對招標檔案規范化管理的思考

文·劉莎

招標檔案是招標工作的重要組成部分。通過對招標檔案的規范化管理，可以有效掌握招標項目運行的實際情況和進程，有效促進招標工作的公平、公證和可持續發展。因此，必須高度重視招標檔案的規范管理，以穩步推進招標工作的規范運行。

一、正確理解認識招標檔案管理工作的重要性

目前，只重視招標工作而忽視招標檔案的現象普遍存在，招標檔案管理工作一般是在招標結束以后才進入程序，亦或是進行一些所謂的補救工作。招標檔案管理工作與招標工作不同步進行，不僅導致材料歸檔不及時，更易導致招標歸檔材料不齊全或材料缺失，致使材料歸檔后所體現出的招標過程與實際進程銜接不合理。因此，要想做好招標檔案的管理工作，必須充分認識招標檔案管理工作的重要性。

（一）招標檔案是招標活動的重要組成部分

招標檔案系統、完整、真實地記錄了招投標活動的全過程，是檢驗招標活動是否公開、公平、公正的依據。這些檔案資料真實可靠，一方面便于招標人和有關部門、機構對項目進行后期的管理、驗收、審核和備查，另一方面也有助于管理工作人員對招投標工作進行學習研究、總結經驗、汲取教訓，以提高以后的工作水平。

（二）招標檔案是完善業務服務的重要保障

隨著經濟全球化的深入發展，國際間的經濟活動日趨頻繁，招標工作也要與國際市場逐步接軌。在符合政策法規、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的優勢和資源，為客戶提供富有價值的咨洵服務，招標檔案就是其中非常重要的資源。包含有招標操作中形成的大量不同行業不同類型的招標項目，積累了豐富的經驗和資料，把這些資料規范管理和保存起來，可以為今后的招標工作提供強有力的、真實的信息資源支持。在需要時，查閱提供相應或類似項目以前的招標資料，可以為客戶提供有效的信息服務，以降低招標項目風險，為招標工作的順利開展提供保障。

（三）招標檔案使招標過程更加規范有序

招標工作是嚴格按照《中華人民共和國招標投標法》所規定的程序運作的，整個運作的程序和過程中都會形成格式化的檔案材料，執行嚴格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整、及時歸檔、移交驗收，可以對招標的各個程序是否規范運作進行檢查，這實際上也是保證招標工作質量的一道重要防線。

二、明確招投標檔案的歸檔案范圍和歸檔內容

招投標檔案的歸檔范圍，是指在招投標活動中形成的有保存價值的全部資料都。對文件資料是否具有保存價值的判定，主要依據文件的內容和性質進行認定。依據有關法律法規，各監管部門對招標項目歸檔的內容都作了規定，具體有以下幾個方面。

1.項目立項及批復材料。如委托代理協議，招標文件及論證材料，招標文件確認函等。

2.項目的招標材料。如招標公告，招標邀請函、詢價函或談判邀清函，已發出的招標文件，已發出招標文件的必要澄清或修改文件，購買招標文件的登記記錄，供應商的資格審查情況報告，邀請招標的供應商邀請記錄，詢價及競爭性談判的邀請對象，確定理由等材料以及答疑會記錄和紀要，現場勘察記錄和紀要，繳交投標保證金情況表。

3.項目的開標文件材料。如投標文件的登記記錄，參加開標的供應商簽到表，開標會議議程，開標時間地點過程的有關記錄，投標文件的正本，已提交投標文件的補充修改和撤回的文件記錄，投標人不足三家的廢標材料記錄，對開標過程的公正書，評標專家形成過程和名單。

4.項目評審文件材料。如評標委員會、監督人員及有關工作人員簽到表，評審工程記錄及打分表，評審報告及附件，項目廢標報告及處理意見，評審紀律材料，現場監控錄音錄像材料。

5.項目的中標文件材料。如確定中標人的文件材料（招標結果的確定文件、中標通知書），質疑處理材料。

6.項目采購階段的材料。如采購項目合同，項目的驗收文件材料，資金支付文件及證明。

7.其他文件材料。如項目工作總結，項目效益評估書，其他與招標項目、過程及完成情況有關的文件材料。

三、做好招標檔案規范化管理的措施

（一）建立健全招標檔案歸檔管理制度

建立和完善科學合理的管理制度，并在工作中嚴格執行落實。歸檔制度的內容主要包括三個方面，即歸檔范圍、歸檔時間和歸檔文件質量要求，對歸檔的時間、內容、移交、驗收、分類、整理、立卷、保密、保管、使用、銷毀等做出明確詳細的規定。根據管理制度履行招標檔案管理利用手續，定期進行檢查考核，及時發現問題和處理問題，使招標檔案管理在制度的保障下規范運行。

（二）加強招標檔案管理硬件設施建設

目前，由于重視程度不夠等多方面的原因，招標檔案管理的硬件設施跟不上招標業務發展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設施配備不齊全等現象，達不到規范化管理檔案的要求。因此，要加大資金投入，配齊檔案存放櫥柜、溫濕度儀、加濕器、除濕器、空調等設施設備以及安全防盜門、監控報警器等安全設施，使檔案庫房達到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，以滿足招標檔案的安全規范管理和日益增長的檔案數量存放要求。

（三）提高招標檔案管理人員的綜合素質

招標活動是一項依照法律法規規范運作的采購活動。它要求管理招標檔案人員要有良好的職業道德和法律法規意識，明確檔案管理是一項原則性、服務性極強的工作。首先，招標檔案管理人員必須恪守國家法律和檔案工作紀律，認真貫徹執行《中華人民共和國招標法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》。 其次，要樹立正確的職業觀念，認清檔案工作的作用，以求真務實、嚴肅認真的工作態度和高度負責的責任感來對待檔案工作。再次，要有較高的業務能力?！稒n案法》要求檔案工作人員應“具備專業知識”，招標檔案管理者在加強檔案業務學習的同時，要補充招投標業務知識和信息化、數字化等相關知識，以促進招標檔案管理朝著現代化、規范化的方向發展。