醫(yī)院檔案電子化管理過程中存在的問題及對(duì)策研究

凌 波

(昭通市第一人民醫(yī)院，云南 昭通 657000)

一、醫(yī)院檔案實(shí)行電子化管理的優(yōu)越性

檔案電子化管理，就是將檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)換，使之通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，進(jìn)而讓信息的二次利用變得更為便捷。相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式而言，信息化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一，檔案原件可以得到更好的保護(hù)。利用掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)編輯等功能，讓各類紙質(zhì)、圖片等信息，轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子化保存和二次利用。這樣能夠?qū)υM(jìn)行更為妥善的保護(hù)，因?yàn)樵梢源鎯?chǔ)在固定的位置，不再進(jìn)行流轉(zhuǎn)，因此就少了很多損害的機(jī)會(huì)，檔案原件就能夠得到很好的保護(hù)。第二，檔案管理效率得到顯著提升，而且還有效降低檔案管理的人力、存儲(chǔ)空間等成本的投入。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的信息處理能力很強(qiáng)，而且存儲(chǔ)規(guī)模很大。不僅能夠?qū)Ω鞣N檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的管理，如存儲(chǔ)、歸類、采集和處理等。還能夠有效提升信息的利用效率，只需要通過搜索就能迅速找到所需資料，同時(shí)這些檔案資料還能夠進(jìn)行快速的共享。通過電子化管理，信息的查閱范圍還能夠得到顯著擴(kuò)大，這樣檔案的價(jià)值就能夠得到更好的凸顯。

二、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

(一)缺乏細(xì)致分工，存在多頭管理

檔案管理不同層次的職責(zé)沒有明確，導(dǎo)致缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案的安全和完整性受到顯著影響。另外，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理還存在著顯著的多頭管理現(xiàn)象。例如，綜合檔案室主要管理的內(nèi)容為文書及其他檔案的少部分。而檢查影像類檔案，人事檔案等，則又由其它部門各自分散管理。

(二)電子化檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，制度不夠完善

當(dāng)前，醫(yī)院電子化檔案的管理制度不夠完善，檔案電子格式的轉(zhuǎn)換進(jìn)度顯著落后，這些都會(huì)極大的影響檔案信息的利用需求，檔案的管理水平也難以提升。當(dāng)前，很多醫(yī)院還沒有構(gòu)建專業(yè)化的檔案分類，也沒有讓歸檔程序變得規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的管理。另外，管理人員還不同程度忽視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，很多工作人員并不能準(zhǔn)確的了解檔案管理的真正意義和作用。

(三)檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高

醫(yī)療行業(yè)本身對(duì)專業(yè)性要求很高，對(duì)檔案管理人員的文化素質(zhì)、醫(yī)療專業(yè)素質(zhì)、管理流程、信息技術(shù)、檔案管理專業(yè)知識(shí)等方面都有著較高的要求。然而目前從事醫(yī)院檔案管理的工作人員，整體素質(zhì)相對(duì)不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，很多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)就倉促上崗。導(dǎo)致很多管理人員的工作能力達(dá)不到現(xiàn)代檔案管理的要求，他們?cè)诠ぷ髦腥狈?chuàng)新，不夠主動(dòng)。

(四)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，軟件系統(tǒng)不滿足需求

醫(yī)院所涉及到的檔案內(nèi)容十分繁雜，而且覆蓋的范圍也十分廣泛。雖然檔案信息可以進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，但是很多原件也需要有專業(yè)的檔案室來進(jìn)行精心保管。然而現(xiàn)在很多醫(yī)院都缺乏這種基礎(chǔ)設(shè)施，檔案存儲(chǔ)空間很小，溫濕度環(huán)境達(dá)不到要求。另外，即使是電子化管理，相關(guān)的軟件功能也達(dá)不到需求。比如影像檢查系統(tǒng)、病歷系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等都不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，這樣信息的共享，重復(fù)利用就變得十分困難，信息化管理并不能真正實(shí)現(xiàn)。

三、改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理的思考

(一)完善檔案管理制度，規(guī)范管理行為

該方式能夠有效減少檔案管理隨意性問題，確保檔案管理的穩(wěn)健發(fā)展。比如可以構(gòu)建相應(yīng)的歸檔和采集制度，檔案的利用和存管制度，以及明確相關(guān)的歸檔范圍以及保管時(shí)間范圍等，確保每項(xiàng)行為都可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

(二)完善檔案管理體系使之標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)前，在檔案管理環(huán)節(jié)，必須要加快數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，要從傳統(tǒng)的文檔管理，轉(zhuǎn)換成信息化管理。這樣，檔案管理的核心對(duì)象就是數(shù)據(jù)資源。也就是說，需要構(gòu)建基于數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的資源優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新等。

(三)強(qiáng)化培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

想要提升醫(yī)院檔案管理水平，必須要提升檔案工作人員整體的專業(yè)素養(yǎng)，比如他們不僅要掌握相關(guān)檔案管理方面的知識(shí)，還需要對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等有著相當(dāng)深入的了解。可以掌握數(shù)字化醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用和管理，同時(shí)還需要具有良好的網(wǎng)絡(luò)安全能力。隨著檔案管理的信息化，檔案工作人員必須要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需求。這就需要醫(yī)院積極加強(qiáng)針對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，同時(shí)還需要加強(qiáng)宣傳，提升醫(yī)院整體的檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，讓相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理?xiàng)l例以及規(guī)定進(jìn)行充分了解，只有這樣，才能從根本上提升醫(yī)院檔案管理水平。

(四)加大檔案管理的投入

檔案管理信息化水平的高低，會(huì)對(duì)醫(yī)療安全產(chǎn)生顯著影響。只有確保檔案信息具有完整性，才能對(duì)醫(yī)院的科研活動(dòng)、醫(yī)療水平的提升產(chǎn)生積極的作用。作為醫(yī)院的管理層，不僅要從思想上給予重視，還需要從硬件設(shè)施的投入上給予充分的重視。比如提升計(jì)算機(jī)性能，加大技術(shù)投入，加快信息系統(tǒng)的審計(jì)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。確保檔案信息管理系統(tǒng)能安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，檔案電子信息化管理，已經(jīng)成為未來的發(fā)展趨勢(shì)。因此，作為醫(yī)院檔案部門，必須要加快管理技術(shù)升級(jí)，擴(kuò)大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)模式，從而有效地提升檔案信息的利用效率和利用價(jià)值。

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