現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索

段星羽

摘 要 企業(yè)檔案對于企業(yè)來說是一個特殊的存在，它記錄了企業(yè)的興衰存亡。信息化時代的到來，促使信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理模式也隨之發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，檔案管理逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展。探究現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響，具有深刻的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代信息技術(shù) 企業(yè) 檔案管理 影響 對策

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

0引言

現(xiàn)代社會，信息技術(shù)發(fā)展迅速，其在各行各業(yè)都獲得了廣泛應(yīng)用，同時給各行各業(yè)帶來便利。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠進一步推動檔案管理的發(fā)展。基于此，文章從企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀入手，分析了信息技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來的優(yōu)點和缺點，并論述了提升企業(yè)檔案管理的方式，以期提升企業(yè)檔案管理水平。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1落后的設(shè)備

研究表明，現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)因素的影響，我國大多數(shù)企業(yè)仍采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理水平較為落后。另外，企業(yè)檔案管理應(yīng)用的設(shè)備較為陳舊，進而導(dǎo)致工作效率較低。而且，由于管理方式較為落后，企業(yè)管理成本整體較高，這為企業(yè)經(jīng)濟效益增加了很大的負擔。

1.2檔案管理意識淡薄

企業(yè)管理人員較為注重能夠直接提升企業(yè)經(jīng)濟效益的技術(shù)管理，對于檔案管理的重視程度較低，加之其對先進檔案管理手段的關(guān)注程度不高，導(dǎo)致我國檔案管理手段落后，這給檔案管理工作增加了較大的難度。

2現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

2.1積極影響

（1）現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠促使企業(yè)檔案管理突破空間限制和時間限制，還能夠有效整合和利用價值較高的資源。另外，還能夠拓寬檔案資源的利用范圍，提升資源利用效率，例如企業(yè)員工能夠在任何地點、任何時間都能進入電子檔案室查閱資源，進而合理利用時間。同時，信息化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，還能夠促使企業(yè)各部門之間信息的實時共享，進而提升信息傳遞效率。

（2）現(xiàn)代信息技術(shù)己經(jīng)普遍應(yīng)用在各個企業(yè)的日常管理工作之中，信息技術(shù)的普及徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文本的管理形態(tài)，不僅改變了檔案資料編輯、存儲的方式，同時還進一步擴大了檔案的利用范圍。

（3）檔案管理本職工作即對相關(guān)文本的歸納、整理，這項工作并不像想象中那么容易，人工操作極其復(fù)雜。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，將簡化檔案管理、優(yōu)化信息整理和檢索方式。另外，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)構(gòu)建企業(yè)專屬的檔案資料庫，將企業(yè)所有檔案放入該資料群中，并制造相應(yīng)的目錄，為人們查找相關(guān)信息提供便利條件。

2.2消極影響

（1）信息化建設(shè)需要引進先進的電子信息技術(shù)與設(shè)備，以此作為基礎(chǔ)才能夠逐漸實現(xiàn)。檔案管理工作也不例外，企業(yè)需要花費大量的資金引進先進的機械設(shè)備，同時在日常生活中還要加強對機械設(shè)備的維護，這給企業(yè)資金帶來很大壓力。另外，由于信息技術(shù)自身的特性，應(yīng)用信息技術(shù)建立的企業(yè)檔案系統(tǒng)容易受到攻擊，如果這個問題不能及時解決，將會導(dǎo)致企業(yè)機密檔案泄露，勢必會給企業(yè)帶來難以估計的損失。

（2）信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，需要較長的時間來實現(xiàn)對傳統(tǒng)模式的轉(zhuǎn)變。在這一轉(zhuǎn)變過程中，尤其是轉(zhuǎn)變初期，很多檔案管理員難以適應(yīng)新的工作模式，導(dǎo)致管理效率降低，給企業(yè)檔案管理工作帶來了一定的阻礙。

3應(yīng)對信息化技術(shù)的對策

3.1加大資金的投入

企業(yè)的檔案管理信息化自然離不開軟件和硬件設(shè)備的支持，因此加大資金投入，引進先進的設(shè)備是非常重要的。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，需要大量的資金作為支持。因此，企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理的資金投入力度，不斷引進先進的機械設(shè)備，同時從長遠出發(fā)，積極引進掌握先進信息技術(shù)的人才，為其提供便利，進而留住人力資源、儲備人力資源。

3.2完善檔案管理設(shè)備

先進的機械設(shè)備是信息技術(shù)在檔案管理中獲得應(yīng)用的前提。因此，企業(yè)應(yīng)引進前沿機械設(shè)備，在設(shè)備引入過程中要充分考慮企業(yè)的長遠發(fā)展目標。同時，要在日常工作中加強對設(shè)備的維護，進而降低機械事故率，提升機械效率，同時減少機械維修費用，進而降低企業(yè)成本，為企業(yè)長足發(fā)展提供保障。

3.3轉(zhuǎn)變舊的思想觀念

基于信息化高新技術(shù)的不斷發(fā)展和智能化，企業(yè)出于讓本企業(yè)的檔案管理工作得到更加高效率地進行，企業(yè)的檔案管理應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，建立信息化新觀念。企業(yè)檔案管理人員要充分認識到信息化的重要性，積極將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，同時要創(chuàng)新工作方法和機制，為檔案管理工作提供新的指導(dǎo)思想，用科學(xué)的方法管理檔案，進而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。提升檔案管理效率。

3.4健全檔案管理機制

檔案管理機制的健全對檔案管理的信息化建設(shè)具有極為關(guān)鍵的作用。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建出科學(xué)、標準的管理機制來實現(xiàn)對電子檔案整個使用過程的高效控制，從而有效優(yōu)化檔案信息化管理。這里需要注意的是，很多之前存在于傳統(tǒng)管理模式下的檔案資料都存在信息準確率低、卷宗質(zhì)量低等問題，因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)積極解決歷史遺留問題，確保建立的檔案管理機制適合現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。同時，還要優(yōu)化檔案管理的流程，確保每一個環(huán)節(jié)都能夠順利進行，提升檔案管理機制的科學(xué)性和規(guī)范性。

4結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，對于企業(yè)檔案管理來說既是機遇，也是挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)全面分析信息技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來的影響，擴大積極影響，避免消極影響。同時要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，順應(yīng)時代潮流，加大對檔案管理的資金投入，不斷引進先進的技術(shù)人才和機械設(shè)備，進而促使信息技術(shù)更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)，提升企業(yè)檔案管理水平，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 王肖.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案，2017（07）：30-31.

[2] 塔依爾·吐爾遜.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案綜合信息化管理探索[J].通訊世界，2017（03）：120.

[3] 張紅星.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：79.

[4] 馬旭紅.探究現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案的影響和對策[J].才智，2017（03）：251.endprint