淺談醫院聲像檔案管理與利用

文·朱振華

醫院聲像檔案是指醫院在從事醫療服務以及社會活動時，通過攝錄手段以不同材料為載體，并輔以文字說明而形成的照片、底片、磁盤、錄音帶、錄像帶、光盤等具有保留價值的歷史記錄。醫院在日常管理和診療活動中形成了大量聲像材料，這些聲像材料不僅是簡單的歷史記錄，而且對以后醫療經驗的積累、醫療水平的提高以及醫療服務精神的升華都具有重大意義，因此聲像檔案已成為醫院檔案的重要組成部分。但是在實際工作中，由于部分人員對聲像檔案重要性認識不足，管理制度不完善，導致大量聲像檔案不能進行有效整理、分類、歸檔，從而出現分散流失或是被科室和個人據為己有等現象，沒有發揮出聲像檔案應有的綜合效應，造成了聲像檔案價值的巨大浪費。因此運用先進的現代信息技術手段來記錄和管理聲像檔案，已成為醫院檔案管理的當務之急。那么如何保管和利用好這些聲像資源，使其成為醫院未來發展建設的推動力，是目前各個醫院應該思考和探討的新課題。

一、醫院聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案管理制度不夠完善

根據筆者的工作經驗，各級醫院一般都有按照上級要求制定本級醫院規章制度的習慣，仔細分析會發現這些規章制度中基本都不涉及聲像檔案的管理。制度上的缺失必然給聲像檔案的保存與管理帶來一定難度。在實際工作中，在醫院活動中形成的照片、錄音、錄像等影像資料隨著拍攝和錄完就算徹底完成任務，這些資料的后續處理或者保存問題純屬拍攝者個人的行為，導致了大量的聲像資料分散在各個科室、部門或個人手中。當遇到機構調整或人員離退、調動等人事變動時，由于沒有形成規范的移交制度，造成了許多重要的聲像資料流失、損壞甚至丟失。

（二）聲像檔案保存的現代化水平不高

聲像檔案的形成主要是依靠現代化的信息技術來完成的。就目前而言，大部分醫院即使是有聲像檔案管理措施及制度，其具備的現代化水平也達不到聲像檔案保存和利用的標準。首先是大多數醫院在進行聲像檔案管理時受限于技術和設備的水平，不能對已有的聲像檔案進行數字化處理、翻錄，導致后期的管理水平達不到與前期拍攝技術同步，這種不同步發展極大限制了聲像檔案的后期保存與利用。其次是聲像檔案管理存放設備落后。聲像檔案不同于普通的紙質檔案，其保存條件對于溫度、濕度等要求比較高，最重要的是要防止磁化，這就對存放地點、存放設備提出了更高的要求。但是由于部分醫院對聲像檔案的重視不足、認識不夠，沒有為聲像檔案的保存提供專門的場所和設備。目前很多醫院的聲像檔案與紙質檔案一樣都存放在普通的文件柜里，致使部分年代較為久遠的照片、底片出現了不同程度的變質問題，嚴重限制了聲像檔案綜合價值的發揮。

（三）聲像檔案管理者專業化程度不高

聲像檔案的特殊性不僅對存放地點和設備有著極高的要求，而且對于從事聲像檔案管理人員的專業素質要求也很高。首先是部分從事聲像管理的人員專業化程度不高，缺乏研制能力，影響了聲像檔案的進一步開發、利用。其次是從事聲像檔案管理的人員對于自身工作定位太片面，把自己的工作僅定位于保管員，缺乏深入細致的科研意識，使很多具有開發利用價值的聲像檔案“養在深閨無人識”，發揮不了其應有的作用。

二、強化醫院聲像檔案管理的途徑

（一）健全醫院聲像檔案管理制度

俗話說“沒有規矩不成方圓”，各醫療單位要結合本單位的工作實際制定出聲像檔案資料搜集、歸檔的統一管理制度，防止聲像檔案的分散流失，杜絕檔案歸科室或個人所有的行為。首先加大檔案宣傳力度，使醫院全體人員了解聲像檔案的重要性，自覺協助聲像檔案的管理工作。其次，加強重點科室檔案的收集整理，對于產生聲像檔案比較集中的科室，可責成攝錄人員直接征集。最后，要規范聲像檔案的分類與整理，確保有關制度落到實處，從而使醫院的檔案管理工作走上法制化、規范化、制度化、標準化的軌道。

（二）注重硬件建設，提高檔案管理的現代化水平

聲像檔案是技術含量較高的科技產品，要求采用現代科技管理手段，實現聲像檔案數字化，延長聲像檔案的留存壽命，實現檔案信息資源共享。一方面將可以掃描的資料收錄到計算機，另一方面，利用采集卡將錄像內容搜集到計算機中，以電子文件的形式保存，以確保聲像檔案的長久保存。另外要加大資金投入，不斷購置、升級聲像檔案管理的硬件設備，完善保管所需的場所和設備，使醫院檔案管理適應新時代技術革命的需求，向著科學化、現代化的管理目標不斷邁進，更好地為醫院建設服務。

（三）樹立聲像檔案管理意識

做好聲像檔案管理，工作人員的檔案意識非常重要。因此，要在工作中培養檔案人員強烈的責任意識、敏感的檔案意識和敏銳的檔案視角，緊密關注可能產生聲像檔案的部門、人員，做好溝通工作，及時把聲像檔案歸檔整理、以備后續的開發利用之需。

三、努力提高聲像檔案開發與利用水平

（一）采用科學化管理方法，提高檔案利用率

創新管理模式、實現科學發展。醫院應改變以往的模式，設立專門的聲像檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，克服檔案管理中分散管理的弊端，減少檔案收集的難度，使醫院的檔案管理系統化、完整化，全面涵蓋醫院的發展歷史。聲像檔案管理應由實體管理向信息管理轉變，運用現代技術手段，加大資源開發力度，提高檔案管理效率和管理水平。改變過去重管理輕服務的管理模式，把聲像檔案管理的工作重心由管理轉移到服務上來，要變被動服務為主動服務，主動為醫院科研人員和廣大患者提供優質服務，最大限度地發揮檔案的作用。

（二）培養專業人才，提高聲像檔案利用率

針對聲像檔案管理人員素質低的問題，要把人才隊伍建設提到重要議事日程。首先，醫院要引進一批新聞、廣播影視、信息技術等院校畢業的專門人才，為他們提供實踐的廣闊平臺，使他們盡快成為醫院聲像檔案管理方面的骨干人才。其次，要對醫院從事聲像檔案管理的人員進行培訓，提高他們的業務水平。最后，要在醫院工作人員中選拔一些綜合素質高、工作能力強、熱愛聲像檔案事業的人員充實到聲像檔案管理隊伍中去，推動檔案管理水平的提高。

總之，提高聲像檔案的管理、利用水平，對于完善醫院的檔案管理以及醫學學科的發展意義重大。在醫療衛生改革進入攻堅階段和醫學科學飛速發展的今天，我們必須提高認識，改進聲像檔案管理水平和利用程度。為醫學發展和學科建設提供寶貴經驗，為人民健康事業及構建和諧社會奉獻力量。