淺談學校檔案信息化建設

文·張淑春 魯娜

當今世界已邁入信息時代，信息化給人們的生產、生活、思維、學習都帶來了巨大影響。新技術與教育的融合不斷深入，教育事業發展已離不開信息化的道路。學校檔案信息化建設既是順應時代潮流、應對時代挑戰的必然，也是破解自身教育發展問題的迫切需要。

一、學校檔案信息化建設是一項重要的基礎工作

學校檔案信息化建設是教育信息化的一個重要組成部分。要把學校的教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的、反映學校歷史面貌的、對學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄，從傳統的紙質記錄形式發展為信息化的方式，學校檔案的信息化建設是教育信息化的前提和基礎。

在中學的檔案主要有黨政檔案、教學檔案和學生檔案三大類。

一是學校黨政檔案。學校政治工作、思想教育、行政管理財務會計等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學校執行黨的路線，特別是執行教育方針、政策情況的依據，是了解學校基本情況的第一手材料。

二是教學檔案。教學檔案是記載和反映本校教育工作、教學實踐、科技研究、課外活動和實驗設備等方面的真實情況，具有保存價值的的文件材料。

三是學生檔案。學生檔案是中學生在校學習過程中形成的，能夠反映學生成長情況的材料，都歸入學生檔案。學生檔案是學校對學生進行了解、培養、管理的記錄和依據。

教育信息化需要有學校電子政務為支點，學校建立了統一的電子政務平臺，有了統一的學校政務內網和政務外網，才能實現學校黨政檔案、教學檔案和學生檔案數據的共享，從而實現我國教育事業的信息化。

二、當前學校檔案信息化建設的任務

計算機技術在我國普及應用已經30多年了，現代信息技術已經在各項工作中得到廣泛應用。學校各個部門建起了各自的應用系統，有辦公系統、檔案管理系統、財務管理應用系統、人事檔案管理系統、黨務工作系統、學籍管理系統、食堂管理應用系統等等，形成了校園的各種信息管理。這些系統（或功能）是隨著各部門工作需要，各自在不同時期建設的。建設時由于沒有的統一管理和電子文件歸檔標準，形成的電子（檔案）數據無法有序共享。為了加快教育信息化的步伐，學校檔案信息化就需要進行下列建設。

一是明確工作目標，建立統一的學校政務內網和政務外網，建設完善統一的學校電子檔案管理。整合 、清理 、規范各應用系統（或功能），完成學校內部信息系統整合清理，初步建立學校信息資源目錄體系，初步實現學校各部門原信息系統（或功能）的互聯互通。

二是“審”“清”結合，清除消除校內“僵尸”信息系統。通過信息系統審計，掌握各部門信息系統數量、名稱、功能、使用范圍、使用頻度、審批部門、審批時間、經費來源等。完成對系統使用與實際業務流程長期脫節、功能可被其他系統替代、所占用資源長期處于空閑狀態、運行維護停止更新服務，以及使用范圍小、頻度低的“僵尸”信息系統的清理工作。

三是推進整合，加快學校部門內部信息系統整合，共享學校電子檔案。推動分散隔離的信息系統加快進行整合。整合后按要求分別接入學校電子政務內網或國家電子政務外網的數據共享交換平臺。將分散的、獨立的信息系統整合為一個互聯互通、業務協同、信息共享的“大系統”。實現各部門政務數據基于本校信息共享網站的共享服務。

四是設施共建，提升學校統一網絡支撐能力。完善學校的政務內網和政務外網，健全管理體制機制，繼續推進學校網建設，拓展網絡覆蓋范圍，逐步滿足業務量大、實時性高的網絡應用需求。加快推進教育信息化的任務落實。

五是構建目錄，開展學校政務信息資源目錄編制和已存電子檔案信息數據大普查。逐步構建全校統一、動態更新、共享校核、權威發布的學校政務信息資源目錄體系。

六是完善標準，加快構建學校政務信息共享標準體系。依托國家電子政務相關的標準體系，建立健全學校政務信息資源數據采集、數據質量、目錄分類與管理、共享交換接口、共享交換服務、多級共享平臺對接、平臺運行管理、網絡安全保障等方面的標準，推動標準應用工作。