對招標(biāo)檔案規(guī)范化管理的思考

文·劉莎

招標(biāo)檔案是招標(biāo)工作的重要組成部分。通過對招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理，可以有效掌握招標(biāo)項(xiàng)目運(yùn)行的實(shí)際情況和進(jìn)程，有效促進(jìn)招標(biāo)工作的公平、公證和可持續(xù)發(fā)展。因此，必須高度重視招標(biāo)檔案的規(guī)范管理，以穩(wěn)步推進(jìn)招標(biāo)工作的規(guī)范運(yùn)行。

一、正確理解認(rèn)識(shí)招標(biāo)檔案管理工作的重要性

目前，只重視招標(biāo)工作而忽視招標(biāo)檔案的現(xiàn)象普遍存在，招標(biāo)檔案管理工作一般是在招標(biāo)結(jié)束以后才進(jìn)入程序，亦或是進(jìn)行一些所謂的補(bǔ)救工作。招標(biāo)檔案管理工作與招標(biāo)工作不同步進(jìn)行，不僅導(dǎo)致材料歸檔不及時(shí)，更易導(dǎo)致招標(biāo)歸檔材料不齊全或材料缺失，致使材料歸檔后所體現(xiàn)出的招標(biāo)過程與實(shí)際進(jìn)程銜接不合理。因此，要想做好招標(biāo)檔案的管理工作，必須充分認(rèn)識(shí)招標(biāo)檔案管理工作的重要性。

（一）招標(biāo)檔案是招標(biāo)活動(dòng)的重要組成部分

招標(biāo)檔案系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄了招投標(biāo)活動(dòng)的全過程，是檢驗(yàn)招標(biāo)活動(dòng)是否公開、公平、公正的依據(jù)。這些檔案資料真實(shí)可靠，一方面便于招標(biāo)人和有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目進(jìn)行后期的管理、驗(yàn)收、審核和備查，另一方面也有助于管理工作人員對招投標(biāo)工作進(jìn)行學(xué)習(xí)研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)，以提高以后的工作水平。

（二）招標(biāo)檔案是完善業(yè)務(wù)服務(wù)的重要保障

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，國際間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨頻繁，招標(biāo)工作也要與國際市場逐步接軌。在符合政策法規(guī)、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的優(yōu)勢和資源，為客戶提供富有價(jià)值的咨洵服務(wù)，招標(biāo)檔案就是其中非常重要的資源。包含有招標(biāo)操作中形成的大量不同行業(yè)不同類型的招標(biāo)項(xiàng)目，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和資料，把這些資料規(guī)范管理和保存起來，可以為今后的招標(biāo)工作提供強(qiáng)有力的、真實(shí)的信息資源支持。在需要時(shí)，查閱提供相應(yīng)或類似項(xiàng)目以前的招標(biāo)資料，可以為客戶提供有效的信息服務(wù)，以降低招標(biāo)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，為招標(biāo)工作的順利開展提供保障。

（三）招標(biāo)檔案使招標(biāo)過程更加規(guī)范有序

招標(biāo)工作是嚴(yán)格按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》所規(guī)定的程序運(yùn)作的，整個(gè)運(yùn)作的程序和過程中都會(huì)形成格式化的檔案材料，執(zhí)行嚴(yán)格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整、及時(shí)歸檔、移交驗(yàn)收，可以對招標(biāo)的各個(gè)程序是否規(guī)范運(yùn)作進(jìn)行檢查，這實(shí)際上也是保證招標(biāo)工作質(zhì)量的一道重要防線。

二、明確招投標(biāo)檔案的歸檔案范圍和歸檔內(nèi)容

招投標(biāo)檔案的歸檔范圍，是指在招投標(biāo)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的全部資料都。對文件資料是否具有保存價(jià)值的判定，主要依據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行認(rèn)定。依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，各監(jiān)管部門對招標(biāo)項(xiàng)目歸檔的內(nèi)容都作了規(guī)定，具體有以下幾個(gè)方面。

1.項(xiàng)目立項(xiàng)及批復(fù)材料。如委托代理協(xié)議，招標(biāo)文件及論證材料，招標(biāo)文件確認(rèn)函等。

2.項(xiàng)目的招標(biāo)材料。如招標(biāo)公告，招標(biāo)邀請函、詢價(jià)函或談判邀清函，已發(fā)出的招標(biāo)文件，已發(fā)出招標(biāo)文件的必要澄清或修改文件，購買招標(biāo)文件的登記記錄，供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告，邀請招標(biāo)的供應(yīng)商邀請記錄，詢價(jià)及競爭性談判的邀請對象，確定理由等材料以及答疑會(huì)記錄和紀(jì)要，現(xiàn)場勘察記錄和紀(jì)要，繳交投標(biāo)保證金情況表。

3.項(xiàng)目的開標(biāo)文件材料。如投標(biāo)文件的登記記錄，參加開標(biāo)的供應(yīng)商簽到表，開標(biāo)會(huì)議議程，開標(biāo)時(shí)間地點(diǎn)過程的有關(guān)記錄，投標(biāo)文件的正本，已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充修改和撤回的文件記錄，投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄，對開標(biāo)過程的公正書，評標(biāo)專家形成過程和名單。

4.項(xiàng)目評審文件材料。如評標(biāo)委員會(huì)、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表，評審工程記錄及打分表，評審報(bào)告及附件，項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見，評審紀(jì)律材料，現(xiàn)場監(jiān)控錄音錄像材料。

5.項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料。如確定中標(biāo)人的文件材料（招標(biāo)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)通知書），質(zhì)疑處理材料。

6.項(xiàng)目采購階段的材料。如采購項(xiàng)目合同，項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料，資金支付文件及證明。

7.其他文件材料。如項(xiàng)目工作總結(jié)，項(xiàng)目效益評估書，其他與招標(biāo)項(xiàng)目、過程及完成情況有關(guān)的文件材料。

三、做好招標(biāo)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）建立健全招標(biāo)檔案歸檔管理制度

建立和完善科學(xué)合理的管理制度，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)。歸檔制度的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面，即歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔文件質(zhì)量要求，對歸檔的時(shí)間、內(nèi)容、移交、驗(yàn)收、分類、整理、立卷、保密、保管、使用、銷毀等做出明確詳細(xì)的規(guī)定。根據(jù)管理制度履行招標(biāo)檔案管理利用手續(xù)，定期進(jìn)行檢查考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和處理問題，使招標(biāo)檔案管理在制度的保障下規(guī)范運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)招標(biāo)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

目前，由于重視程度不夠等多方面的原因，招標(biāo)檔案管理的硬件設(shè)施跟不上招標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設(shè)施配備不齊全等現(xiàn)象，達(dá)不到規(guī)范化管理檔案的要求。因此，要加大資金投入，配齊檔案存放櫥柜、溫濕度儀、加濕器、除濕器、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備以及安全防盜門、監(jiān)控報(bào)警器等安全設(shè)施，使檔案庫房達(dá)到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，以滿足招標(biāo)檔案的安全規(guī)范管理和日益增長的檔案數(shù)量存放要求。

（三）提高招標(biāo)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

招標(biāo)活動(dòng)是一項(xiàng)依照法律法規(guī)規(guī)范運(yùn)作的采購活動(dòng)。它要求管理招標(biāo)檔案人員要有良好的職業(yè)道德和法律法規(guī)意識(shí)，明確檔案管理是一項(xiàng)原則性、服務(wù)性極強(qiáng)的工作。首先，招標(biāo)檔案管理人員必須恪守國家法律和檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國招標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》。 其次，要樹立正確的職業(yè)觀念，認(rèn)清檔案工作的作用，以求真務(wù)實(shí)、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和高度負(fù)責(zé)的責(zé)任感來對待檔案工作。再次，要有較高的業(yè)務(wù)能力。《檔案法》要求檔案工作人員應(yīng)“具備專業(yè)知識(shí)”，招標(biāo)檔案管理者在加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，要補(bǔ)充招投標(biāo)業(yè)務(wù)知識(shí)和信息化、數(shù)字化等相關(guān)知識(shí)，以促進(jìn)招標(biāo)檔案管理朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展。