淺談大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案信息化工作

文·荊冰 劉秀

大數(shù)據(jù)時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，企業(yè)通過云計算，可以搜索到相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對其進行關(guān)聯(lián)、提取，通過挖掘和分析加以利用，對企業(yè)科學管理有著決策性的作用，極大的提高了企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益。

一、數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源的基本內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)發(fā)展過程中形成的較完整的真實記錄，也是企業(yè)在長期發(fā)展中文化、技術(shù)沉淀積累的結(jié)果，凝聚了企業(yè)幾代人的智慧結(jié)晶。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息源類型多樣，根據(jù)信息的來源大致可分為企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人事、財務、銷售、設備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、榮譽及企業(yè)會議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人事、財務、銷售、設備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學技術(shù)檔案為主體，生產(chǎn)經(jīng)營檔案為重點，是同企業(yè)人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富，它的儲備實際上已成為企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，其豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和發(fā)展后勁的一種標志。國外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和發(fā)展的財富。

二、企業(yè)大數(shù)據(jù)的特點

（一）數(shù)量巨大且內(nèi)容豐富

人類任何的生產(chǎn)經(jīng)營活動都可能用電子媒體記錄，通過計算機傳播、復制，人類每時每刻都在制造海量信息，數(shù)據(jù)量以PB級甚至ZB級來計算。據(jù)估算我國檔案正在以每年40%的速度增長，被檔案館保存的只是冰山一角。絕大多數(shù)信息未被歸檔，但卻起著重要作用，它們應進入檔案工作的視線。

（二）類型多樣且傳播范圍廣

傳統(tǒng)檔案不外乎紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等幾大類，檔案數(shù)據(jù)庫也是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。而隨著互聯(lián)網(wǎng)絡與傳感器的飛速發(fā)展，種類繁多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)屬性，難以用表結(jié)構(gòu)來表示。在記錄檔案信息資源數(shù)據(jù)的同時還需要存儲數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，增加了檔案信息資源數(shù)據(jù)存儲、處理的難度。

（三）數(shù)據(jù)價值高

一是電子文件的應用能有效地保護檔案原件；二是大量的電子文件可以通過大數(shù)據(jù)分析，再現(xiàn)企業(yè)檔案的生產(chǎn)管理的全過程，為企業(yè)發(fā)展提供智能決策的檔案利用服務。

（四）價值密度低

大數(shù)據(jù)時代需要從浩瀚無煙的數(shù)據(jù)庫中從不同的側(cè)面、不同的渠道提取有價值的信息，企業(yè)檔案信息的質(zhì)量是非常重要的。數(shù)據(jù)價值密度的高低與數(shù)據(jù)總量的大小不成正比，數(shù)據(jù)質(zhì)量是最難控制的，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)需要經(jīng)過反復一層層的分析萃取有用的信息，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲、傳遞等所有環(huán)節(jié)都會影響到數(shù)據(jù)的質(zhì)量，高質(zhì)量的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是管理創(chuàng)新的源泉。

三、企業(yè)檔案實施大數(shù)據(jù)管理的積極作用

（一）把靜止的檔案變成“活信息”

傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)和電子文檔為主，檔案長期處于被動利用狀態(tài)，更多的只是存儲安放的作用，缺少分析利用的過程，難以體現(xiàn)其本身價值。大數(shù)據(jù)通過云計算，可以搜索到相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對其進行關(guān)聯(lián)、提取，通過挖掘和分析加以利用。將被動變?yōu)橹鲃樱岇o止的檔案變成“活信息”。這就是大數(shù)據(jù)時代相較傳統(tǒng)檔案管理新機遇的體現(xiàn)。

（二）提高檔案管理運行效率

檔案的信息化管理運行，需要一套成熟的檔案管理流程和方法來確保信息化管理的順利實施。由于企業(yè)檔案電子文件數(shù)據(jù)量巨大，無論是海量的企業(yè)檔案電子文件的存儲、長期保存還是海量企業(yè)檔案電子文件的可用性均面臨巨大的挑戰(zhàn)。解決這一問題的關(guān)鍵所在是運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進行處理，降低各種信息化流程管理和運行中的難度，確保信息化的管理和運行能夠順暢。

（三）為企業(yè)生產(chǎn)管理提供智能決策

企業(yè)檔案電子文件記載了企業(yè)在生產(chǎn)和管理的每個歷史時期的所有事情，通過大數(shù)據(jù)的整合和可視化分析，對某一時期歷史檔案數(shù)據(jù)的還原，可以再現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)與管理的全過程，并按照用戶需求，邏輯分析，形成報告，為今后的企業(yè)生產(chǎn)管理提供智能決策。

（四）保護實體檔案安全

傳統(tǒng)的檔案管理，大部分實體檔案是以紙質(zhì)的形式保管起來， 檔案利用也是通過人工去查借閱檔案。這樣的物理的存儲方式及人工服務，利用起來既費時費力又不利于檔案保護。電子文件通過云存儲的方式，存儲在企業(yè)檔案的檔案大數(shù)據(jù)中心，用戶在權(quán)限范圍內(nèi)方便地利用電子文件的同時，實現(xiàn)了檔案的用、管分離。 用戶查看的信息鏡像，紙質(zhì)檔案或電子文件將長期保存，可以很好地保護實體檔案的安全。

四、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設

（一）加強大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設

1.行業(yè)規(guī)劃組織、統(tǒng)一標準和規(guī)范。首先，我們必須充分認識到大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化管理是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程。電子文件的管理、數(shù)字檔案建設、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子檔案的應用等企業(yè)檔案信息化應用與管理的內(nèi)容應由該行業(yè)最高部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準和規(guī)范，大大節(jié)約了企業(yè)的檔案管理成本，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享，更好地在企業(yè)工作中發(fā)揮其作用，并為社會和人民服好務。

2.企業(yè)檔案電子文件大數(shù)據(jù)挖掘利用層。主要包括企業(yè)檔案查詢服務、企業(yè)檔案的生產(chǎn)管理重現(xiàn)及基于企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)分析與決策服務等。特點是在滿足傳統(tǒng)的檔案利用的同時，針對海量檔案信息數(shù)據(jù)，跳出專業(yè)角度，人為因素，單純就數(shù)據(jù)而統(tǒng)計，找出規(guī)律，形成分析報告，提供智能決策方案。

3.加快建設云數(shù)據(jù)中心。數(shù)據(jù)只有不斷流動和充分共享，才有生命力。應在各專用數(shù)據(jù)庫建設的基礎上，通過數(shù)據(jù)集成，實現(xiàn)各級、各類指揮信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享。通過建立企業(yè)檔案云數(shù)據(jù)中心，將企業(yè)生產(chǎn)、管理過程中所有的檔案信息都匯聚存儲到云數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享共用。

（二）強化人才意識，大力全面培養(yǎng)，打造復合型人才

檔案數(shù)字化建設是一項技術(shù)性、系統(tǒng)性工作，涉及融合了計算機技術(shù)、信息存貯技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)、安全技術(shù)等多項高新技術(shù)。企業(yè)除在資金、技術(shù)等方面給與大力支持外，人的素質(zhì)是制約檔案信息化發(fā)展的一個不可忽視的關(guān)鍵因素。大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案人員不僅要有過硬的檔案專業(yè)知識，還要提高計算機操作技術(shù)能力和信息化管理素養(yǎng)，只有精通計算機操作和檔案業(yè)務知識的檔案人員，才能對于新增檔案門類、載體，能夠提出科學合理的管理方法，具備信息化時代地探索創(chuàng)新精神，方能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂分析的尷尬。

（三）強化安全意識，加強數(shù)據(jù)收集與權(quán)限管理

盡管大數(shù)據(jù)能給檔案管理工作帶來諸多好處，但是這也不能掩蓋大數(shù)據(jù)背后存在的風險和隱患。一個是企業(yè)檔案質(zhì)量控制方面的，另一個是企業(yè)檔案安全控制方面的。

1.企業(yè)檔案質(zhì)量控制方面。加強數(shù)據(jù)收集，確保信息齊全。眾所周知“巧婦難為無米之炊”。檔案室是重要的信息資源儲存庫，檔案工作的根本目的是開發(fā)利用，但庫中無“糧”，何談開發(fā)？何談利用？檔案的收集工作是起點、是基礎。做好企業(yè)收集工作，一方面就是加強企業(yè)檔案室建設，督促其深入貫徹國家檔案局頒布的 “10 號令”以及國家有關(guān)部門制定的專業(yè)、專門檔案管理規(guī)范，健全歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統(tǒng)一管理原則，努力提高各類檔案整理編目的標準化、規(guī)范化水平，確保企業(yè)檔案資源在載體和門類上的齊全完整。另一方面，加強制度建設。既要制訂綜合性的檔案工作實施辦法、細則、規(guī)定和制度， 又要對檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、編研、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)， 以及檔案工作目標管理、崗位職責、考核獎懲等有關(guān)措施做出明確規(guī)定， 使檔案工作有章可循，有法可依， 讓人們把歸檔變成自覺的行動， 杜絕私存文件材料不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，做到所有檔案資料應歸盡歸。

2.企業(yè)檔案安全控制方面。一設置訪問權(quán)限。不僅要設置用戶名和密碼，還要根據(jù)檔案資料的重要性為不同的人員設置不同的權(quán)限，為不同權(quán)限的人員設置檔案資料的訪問范圍，并為不同人員設置不同的數(shù)據(jù)載體權(quán)限，不同的級別的人員必須使用規(guī)定的載體拷貝相關(guān)資料。二加強安全教育。加強管理人員防范意識，定期進行安全宣傳和安全檢查。三高端控制。限制專門服務器，專用網(wǎng)絡，并安排特定人員通過特定計算機訪問，配備專業(yè)數(shù)據(jù)安保人員來監(jiān)控，不可隨意將其放到公網(wǎng)或局域網(wǎng)中。四建立異地容災機制。建立一個更為可靠和安全的檔案信息化平臺，同時也需要建立異地容災機制，以便在發(fā)生各類災害時保障數(shù)據(jù)不被丟失。

大數(shù)據(jù)時代的來臨，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和完善，大數(shù)據(jù)必有廣闊的應用前景，企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發(fā)和利用。