試論新形勢下煤炭運銷企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理策略

黨小剛

(陜西延長石油礦業(yè)有限責(zé)任公司煤炭運銷分公司，陜西 榆林 719000)

一、煤炭運銷企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，對煤炭需求量逐漸增加，推動了煤炭運銷企業(yè)快速發(fā)展，為了在市場競爭中增強實力，現(xiàn)代煤炭運銷企業(yè)必須要做好內(nèi)部管理工作，從而嚴(yán)格管理辦公室工作，在管理過程中落實完善的內(nèi)部控制制度，約束工作人員的行為，推動各項工作按照規(guī)范化的步驟進(jìn)行，促進(jìn)煤炭運銷企業(yè)更好地發(fā)展，有效提升經(jīng)濟效益。

二、煤炭運銷企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，煤炭運銷企業(yè)辦公室管理工作存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，所運用的管理方式不先進(jìn)，在開展管理工作時，需要依靠諸多的人力進(jìn)行管理，給內(nèi)部管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)，而且，還難以做到全面地管控，無法實時監(jiān)督，不能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，進(jìn)而無法實現(xiàn)對企業(yè)運銷工作的協(xié)調(diào)，出現(xiàn)運銷問題，不利于煤炭運銷企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)過詳細(xì)分析，總結(jié)出管理方式和理念落后，沒有做到與時俱進(jìn)，必然會影響管理效果，體現(xiàn)出創(chuàng)新監(jiān)管模式是當(dāng)務(wù)之急。第二，現(xiàn)有的內(nèi)部管理機制不完善不具體，管理制度的內(nèi)容沒有指出相關(guān)規(guī)定，使監(jiān)管不到位，造成管理力度不夠，無法增強約束力，漸漸地辦公室的工作人員在辦理業(yè)務(wù)和工作中經(jīng)常不遵守管理規(guī)定，就會出現(xiàn)不規(guī)范的行為，不能確保運銷環(huán)節(jié)按照流程進(jìn)行，難以提高銷售額和效益，甚至?xí)С鲞^多的資金，造成不必要的浪費，充分可知管理制度不健全帶來諸多的影響，使內(nèi)部辦公室工作在缺少監(jiān)管下開展，一旦出現(xiàn)任何問題，都會影響煤炭運銷。此外，煤炭運銷企業(yè)辦公室工作主要給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，協(xié)調(diào)溝通各部門工作，但在實際的工作中，此種職能沒有得到最大程度的發(fā)揮，進(jìn)而影響到企業(yè)辦公室管理的水平，也不利于煤炭運銷企業(yè)的發(fā)展。

三、試論新形勢下煤炭運銷企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理策略

(一)運用信息化的管理模式，提升管理效果

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，煤炭運銷企業(yè)必須要跟上時代發(fā)展的步伐，從而積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，便可構(gòu)成信息化的管理模式，管理人員運用網(wǎng)絡(luò)，登錄管理平臺，隨時都可以查看到辦公室工作內(nèi)容和當(dāng)天應(yīng)完成的工作量，充分了解工作人員有無怠慢和懶散的現(xiàn)象，以及對待本職工作是否用心，其在管理軟件上一目了然。因此，在管理中運用信息化的管理模式具有重要意義，不僅改變和創(chuàng)新了監(jiān)管方式，還減輕了監(jiān)管工作負(fù)擔(dān)，無需大量的人力，借助信息技術(shù)，實時掌握運銷和經(jīng)營活動的流程，還可以與監(jiān)控裝置連接起來，看到辦公室工作人員辦理業(yè)務(wù)的步驟，全面了解有無不規(guī)范的行為，體現(xiàn)出管理方式非常全面，方可盡早發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的人員，盡快予以處罰，確保辦公室工作按照規(guī)范流程進(jìn)行，對于推動煤炭企業(yè)長久發(fā)展十分有利。同時，也提升了管理效果。

(二)完善內(nèi)部控制管理制度

在新時期，煤炭運銷企業(yè)在開展辦公室工作的過程中要重視實施完善的內(nèi)部控制管理制度，從而按照科學(xué)的監(jiān)管策略，在各個方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理，一旦發(fā)現(xiàn)有違規(guī)的現(xiàn)象，應(yīng)按照規(guī)定立即處罰，起到警示的作用，使各個部門和辦公室的員工，自覺做好本職工作，逐漸增強約束力和管理力度，從根本上杜絕出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，以此確保運銷環(huán)節(jié)不出錯，沒有任何問題。因此，完善內(nèi)部控制管理機制非常重要，這是煤炭企業(yè)不斷發(fā)展的前提和根本，只有先做好管理工作，才能夠做好各個部門的溝通，協(xié)調(diào)各個部門的工作，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。同時，在運銷中還應(yīng)結(jié)合管理制度提出的要求，在指定的日期收取回款的資金，進(jìn)而加強管理資金，使?fàn)I銷和運營過程，都有充足的費用支出和投入，為運銷更好地奠定基礎(chǔ)，有利于推動煤炭企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

(三)嚴(yán)格監(jiān)管辦公室工作流程

目前，煤炭運銷企業(yè)不僅要關(guān)注獲得效益，還應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)管辦公室工作流程，從而在顯著的位子張貼監(jiān)管內(nèi)容，明確提出違規(guī)帶來的后果，以及應(yīng)接受的處罰，使辦公室工作人員充分了解規(guī)定制度，在實際工作中時刻依據(jù)規(guī)定進(jìn)行市場調(diào)研，全面掌握市場需求總量，而后，制定詳細(xì)的運銷計劃。此外，對于現(xiàn)有的生產(chǎn)技術(shù)，提出自己的見解和意見，表明為了提高生產(chǎn)效率，需積極引入先進(jìn)的自動化生產(chǎn)設(shè)備，在短時間內(nèi)可以快速提供大量的煤炭，推動煤炭運銷企業(yè)主動按照提出的建議引入最新的生產(chǎn)技術(shù)，進(jìn)一步提高效益和銷售量。同時，表明辦公室人員對待本職工作更加認(rèn)真，始終以做好運銷工作為重點，在實際工作嚴(yán)格依照管理規(guī)定，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地進(jìn)行辦公室工作，對于促進(jìn)煤炭企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展非常有利。

四、總結(jié)

在新形勢下，煤炭運銷企業(yè)在發(fā)展的過程中應(yīng)先解決管理之中存在的問題，從而在管理過程中實施完善的內(nèi)部監(jiān)管機制，依據(jù)規(guī)章制度管理各個崗位的員工，及時發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的現(xiàn)象，立即予以處罰，促使工作人員自覺管理自我，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好辦公室工作，逐漸增強責(zé)任感。同時，還應(yīng)積極運用信息技術(shù)，構(gòu)建信息化的管理模式，進(jìn)而全方位地管理，做到嚴(yán)格監(jiān)管，杜絕出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，為煤炭運銷企業(yè)長久發(fā)展奠定基礎(chǔ)。