緊貼中心 服務大局臨邑縣努力提升檔案信息化建管水平

文·唐甲龍

服務是檔案工作的生命線，也是檔案工作的出發點和落腳點。近年來，臨邑縣檔案局在省、市檔案局的關心指導和縣委、縣政府的正確領導下，按照“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的工作思路，緊貼中心、服務大局，大力推進全縣檔案信息化建設工作，改造升級館藏檔案管理系統平臺，開通館室一體化系統平臺，提高檔案信息利用效率，提升檔案工作服務水平，達到了“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”的良好效果。

一、提認識、鼓干勁，為開展檔案信息化工作凝聚思想共識

思想是行動的先導。檔案工作在全縣各級各部門中或多或少存在著“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現象，即便是縣檔案局的同志，有的也認為這是一項可有可無的工作，思想還停留在“收起來、存起來”的較低層面，沒有自覺地將新時代“以人民為中心”的指導思想內化于心、外化于行。針對這種現象，臨邑縣檔案局從以下三個方面為切入點，提高站位、解放思想、凝心聚力。

（一）以上級檔案主管部門的部署要求為統領，學習匯報到位，贏得縣委、縣政府的重視支持

近年來，國家、省、市檔案局在不斷加強和改進新形勢下檔案工作的同時，均把檔案信息化建設作為重點工作之一予以強調。縣檔案局每次收到相關文件和相關會議精神之后，都是第一時間以呈閱件的形式向縣委、縣政府主要領導、分管領導作專題匯報，并結合實際提出切實可行的措施方案，贏得了縣領導的認可和重視支持。2015年，縣委、縣政府兩辦制定出臺了《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，對檔案工作給予了強有力的政策支持，對檔案信息化建設提出明確要求，強調要從源頭上規范、整合、存儲、開放和共享檔案信息資源，著力構建“智慧檔案”共建共享平臺，有力地推動了全縣檔案信息化建設的快速發展。2016年，縣委書記林春元同志先后對省、市要求推進檔案信息化建設的文件作出批示，要求分管縣領導認真研究，切實抓好落實。2017年，縣委、縣政府主要領導、分管領導多次專題研究檔案工作，并主持召開檔案信息化工作推進會，協調解決檔案信息化建設工作中遇到的困難和問題，為加快推進全縣檔案信息化建設提供了良好環境。

（二）以全國示范數字檔案館為榜樣，確立工作目標，統一全局上下的思想認識

2016年6月，由分管縣領導親自帶隊，組織有關人員赴江蘇、浙江、廣東3省6地專題考察學習了檔案信息化建設、數字檔案館（室）建設、民生檔案服務利用等方面的先進經驗。在此基礎上，縣檔案局結合工作實際，確立了以全國首批示范數字檔案館為標桿，加快推進館藏檔案數字化，著力建設數字檔案館的任務目標，并以此統領全局人員的思想認識，把檔案信息化作為全局工作的一條主線。現已全面完成館藏檔案數字化工作，并按照國家級數字檔案館測試辦法和要求，對機房進行了改造，購置了磁盤陳列、備份軟件、應用服務器、防火墻等硬件設施，新上了館藏查檔系統，進一步提升了查檔速度和工作效率，得到了社會各界的一致好評。

（三）以開展全省檔案工作科學化管理為抓手，重抓點上突破，起到典型引路的作用

把檔案信息化建設部分作為重中之重，明確要求擬晉級省先進、示范的單位，必須開展本單位室藏檔案的全文數字化，并配備必要的軟件系統和硬件設備。經過縣檔案局與有關單位的共同努力，檔案信息化建設異軍突起，由原來的短板、弱項，成為引領全縣檔案事業發展的“先行軍”。2015年至2017年，全縣有先后14家單位晉升為“全省檔案工作科學化管理先進單位”，4家單位晉升為省級示范單位。截至目前，有28家單位的檔案管理軟件進行了全面升級改造，其中2家單位安裝使用了網絡版的檔案管理軟件，3家單位檔案管理系統與OA辦公系統無縫對接，實現了文檔一體化。縣檔案局還依托臨邑縣電子政務系統，啟動了館室一體化工程，有6家單位開通了館室一體化系統，10家單位正在進行檔案鑒定劃控工作。在線查檔、在線歸檔的實現，進一步調動了各單位檔案信息化建設的積極性。

二、抓隊伍、強培訓，為開展檔案信息化工作提供人才支撐

事業的發展關鍵在人。檔案信息化建設也亟需一批能擔當起歷史重任，具有過硬政治素質、良好職業道德和較強專業技能的人才隊伍，因此，臨邑縣檔案局堅持開展教育培訓，聚焦能力提升。

一是堅持請進來搞培訓。通過舉辦業務培訓班，多措并舉加強全縣檔案干部隊伍建設，全力提升檔案干部統籌、謀劃、協調、組織、推動和落實的能力，讓全縣各級各單位的檔案人員學習掌握檔案管理新技術、新方法，如計算機基本原理、檔案管理系統的操作、網絡安全和網絡維護等相關知識，不斷提高檔案人員的綜合素質，為檔案信息化建設提供了人才保障。2014年以來，邀請省、市檔案專家前來授課10多次，培訓檔案人員1000余人次，全縣檔案人員的業務技能和工作水平得到全面提高。

二是堅持走出去學經驗。分期組織全縣積極性高、業務基礎好單位的檔案人員參加省、市舉辦的各類檔案業務培訓班，組織擬晉升山東省檔案工作科學化管理先進、示范單位的檔案人員到省內和浙江、江蘇、湖南、廣東等地學習交流，選調人員到省、市檔案局進行跟班學習等方式接受高層次培訓，讓大家在交流合作中學知識、長見識、增才干。通過對標先進找差距、立足實際補短板，經過一段時間的努力，各相關單位的檔案信息化工作都得到主要領導的重視和支持。近年來，先后開展了10多次、50余人次的跨區域、跨部門、跨單位交流學習，均達到了解放思想、拓寬視野的良好效果。

三是堅持沉下去摸實情。緊緊圍繞全省檔案工作科學管理的要求和德州市檔案局的工作部署，安排全局人員分組分期到各鄉鎮（街道）、縣直各部門和有關重點企業開展調研，查找存在的問題，提出解決的措施，形成書面報告。縣檔案局能夠解決的立即落實，不能解決的以呈閱件的形式報縣委、縣政府領導研究解決。近年來，圍繞提高服務群眾水平、基層檔案室建設、檔案安全保管等專題，開展了民生檔案建設、檔案管理系統應用、檔案信息安全等方面的調研，既鍛煉了全局人員干事創業的能力，又幫助各單位切實解決了一些實際困難和問題。

四是堅持招進來快培養。堅持人才引進，采取招錄、遴選等方式，有計劃引進檔案信息、編研開發、檔案科研等方面的急需人才，通過交任務、壓擔子、教方法，加快提升新進人員的工作能力和水平。在原有2名本科學歷人員的情況下，2016年縣委、縣政府又專門研究同意縣檔案局通過公開招考錄用1名大學生，進一步增強了人才力量。

三、防風險、排隱患，為開展檔案信息化工作筑牢安全堡壘

檔案信息和數據安全事關黨和國家、人民群眾的根本利益，事關經濟社會發展大局，確保安全保密是檔案工作的底線，檔案工作者必須站在對黨和國家負責、對人民和歷史負責的高度切實抓緊抓好。

（一）下發一個通知，強化檔案信息安全防范

隨著全縣檔案數字化工作的推進，先后有40多家單位開展了檔案數字化加工工作，各相關單位累計完成全文數字化檔案120多萬幅，目錄錄入21萬多條；其中7家單位室藏檔案數字化率實現了100%，36家單位文書檔案數字化率實現了100%。與此同時，檔案信息安全逐步提上了重要議事日程，為此縣檔案局提請縣委、縣政府兩辦分別于2016年10月和2017年8月先后兩次下發通知，進一步加強檔案信息化建設工作，把檔案信息和數據的安全防范作為重點進行了強調。之后，有20多家單位主要負責人親自與縣檔案局聯系、溝通檔案信息化建設工作，有30多家單位的檔案人員主動到縣檔案局咨詢開展檔案數字化工作的有關標準和要求。

（二）開展一項檢查，查找檔案信息安全隱患

按照《檔案法》《保密法》和《計算機信息系統保密管理暫行規定》等相關法規的要求，縣檔案局每年都聯合縣保密局加強對計算機檔案管理軟硬件系統進行監督和檢查，明確要求各相關單位非公開的檔案信息一律不得在互聯網上發布。對已開放的檔案目錄查詢服務，采用身份認證、安裝防火墻、數據備份等行之有效的安全防護措施。對存在的安全問題，下達整改通知書，并適時進行回頭看，確保了檔案數據系統安全、可靠，有效防止了失密和泄密事件的發生。

（三）搭建一個平臺，開展檔案數字化服務

縣檔案局成立了數字化加工服務中心，以確保檔案信息安全為重點，面向全縣各單位免費提供規范的檔案數字化加工技術培訓。在數字化工作推進中嚴把以下幾個環節：對數字化加工場所等硬件條件不足的單位，將室藏檔案送到縣檔案局集中進行數字化，不收取任何場地使用費；對自行外包數字化工作的單位，要求其將檔案信息化、數字化的工作計劃、方案等相關資料報縣檔案局審核后再實施，并將數字化成果及時報縣檔案局備份；對在館室一體化系統上運行的數據，均是先進行鑒定劃控，在縣檔案局領導小組確認沒有涉密和不易公開的信息后，再掛接上內網。同時，聘任濟南一家檔案監理公司作為項目監理，對數字化加工、信息安全進行全程跟蹤、質量鑒定，確保可掛接、可查詢、可共享，從而保證了檔案數字化加工的質量和信息的安全。2018年初，臨邑縣檔案局將第一批全縣893G的電子檔案光盤送交山東省電子文件（檔案）容災備份中心，進行了電子檔案的離線備份工作。