推進職業院校檔案利用服務的途徑與方法

王君渠

摘 要：隨著信息社會的發展，信息資源在社會發展中的作用越來越大，作為信息資源的重要組成部分，職業院校檔案開發和利用至關重要。本文以信息化、數字化為背景，對職業院校檔案利用服務進行戰略謀劃，并對推進檔案利用服務的途徑與方法提出針對性的建議。

關鍵詞：職業院校 檔案管理 檔案利用

隨著信息社會的發展，信息成為重要的社會生產力，為此我國教育部、國家檔案局也針對學校檔案發展先后發布了相關規劃，如《檔案事業發展“十一五”規劃》。在國家政策推動下，職業院校檔案利用服務步入新的階段。

職業院校檔案具有較高的利用價值，為職業教育發展和應用型人才培養提供重要檔案資源支持，也為社會提供信息、教育、科研、技術等方面的信息服務。尤其是職業院校在應用型技術層面的檔案資源，能夠為社會公眾或企業提供信息支持。

職業院校檔案利用服務不僅能夠實現社會效益，還對學校自身有較高的經濟效益。因此，立足職業院校檔案管理現狀，積極創新檔案利用服務途徑與方法有積極意義。

一、拓寬職業院校檔案利用服務領域

1.檔案服務校園文化建設

校園文化是職業院校重要的隱性教育資源，對培養學生的綜合素質具有積極的作用。學校檔案與學校發展、師生教學活動息息相關，具有較強的影響力與說服力，是校園文化建設的生動素材。

（1）利用檔案信息資源服務校園精神文化建設。比如利用檔案中的辦學思想、校風校訓等綱領性文件渲染學校制度，利用學校各種榮譽資料激勵學生學習，培養創新精神等。

（2）利用檔案信息資源服務校園物質文化建設。比如利用學校各時期建筑設計圖紙、相關建筑資料、設計理念以及學校各種標志等資料，為后期的建設提供支持，還可將學校建設中具有積極價值的資料通過建筑物展示給師生，豐富校園文化內涵。

（3）利用檔案資料服務校園制度文化建設。職業院校發展與時俱進，當環境發生變化時，學校制度文化也會做出相應的創新，這時可充分發揮檔案的作用，引導師生對學校現行制度的認同，并自覺維護校園制度。

2.開發校友檔案信息資源

在信息時代，人力資源是重要的社會資源，而校友人物檔案是職業院校的重要人才資源、公共關系資源和智力資源。校友人物檔案不僅是對學生進行思想教育的寶貴資源，也能夠展現學校人才培養的導向。此外，優秀校友對學校培養的感恩、貢獻、捐助等，能夠提升學校的辦學能力，而且校友與社會、企業之間的關系，也能夠幫助學校加強校企合作，推動學校建設發展。

在校友人物檔案開發利用中，應以校友人物檔案建設為基礎，全面深化校友人物資料征集工作，加強校友人物信息資源建設與宣傳。校友人物檔案開發應集中于杰出校友、海外校友、年輕校友三類校友信息，發揮校友人物檔案的榜樣、典范效應，利于學校招生、教學與就業。此外，學校還可充分挖掘檔案中與校友相關的信息，設計開發特色校友紀念品，校友收藏與使用這些帶有學校文化信息的物品，無形中也為學校做了良好的宣傳。

3.檔案服務學校外部形象建設

職業院校之間既存在合作關系，又存在競爭關系，對外樹立良好的學校形象，打造突出的品牌效應，對學校發展建設具有積極的意義。

學校檔案記載了學校的發展歷程、教學成就、榮譽獎勵等信息，這在對外宣傳上是令人信服的宣傳材料。因此，學校檔案部門應努力開發這部分檔案利用服務，擴大學校對外宣傳力度。

在具體操作中，要立足館藏資源，采取傳統與現代媒體相結合的方式，圍繞主題需要開發利用檔案資源。利用檔案服務對外宣傳工作時，要做到以下四點。

一是放開思想，勇于創新，真正樹立檔案服務；二是統籌規劃，突出學校特色和亮點，制訂年度計劃與工作主題；三是爭取學校支持，加大檔案開發的投入；四是完善檔案管理團隊建設，尤其設立專門的對外宣傳崗位，最大限度發揮學校檔案的宣傳作用。

4.檔案服務和諧校園建設

隨著社會及學校對檔案工作認識的不斷提升，民生檔案理念被提出并得到學校重視。民生檔案雖未有統一的界定，但在實踐應用中卻是職業院校檔案建設與管理的突破和創新。

民生檔案并非單一的人事檔案或黨政檔案，而是所有涉及學校、師生民生的檔案總稱，比如學生成績檔案、學生獎懲檔案、學生就業檔案、學生學籍管理檔案、教師工作福利檔案、教師職務晉升檔案、教師獎勵檔案、學校科技專利檔案、學校科研成果檔案、學校教學成果檔案等。

在和諧校園建設中，職業院校檔案部門應深化民生檔案資源建設，以“分門別類”的方式建立有關師生切身利益的檔案系統。

此外，學校檔案部門還應加大信息技術的使用力度，提高民生檔案服務力度，拓展服務范圍，提升服務質量，簡化檔案服務程序，為師生排憂解難。通過高質量的民生檔案服務，增強師生對學校的歸屬感和凝聚力，維護校園的和諧穩定氛圍。

二、推進檔案利用服務的途徑與方法

1.改進和創新編研工作

對職業院校檔案管理的現狀進行分析可知，由于種種原因，一些具有較高價值的檔案被分散各處，或者分散在不同的卷宗、案卷中。這種零散的檔案存儲狀態造成“信息孤島”現象，對檔案開發利用很不利。

因此，學校檔案部門應結合自身實際情況深入研究，創新改進檔案編研工作，按照一定的標準將零散的檔案系統化，利于用戶查閱。

（1）擴大服務范圍，在檔案管理新理念的指導下，檔案編研目標需以“服務本校為主，服務社會為輔”，向社會化發展。檔案編研人員應充分了解學校各部門以及社會主要用戶的真實需求，引入師生參與制度，創造出高質量、深層次的編研精品，面向學校和社會推出編研成果，滿足各類用戶的需求。

（2）傳統編研與新型編研相結合，并充分發揮展覽的傳播功能。在新型編研理念的指引下，職業院校檔案內容需更加廣泛、豐富，做好檔案信息資源搜集工作，并對信息進行深加工，提煉出能夠為學校和社會服務的檔案信息，提升檔案服務的社會影響力。在檔案宣傳方面要重視展覽的作用，采取多元宣傳方式，比如縱向聯合、橫向聯合、跨行業聯合等方式，充分利用各種展覽來宣傳學校的檔案服務。

2.加強知識服務

簡單來講，知識服務就是將檔案文獻單元轉變為知識單元，提供學術層面的服務。針對職業院校檔案服務的特點，主要從以下兩個方面加強知識服務。

（1）結構優化參考咨詢服務。即對有針對性需求的用戶提供更高層次的知識服務，發揮用戶交互的優勢，結合用戶需求提取檔案結構化知識。可采用的方式有電子郵件服務（一對一、一對多等）、網頁參考咨詢服務（用戶網頁提交咨詢，工作人員檢索并反饋結果）、虛擬參考咨詢服務（即時溝通工具咨詢，并直接給予相應資料鏈接）等。

（2）主動信息服務。包括信息推送服務、專業主題信息服務等，利用大數據技術，將用戶分組，然后結合用戶檢索信息的種類，主動向用戶推送相關檔案信息。對于專業主題信息服務，學校檔案部門可根據用戶需求，將相關檔案資源、服務與工具進行整合，形成有針對性、持續性的主題檔案信息，推送給有針對性需求的用戶。

3.強化檔案信息化、數字化建設

檔案信息化、數字化是檔案管理發展的趨勢，對推動檔案服務具有積極作用。檔案信息化、數字化建設的內容通常包括檔案信息數字化、檔案管理系統建設、檔案服務網絡建設等。

首先，結合職業院校實際情況完善檔案信息標準建設，建立技術保障體系，確保檔案服務網絡、檔案信息系統的安全性和規范性。其次，加大數字檔案資源建設力度，比如對學校大量紙質檔案進行數字化轉換，可以選擇全部館藏數字化，或者將使用頻率高、價值高的檔案進行數字化轉換。再次，對數字化后的檔案資源實施規范的著錄，實現檔案信息資源共享。

4.注重特色檔案資源開發

當前，職業院校檔案管理的標準已不能完全反映當前社會發展的特征，檔案收集范圍也不能滿足面向社會服務的職業院校檔案利用的要求，尤其是當前的館藏模式無法將學校特色的檔案信息體現出來。許多有價值的檔案資料是以靜態形式“深埋”于檔案館中，因此在大力拓展職業院校檔案利用服務工作中，應加大特色檔案資源的開發利用。

（1）制定合理的歸檔范圍。檔案工作人員在檔案管理中要突出精品意識，提高檔案質量，保證入館資源比例協調，并突出學校特色的檔案。檔案歸檔理念由“資源守成型”向“用戶導向型”轉變，重點歸檔學校重大活動、重大科研項目、重大建設項目、重大會議、重大改革工程等方面的檔案信息。

（2）拓展檔案史料征集渠道。在檔案服務社會化發展的推動下，檔案服務面向的不僅僅是學校，還包括大量的社會用戶。因此檔案內容不僅是學校相關的信息資源，還應包含學校外延的信息資源，比如與學校辦學相關的資料，與學校特色專業相關的資料、與學校特色學科相關的資料、校企合作相關資料等。在檔案史料征集中，要注重渠道的拓展，比如館內外結合、校內外結合、網上網下結合、國內外結合等。

（3）構建學校檔案部門聯盟。與其他職業院校、甚至是相關企業建立連通機制，建設檔案信息網絡，實現檔案資源共享、優勢互補。

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（作者單位：臨沂職業學院）