事業單位檔案管理存在的問題探討

劉迪迪

(哈爾濱市軍隊離休退休干部第五休養所，黑龍江 哈爾濱 150001)

一、事業單位檔案管理中存在的問題

(一)檔案信息化的程度不足

我國目前的檔案大都沿襲之前的紙質檔案形式，并將其留存在檔案館內，這樣就造成了占據的面積較大、使用的人員較多等問題，并且隨著時間的流逝，紙質檔案上的墨跡必然會發生氧化，直至消失，甚至于遭受到地震等常見的自然災害而受到損害，這些都會對檔案的管理工作造成干擾。伴隨著年代的積累，檔案的數量會以指數的形式增長，此時就會導致查閱檔案成為難以執行的工作，需要耗費大量的人力和物力，因而信息化的檔案已經成為大勢所趨。目前看來，只有完善檔案的科學化以及信息化工作才能實現檔案的永久保存和管理。

(二)檔案管理人員的素質較低

依據我國目前的形式看來，事業單位中進行檔案管理工作的人員大都是非專業的，他們缺乏檔案管理的專業技能，不具備信息的處理和管理能力。檔案管理作為我國大部分事業單位的邊緣工作，往往細碎而繁雜，導致許多人對此持有不屑和不在乎的看法，認為檔案管理工作不需要技能和經驗，任何人都可以直接上手工作。這就出現了在進行檔案管理工作時，管理人員常表現出不端正態度的情況，影響了檔案管理工作的正常進行。例如，檔案管理人員無法及時地對檔案管理工作進行交接，登記的檔案信息不完善等情況的出現。同時，這種現象極有可能被不良分子利用，以此來進行檔案造假行為，這是一個十分嚴重的問題。因而我國的檔案管理人員的素質必須要有一定程度的提高。

(三)檔案造假的行為時有發生

基于我國的歷史較為悠久，許多事件發生的歷史背景十分復雜，并且當時的記載工具也十分有限。而現有的事業單位的檔案內容基本上是由工作人員進行手動填寫的，這就導致檔案內容的真實性缺乏一定的可信度。所有人都必須得承認：每個人都是自私的，大家都有可能為自身的利益而作出違法的行為，檔案的填寫工作也是如此，這就會大大降低檔案的可靠度和真實性。我國的事業單位在進行檔案管理工作時，必須要將這種情況進行扼殺，不然，長此以往下去，一定會對社會秩序造成一定的干擾，影響公共社會的正常運行。

二、事業單位檔案管理工作的相應措施

(一)建設檔案管理的信息化系統

依照目前的情況來看，檔案管理工作的信息化不足情況已經導致了我國檔案管理的落后，嚴重阻礙了我國大多事業單位正常的發展速度和進程，因而建設檔案管理工作的信息化系統是勢在必行的事情。為改善事業單位檔案管理工作的現狀，最為必要的便是改變檔案管理工作的現有狀態，對檔案的信息實施科學、專業以及信息化的處理，有效完善我國的事業單位檔案管理工作的制度，建設檔案管理的網絡數據庫，利用先進的計算機網絡技術進行管理。這樣施行，不僅可以減少紙質檔案保存消耗的人力及物力，并且可以提高檔案管理工作的可靠性，減少自然災害所帶來的損害。并且要加快檔案管理工作信息化的進程，使我國的事業單位能夠早日實現高速運轉，推動其快速發展。

(二)提升檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作是我國事業單位進行正常運轉和相互協調的重要部分，對進行檔案管理工作的人員的素質提出了較高的要求。并且，如果檔案管理工作信息化系統建立成功的話，進行檔案管理工作的人員必須要有足夠的計算機使用技術。唯有將具備檔案管理工作人員的素質提高，才能充分滿足我國事業單位的工作需要。這些素質包括他們對待檔案管理工作的態度、對檔案管理工作的認識等，具體到檔案管理的方方面面。開拓檔案管理工作人員的視野，使其對檔案管理工作擁有正確的認識，摒棄已有的不正確看法。只有這樣，才可以將我國檔案管理工作的水平提高上去，滿足社會生產發展的需要，為事業單位的長久進步作出貢獻。

(三)打擊檔案管理工作中的造假現象

檔案作為社會每一位成員個人信息和經歷的整合文件，確切的真實性是其存在的基本原因，對每一位成員的發展具有重要的作用和意義。對檔案進行造假的行為是對社會其他成員的不尊重，表現出其對檔案管理工作真實性的忽視，這會嚴重危害到我國社會公共秩序的運行，干擾事業單位的正常發展。因而我們必須要對檔案管理工作的造假行為進行嚴厲地打擊，對已發現的造假行為實行嚴肅地懲罰，以警示其他工作人員。并且我們應該加強對檔案管理工作的監管力度，成立專門的監察小組，定期對登記檔案信息進行嚴格地檢查，這樣才能有效保證檔案管理工作的真實性，實現最大程度的公正，為事業單位的全體工作人員和社會其他成員提供一個公平公正、井然有序的競爭環境與工作氛圍。

三、結語

我國的事業單位已經作出了極大的努力，完善了許多之前存在的問題，取得了很大的進步，逐步建立了相對完善和科學的管理體系。完美的工作體系需要足夠的時間去建設，因而目前我們不應該對檔案管理工作中存在的問題抓住不放，而是應該努力地尋找有效的應對方法，及早地建立民主、透明、信息化的檔案管理體系，實現事業單位檔案管理工作的有序進行，使其發揮出更大的作用，推動社會的進步和發展。

[1]葛妟飛.事業檔案管理存在的問題研討[J].檔案管理，2016：51-52.

[2]王月輝.事業檔案管理存在的問題探討[J].辦公室業務，2016：261.