高校檔案機構職能拓展研究

王 軍/安徽大學 淮北職業技術學院

1 高校檔案機構職能的演變

高校檔案機構是高等學校內部獨立的檔案事務管理機構，一般有辦公室內設檔案室、獨立設置的綜合檔案室或者綜合檔案館等三種設置形式。

高校檔案機構的職能從1983年到2009年經歷了四次發展演變，源于“政府信息公開”“現代信息技術迅猛發展與廣泛應用以及‘檔案記憶觀’逐漸得到認同”[1]。高校檔案機構作為內設機構理應承擔起文化傳承創新的重任，不斷推動社會發展。正如1956年檔案學家、時任澳大利亞聯邦政府圖書館館長的H.L.懷特所說，“檔案機構絕不是古老的被人遺忘的文件的墳墓，檔案的實質在于它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”[2]。

高校檔案機構的職能拓展首先是時代發展的必然結果。檔案機構的職能最初是“一個基地一個中心”，充分說明當時的時代要求是保管檔案，并為科研和其他方面工作提供服務。當前檔案機構的職能不斷增加，體現了新時代對高校檔案工作有了更高要求和更多期望。其次是由檔案本質屬性決定的。高校檔案是在開展各項活動過程中形成的原始記錄，具有嚴密的系統性，且種類繁多、數量較大，能為高校開展各項教育活動、文化傳承創新活動提供重要的參考信息，這就要求高校檔案機構要盡可能地拓展服務范圍和服務對象。再次是高校檔案管理法規的具體要求。新修訂的《高等學校檔案管理辦法》規定“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能……有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地”，明確要求高校檔案機構拓展職能。

2 高校檔案機構職能拓展面臨的困境

首先是主體方面的因素。高校檔案機構目前多為高校內設機構，檔案工作特別是檔案服務內容較為單一，“集中在個人事務和單位查證方面……科研成果咨詢的利用量不到總量的1%”[3]。究其原因，是因為高校檔案機構長期處于較為邊緣化的地位，檔案工作人員人手不足，且因為種種原因業務能力較低，特別是缺乏主動服務高校中心工作和主動服務高校相關部門及其他社會公眾的意識。

其次是客體方面的因素。其一，高校檔案機構保管的檔案資源種類較為單一，主要是文書檔案、會計檔案、人事檔案，檔案相對沒有特色。其二，高校保管的檔案受自身密級和保管期限限制，利用需要經過繁瑣的證明和申請程序，“不同的密級和保管期限又會影響到它們的提供利用……高校檔案管理處于傳統管理模式之下，檔案的形成單位對其形成和移交的檔案實際上擁有優先使用權和監督權”[4]。其三，囿于場館局限、經費不足、建校時間較短等原因，部分高職院校沒有實現檔案管理現代化，檔案資源共享程度較低，檔案機構職能得不到最大程度發揮。

3 高校檔案機構職能拓展路徑

3.1 建立學生培訓與實習基地

高校檔案機構能夠為高校“相關專業學生教學實踐和畢業實習提供良好的實踐平臺”[5]，因此高校檔案機構可與高校學生處、思想政治教育部、團委等部門合作，建立在校學生愛國主義教育、思想政治教育、校史校情教育培訓基地，不斷提升學生的道德情操，并推動校園文化建設。高校檔案機構還可與高校教學系部聯合構建人才實習基地，如在高校檔案機構內設置勤工助學崗位，聘請學生特別是圖情檔專業的學生協助進行檔案管理，提升學生的實踐能力、使他們獲得一定的經濟收益，并解決高校檔案機構人手不足、工作人員業務水平不高的問題。高校檔案機構通過建立學生培訓與實習基地的形式，能夠使其職能得以拓展延伸。

3.2 合作建立大數據中心

大數據時代要求高校檔案機構充分運用大數據思維，不斷更新檔案服務理念[6]。隨著數字化校園建設情況逐漸成為衡量高校現代化程度的重要依據和評判高校教育教學質量的重要指標，對檔案數據價值進行深度分析、挖掘以提供更具價值的服務是大數據時代下高校檔案工作的新方向。高校檔案機構應順勢而為，充分利用自身專業優勢，積極與高校網絡技術服務機構合作（甚至主導）建立高校大數據中心，如建立在校學生檔案數據庫、畢業學生檔案數據庫、科研檔案數據庫等，成為數字資源的加工、分享和服務機構。

3.3 參與高校信息公開工作

高校信息公開工作始于2010年9月1日《高等學校信息公開辦法》的頒布實施，《辦法》規定了高校應主動公開的十二類信息和不予公開的四類信息；之后教育部印發《高等學校信息公開事項清單》，明確了高校信息公開的領域和內容；今年7月，安徽省教育廳下發《安徽省教育廳關于推進教育領域政府信息公開工作的通知》，要求嚴格按照《安徽省教育領域政府信息主動公開事項目錄標準規范（試行）》列出的29項信息主動公開事項目錄標準規范，積極主動開展信息公開工作，并要求高校辦公室具體承擔高校信息公開報告起草上報工作。

事實上高校檔案機構參與甚至承擔高校信息公開工作具有諸多優勢。首先，高校檔案機構每年都要收集《高等學校管理辦法》規定的十一大類檔案，基本能把高校所有的檔案資源“一網打盡”，因此掌握了豐富的檔案資源，其資源優勢是高校任何一個二級機構所不具備的，因此高校檔案機構可以積極介入高校信息公開工作中去。其次，高校檔案機構設有專門的檔案保管場所，擁有專門的檔案管理設施設備，還建立了專門的檔案管理制度，完全可以憑借其在信息管理方面的優勢參與信息公開工作，確保高校信息公開工作規范開展和有序運行。最后，高校檔案工作人員常年從事檔案管理和服務工作，對信息的價值大小、涉密性和敏感性比較熟悉，同時負責高校統計年鑒、大事記、機構沿革等材料的匯編工作，具備承擔高校信息公開工作的能力。因此高校檔案機構要加強與高校辦公室的溝通協調，積極參與并承擔高校信息公開職責，主動提供多元化的信息服務。

3.4 推動跨界合作

當今世界的交融性越來越強，開展合作、謀求共贏才是明智之舉。“檔案機構過去大多獨立工作，因此在檔案工作中往往存在受眾面窄、功能單一、服務被動等問題，而跨界合作正是解決這些問題的重要途徑”[7]。“互聯網+”時代檔案利用客體呈現出數字化且可共享、數據量增大且載體形式發生變化兩大特點。對高校檔案機構來說，開展跨界合作可以更好地整合檔案資源，促進檔案資源共享；有利于提高檔案工作服務質量，滿足用戶需求，提高檔案的利用效果。高校檔案部門可與其他公共文化機構聯合舉辦展覽，目前多個地方已經開展相關實踐，能夠為高校檔案機構提供借鑒。如首都博物館就和北京市檔案館合作舉辦過“北京的胡同四合院展覽”“享譽京城的老字號展覽”；與媒體合作開展檔案宣傳，如2014年安徽省檔案館與《合肥晚報》合作，在晚報開設《安徽檔案揭秘》欄目，共發稿42期、10萬多字，后將刊文匯編成冊為《昔檔今讀（第一輯）》，很好地宣傳了檔案的作用。另外還可以利用微博、微信、博客、論壇等網絡社交平臺宣傳檔案，并加強與信息技術企業的合作，將檔案信息安全業務外包給這些企業，借助其不斷更新的防火墻技術、加密技術，不斷提升高校檔案數據信息的安全保護力度，確保檔案信息數據庫的安全。

此外，要實現高校檔案機構的職能拓展，還要加強高校檔案資源建設，特別要大力收集檔案資源，如面向全體師生和其他社會人士征集與本校相關的檔案資源，如征集反映學校精神風貌、辦學理念、文化傳統、學術精神、輝煌歷史的實物資料、名人檔案、校史檔案并精心整理和妥善保管，完善高校記憶；鼓勵師生申報校史研究項目課題，推動教育史、專業建設發展史、高校大師名師教育思想等方面的研究；加大高校檔案信息化建設力度，并利用信息技術手段確保檔案信息資源客體安全和檔案利用主體隱私安全；高度重視用戶檔案利用體驗，簡化檔案利用程序、提高檔案利用效率，不斷提升師生和其他社會公眾的檔案意識。