中學檔案管理信息化建設探討

文·常迪

要建設中國特色社會主義的教育現代化，檔案事業是不可忽視的部分；要想真正保護好中學的歷史變革和發展的真實面貌，留給后代一個真實可信的發展歷史，也離不開細致的檔案工作，離不開檔案中對這些歷史大事的原始記憶。檔案工作不僅可以推動社會的精神文化進步，也有利于促進經濟社會的進一步發展，在物質文明和精神文明建設中都具有不可替代的作用，因而中學對內部檔案的管理工作具有非凡的重要性。但是檔案數量的激增和落后的管理手段對檔案本身的損害，則要求我們對其進行管理方式的變革，這就凸顯了互聯網時代下信息化檔案管理的重要作用。

一、檔案信息化管理的特征

（一）信息化工作方式取代傳統方式

檔案管理信息化是中學管理信息化的一個重要部分，是現代中學管理創新的主要途徑。中學檔案的信息化管理方式，講究利用互聯網資源和超前的眼光對中學檔案管理制度、檔案管理準則等進行變革。比如，在縱向上實施檔案管理系統的全面聯網和一體式對接，實現檔案管理信息的互聯和共享，便于上級主管部門做出統一的協調、調度、落實。在橫向上學校內部利用檔案管理信息化系統，統籌財務、教育、后勤等業務關聯的信息，向上關乎中學總體發展規劃，向下兼容中學教師的發展需求，以保證檔案管理業務程序的精簡和功能的增多，勇于利用先進的技術保證中學信息化管理體系的建設，實現現代技術強化中學教育建設的夢想。

（二）處理信息和資源的能力要比處理資本的能力更重要

傳統模式下，中學檔案管理工作是局部的、小范圍的，但是在互聯網大規模應用的信息化時代，其本身已經具備了一定的資本特性，正所謂擁有信息資源就擁有無限的資本，檔案信息在一定程度上代表著學校的發展過程和未來方向。這就意味著檔案管理工作并非每天要面對大額的文件資料，也可以是一行行的數據信息，通過運作數據來保持對中學檔案管理情況的掌控。當然，利用信息化檔案管理手段對中學未來的發展方向、戰略規劃進行經濟層面的規劃也是信息化階段檔案管理的核心功能之一。

（三）實時性和交互性更強

傳統的中學檔案管理信息，由于缺乏現代化信息管理系統，導致很多失真信息或者信息漏洞難以發現，其來源和時效性都難以保證，存在檔案管理信息缺失和陳舊等問題，體現出中學檔案管理工作缺乏效率。但是信息化檔案管理概念的引入，使得檔案管理信息的交互性和實時性都有所加強，基于互聯網的檔案管理信息資源的更新速率基本做到了實時更新，中學檔案管理人員可以實時核對學校各部門的工作情況，獲取其產生的檔案。檔案管理信息化的時效性和數據的交互性，為盡早發現管理漏洞、保證檔案管理效率提供了便利。

二、提升中學檔案管理信息化的策略

（一）提高領導層對檔案信息化管理的重視程度

檔案工作在不斷完善發展中，會不斷涌現出新的理念和制度，學校領導班子的態度決定了檔案管理的水平。一個優秀的領導班子可以順應中學發展思路進行遠景規劃，為學校檔案工作謀劃出良性健康的發展道路。檔案信息化管理是一個得益于外部環境變動趨勢而產生的創新管理方法。互聯網時代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，也催生了社會對于中學檔案管理水平要求的不斷提高，而信息化管理的便捷、高效、輕量特點也為中學檔案管理水平的抬升提供了可能性。學校領導層如果認識到了這個契機、利用好這個契機，就會推動中學檔案管理工作更上一個臺階，反之就會落伍這個時代。

（二）配備專業的檔案信息化管理人才

對于檔案資料和檔案信息的有效管理和安全保護，是檔案工作的重中之重。在傳統檔案管理模式下，中學的檔案資料都由相應的部門進行統一保管，以確保其安全管理和提供利用。檔案信息化管理之后，所有的檔案信息將集中于互聯網終端，由檔案管理人員對其進行終端操作。在復雜的互聯網環境中，如何對檔案信息進行有效管理和安全保護，就成了學校檔案部門必須面對的一個新問題。而專業的檔案信息化管理人才的配備，無疑是解決這個問題的必不可少的條件。有了懂檔案且懂信息化的人才，才會監管維護好檔案信息化管理系統中的檔案數據，及時消除系統內的潛在威脅，確保檔案信息化管理系統正常運行。

（三）加大檔案信息化建設的資金投入力度

檔案信息化管理系統的建立，需要有一定的資金支持。學校應當放長眼光，有針對性的增加對這一塊的資金投入。購置檔案信息化建設必備的硬件設備，開發適合學校實際的檔案信息化管理軟件，為檔案信息化建設夯實基礎。同時，要加強檔案信息化管理安全體系的構建，投入資金開發防盜軟件及加密軟件，比如現在使用較多的非對稱加密技術，通過高科技編碼系統可以實現數據的實時保護，極大地提升了重要數據的安全性能的指數級別，最大限度的保證檔案數據不被盜取或復制、篡改，以確保檔案信息化系統的安全性。

總之，加強中學檔案信息化管理水平，有助于提高中學檔案管理的高效率和安全性，對于中學檔案工作發展具有重要的意義。因此，學校必須對此加以重視，并增加人力、財力的投入，建設有助于學校發展的檔案信息化管理系統，充分發揮檔案工作的重要作用。

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