信息時代下中學學籍檔案管理路徑探究

文·盧青

學籍檔案是學生入校到畢業發展情況的全記錄，也是學校教學發展及學生學習狀況的原始憑證。學籍管理是學校對學生所獲得的學籍資格進行管理。雖然很多中學已經逐漸普及電子學籍檔案，但面對龐大冗雜的數據信息，學籍管理呈現出效率低下、缺乏監督的局面，難以滿足現代化的教學需求。因此，探索實現檔案管理信息化、規范化、一體化“三化”建設，是提升學籍檔案管理服務水平的必然要求，也是建設現代化學校的必然要求。

一、電子學籍檔案管理的重要性

（一）更真實反映學生綜合素質

隨著電子學籍檔案的推廣，學生學籍檔案內容在學校、學生、家長等方面協調管理形成，其內容是學生在校期間的真實記錄，可有效呈現學生的學習量化、獎懲及表現，能更真實反映綜合素質水平情況，有效解決虛假注冊學籍和跨省、跨地區、跨學校重復注冊學籍等問題。

（二）更準確提供政策依據

全國統一的學生學籍檔案管理系統建立后，全程網絡跟蹤學生從入學、注冊、轉學異動等學籍情況，對全國范圍內的學生流動情況實時監控和管理。為各級教育行政管理部門劃撥義務教育經費、政府資助等方面提供依據，為優化區域教育資源配置提供數據保障。

（三）更高效提供教育服務

電子學籍系統能夠極大提高工作效率，方便校方和家長，能對現有的檔案進行統一有效管理，方便查閱和開展服務。如轉學，傳統學籍轉接模式需要家長在兩地往返奔波辦理轉學手續，學籍轉接效率低、成本高，而在電子學籍系統環境下，家長只需向轉入學校提出申請，其他流程均可通過網絡辦理。

二、現行學籍管理中存在的突出問題

（一）學籍信息化程度低

現在大部分學校雖然已經普及學籍信息管理系統，但部分系統是學校依據自身需求開發的，還有部分是購買的學籍管理軟件。這些軟件之間兼容性差，格式不一，歸檔難度大。隨著學籍檔案的逐步完善，數據量增大，而現有數據處理設備更新換代慢，難以滿足信息化需求。

（二）管理手段有待提高

學籍檔案管理牽涉部門多，部分學校尚未建立規范的學籍檔案管理制度，只注重新生學籍集中注冊環節，缺乏日常更新，使得學籍記錄不完整，無法準確反映學生情況。教育部尚未建立統一的電子學籍檔案標準，學校間的電子檔案缺乏統一性，利用率遠沒有達到預期。

（三）專業人才隊伍不穩定

目前教師資源緊張，檔案管理人員時常因教學需求更換崗位；部分管理人員習慣傳統的管理方式，參加培訓少、技能更新慢。這導致專業人才占比較低，學籍檔案管理工作專業人才匱乏，人才隊伍不穩定。

三、學籍檔案管理創新路徑

教育部門和學校在學籍管理實踐中，積極轉變觀念，將學生作為真正主體，探索適合校情的教學管理模式，推進學籍管理信息化、規范化、一體化“三化”模式，真正實現學籍信息管理創新管理、數據共享。

（一）夯實基礎，設施建設信息化

不斷完善學籍管理信息系統，積極推廣全國中小學生學籍信息管理系統，統一建立電子檔案；對學生學籍實行動態管理，包括對學生注冊、畢業、學籍異動等情況及時更新，全面掌握學生的真實情況，努力做到學號唯一、接口統一、覆蓋全面。學校設立專業管理部門，注重引進培育專門工作人員，提高檔案管理人員信息處理能力。教育部門明確責任，將學籍管理信息化納入學校信息化建設總體規劃中，加大資金投入，配齊電腦、數據存儲器、圖文掃描儀、打印機、攝像機等硬件設施，為學籍信息化建設提供物質保障。

（二）加強設計，制度建設規范化

健全學籍管理制度， 完善檔案管理流程，檔案數字化加工前，要預先清點、檢查、登記，并做好監控防范措施，防止學籍信息外泄。建立健全學籍檔案管理人員培訓制度，定期舉辦業務培訓，提升業務水平。建立健全學籍信息化管理監督評價體系，強化對學籍管理規范操作的監督。學籍信息管理制度的制定要結合學校的教學等規章制度，對違反學籍管理等規定的學生，應以教育為主、處罰為輔，寬嚴適度地執行學籍管理制度。只有建立健全的學籍管理制度才能夠保證學生學籍信息的安全性，推進學校教學管理工作的高效運轉。

（三）優化服務，管理效用一體化

學校與主管部門之間、不同學校之間、學校與社會之間實現學籍信息共享，將成長檔案納入學籍管理系統，實現學籍檔案信息管理動態、透明、準確。教育部門與學校之間學籍信息系統搭建通用接口，按照“入學建檔，各學段隨轉”的原則進行管理，實現學籍號唯一、系統共通，保證學生學籍信息的準確性、唯一性、連續性。不同學校之間學籍信息管理系統要實現最終學籍檔案格式一致，如高中學生升入大學，實行統一格式后，只需通過教育部門把學籍信息轉到相應高校，避免中間環節，降低轉接風險。學校、教師、學生和家長之間實現學籍信息互聯共通，學校教務處可以通過管理系統總體把握全校學生的學籍信息；班主任可以在線及時查閱學生各科成績、出勤情況；家長可以分配賬號，了解學生在學校的活動動態和成績變化。實現學籍信息管理一體化，減少學籍信息錯誤，實現管理透明化，提高學籍管理效率。

總之，教育部門、學生和社會要轉變觀念，協同推進學籍檔案管理“三化”建設，為學校的教學管理工作提供完備規范的支持保障。