要領導任組長、分管領導任副組長、各部室負責人為成員的環衛檔案工作領導小組，負責規劃設計、安排布置單位的檔案工作，及時研究解決檔案工作中遇到的重大問題，加大經費投入，為檔案工作的開展創造良好的條件。領導小組下設辦公室，負責協調單位的日常檔案工作。同時，建立以領導小組辦公室副主任任組長、各部室的兼職檔案員為成員的檔案工作小組（網絡），承擔單位的各部室各環節的包括收集、整理、歸檔、移交、統計、鑒定、保管、查閱利用等方面的工作。只要建立了健全完善的檔案工作領導體制和工作機制，定期召開會議安排布置、定期調度、查找不足、采取措施進行整改，單位的檔案工作就一定能夠做好。

三、提升檔案員的業務素質是做好環衛檔案工作的必要條件

環衛檔案工作不僅是一項行政管理工作，而且是一項專業性很強的工作，需要具有一定檔案業務知識和操作技能、事業心和責任感強的人員來做，并保持人員相對穩定，單位的檔案工作才能做實做細到位。但目前的情況是，有的檔案員責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來；有的檔案員業務素質低，操作技能差，沒有參加過檔案行政管理部門組織的檔案知識培訓，沒有崗位資格證等。

加強環衛檔案管理，必須提高檔案管理人員的業務素養和專業技能，才能適應工作的需要。同時，檔案管理人員要有良好的敬業精神，開拓創新能力，不斷掌握檔案管理工作的新知識、新技術，具有檔案管理現代化的專業素養。不斷探索和完善檔案資源管理共享模式，按照科學的管理方法，對環衛檔案資源進行研究開發、合理利用，資源共享；要配強配齊檔案管理人員，引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把事業心、責任心強的優秀干部選拔到檔案管理崗位上來；要切實加強檔案管理人員的專業培訓，將檔案人員的培養納入專業人才培養計劃，提高從業水平；要尊重他們的勞動，更加關注他們的成長及生活待遇，為他們營造寬松和諧的工作環境。

四、健全完善的規章制度是做好環衛檔案工作的保障

沒有規矩，不成方圓。規矩就是制度，是工作有序開展的重要保證。建立健全完善的針對性、可操作性、約束性強的制度，通過制度來規范約束檔案工作的收集、整理、歸檔、保管和利用等環節的工作行為，就能保障單位的檔案工作做好，檔案的作用發揮好。但是，從目前的情況看，環衛部門的檔案管理制度大都是學習借鑒或復制別單位的，與自身實際情況不符合，針對性和操作性不強，更談不上什么約束力。不管制度怎么規定，工作該怎么做還是怎么做，制度與工作存在“兩張皮”現象。形同虛設、得不到執行的制度不僅沒有任何價值，而且危害性極大。

建立健全符合單位實際的、針對性、可操作性和約束性強的檔案管理制度，就要加強有關檔案法律法規的學習，熟悉掌握有關標準要求，下大功夫調查研究，努力全面掌握單位實際情況，通過自下而上、上下結合的方式進行，經過反復溝通協商，把檔案資料的收集、整理、分類、歸檔、組卷、保管、利用等各個環節上的制度建立起來，力求使制度覆蓋各個環節的方方面面，橫到邊、豎到底、不留死角，確保制度的系統性和完整性，使環衛檔案工作開展有章可循。這也是做好環衛檔案工作的保障。

四、實現檔案便捷利用是做好環衛檔案工作的目的

檔案工作的根本目的在于利用，快速便捷利用檔案是檔案工作的不懈追求。要想實現快速便捷利用，必須實現檔案的數字化或者說信息化。環衛檔案信息化是環衛單位管理信息化的重要內容，是環衛檔案管理的奮斗目標，是實施環衛設施高效利用的基礎，是環衛檔案工作持續發展的動力。因此，要專題研究檔案信息化，制定具體措施，加大資金投入，購置數字化必需的設施設備和相應的管理軟件，將數字化的檔案與智能化辦公系統相聯接，實現全文檢索，這樣就能實現快速便捷的利用。

要實行環衛檔案信息化與單位信息化同步規劃、同步實施，盡快實現環衛檔案數字化。具體操作流程是，一要加強領導，專題進行研究。明確分管領導，安排專人負責，成立專門工作隊伍，制定計劃和具體的工作安排。二要加大資金投入，加強基礎設施建設。要保障檔案數字化所需的各種設備設施所需經費，實現檔案收集、歸檔、借閱、檢索、查詢、統計等工作的電子化、網絡化管理。三要加強有關檔案數字化法律法規知識的學習，使有關人員熟悉新知識，掌握新技能，掌握有關標準要求，適應檔案數字化工作的需要。四要努力創造條件，引進計算機、信息技術、網絡技術和數據庫等各層次專業人才，進一步優化人員結構，建立起綜合性多層次專業精英隊伍，從而適應檔案工作信息化需要。

在檔案進行數字化并與辦公系統掛接后，要不斷探索開發和利用檔案信息資源的新方法、新途徑，加大檔案資料的編研力度，為環衛工作服務，為有關部門提供科學數據和資料，努力提高環衛檔案的社會效益和經濟效益。如濰坊市環衛檔案在 “全國文明城市”“全國衛生城市”一系列創建活動中都發揮了不可替代的作用。不斷開發和利用環衛檔案，主動提供利用，提高全方位的服務，這樣將會逐漸贏得人們對檔案工作的重視和支持，促進環衛檔案工作發展。