電力企業如何做好數字檔案室建設

陳 彬/國網紹興市上虞區供電有限公司

企業數字檔案室建設是企業檔案信息化建設的重要內容，企業開展數字檔案室建設能變革傳統的檔案管理模式、流程和體制，更新檔案工作理念，推動企業檔案工作快速發展。企業開展數字檔案室建設亦是貫徹省委省政府相關要求的舉措，省委省政府明確要求大力發展覆蓋全省的數字檔案館（室）等新興文化服務平臺，并明確提出到2020年國有企事業單位檔案室要全部建成數字檔案室。下面筆者以所在單位國網紹興市上虞區供電有限公司為例，談談電力企業如何做好數字檔案室建設。

1 組建工作架構

國網紹興市上虞區供電有限公司組建了嚴密的工作架構，由公司一把手掛帥，下設4個專業組，分別為存量檔案數字化組、增量檔案電子化歸檔組、數字檔案質量督查組、綜合保障組，并明確各專業組由一名分管副總領導。各專業組職責清晰、任務明確且各有側重，保證了數字檔案室建設工作有序推進；一把手親自領導，還為協調各部門和爭取資金等提供了便利。

2 開發檔案管理軟件

目前很多單位采用了能接收協同辦公系統電子文件的數字檔案管理軟件，但是這些管理軟件卻不能接收有些業務系統產生的專業電子文件，是因為無法與這些業務系統的接口兼容、與其數據格式保持一致，這時先要將相關的紙質業務文件歸檔，再將檔案進行數字化，此舉既增加了工作成本，又使得原生電子文件變成了數字化副本。在數字檔案室建設過程中，公司十分重視開發合適的檔案管理軟件，并建立軟件與各大業務系統的集成接口，實現電子文件網絡采集和自動歸檔。

3 整合目錄數據庫

公司雖早已經建立覆蓋室藏實體的目錄數據庫，但錄入的數據質量不高，很多關鍵詞沒有在條目上體現，且不能支持高效率的搜索和查尋。我們根據電力企業的特點，參照省市有關規定，專門制定了《國網紹興市上虞區供電有限公司文件級目錄著錄細則》，規定了公司各類檔案特別是業務類檔案的文件級目錄數據庫結構和著錄細則，并組織專業人員對原室藏檔案目錄數據庫進行梳理和修改，為示范數字檔案室建設奠定了基礎。

4 開展“存量數字化”

由于公司電力系統工程資料繁多且存在多種類型的重要藍圖，如工程前期資料、線路路徑圖、衛星地理圖、主接線圖、招投標資料等，我們依據《浙江省電力單位紙質檔案數字化加工技術規范》《浙江省電力單位電子公文歸檔管理實施辦法》事先制定了紙質檔案數字化加工技術規范，明確掃描方式、圖像保存格式、文件命名方式以及掃描質量要求，將所有應數字化檔案掃描成TIFF格式，并轉換為PDF格式進行掛接，這樣既滿足了數據批量掛接的要求，又方便了電子文件質量檢查。此外我們還十分重視對實物進行數字化，這些實物包括獎杯、獎牌、錦旗、獲獎證書等，它們記載了公司的工作業績和所取得的社會、經濟效益等，具有重要價值，我們通過掃描、高清拍照等手段進行數字化。

5 實施數據集成遷移

公司信息化管理起步較早，開展數字檔案室建設時需要將公司多年來形成的、保存在各平臺上的各門類、各類型的電子檔案數據遷移導入到統一的檔案管理平臺上。遷移工作看似簡單，但在實際工作中會產生各種細節問題，極易導致遷移失敗，進而造成遷移數據丟失，這些問題包括原文件號與目錄號不一致、之前錄入的題名和責任者格式不規范、批量掛接時工作人員沒有認真校驗造成目錄著錄不完整、頁數不符或者順序不對等。因此在遷移過程中需要檔案人員認真校對、反復核查相關信息，確保電子檔案的完整性、準確性與可用性。

6 推進“增量電子化”

在完成上述工作的基礎上，要及時推進“增量電子化”，并形成常態化工作機制。實踐中公司采取了多項舉措，如大力推行無紙化辦公，實現電子公文流轉網絡化；在招標文件中明確項目投標單位在投標時提供紙質版與電子版標書；在行政管理考核中增加與電子化歸檔工作相關的內容；等等。