人才交流服務中心檔案管理現狀及對策探析

劉松桉

摘 要：改革開放以來，隨著改革開放的深入，我國的經濟，科技，軍事，政治，文化水平都得到了顯著的提升，綜合管理水平不斷的增加。隨著我國社會經濟，科學技術水平的高速發展，21世紀的中國正在進入大數據時代，在大數據時代背景下，人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產品，網絡技術和信息技術在人們的生活和工作中發展起來。雖然辦公自動化環境下文書管理的發展已經有一定的基礎，但是再文書管理過程中還存在許多不足，在人才交流服務中心的檔案管理工作更是如此。對于人才交流服務中心來說，人才交流服務中心是人才和企業事業單位之間的紐帶。在人才交流服務中心的檔案關乎事業單位員工的基本信息以及組織關系。因此，做好人才交流服務中心檔案的管理工作，可以在一些方面顯著提升人員就業，解決企業事業單位人才短缺等問題，同時還在保證待業者權益等方面發揮著重要的作用。本文主要通過簡要分析在人才交流服務中心檔案管理的管理現狀，找出在檔案管理中存在的一些問題，并給出合理的解決對策，希望對相關部門和工作人員有幫助。

關鍵詞：人才交流服務中心；檔案管理；管理現狀；對策探析

隨著21世紀的到來，人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產品，在日常的工作中，辦公自動化已經屢見不鮮，雖然辦公自動化文檔管理已經存在一定的基礎，但是在實際的工作中對文書管理工作還有一定的不足之處。對于人才交流服務中心的檔案管理工作來說，由于管理條件，管理手段，人員組成方面存在著一些問題，造成人才交流服務中心的檔案管理工作成效偏低，對選人和用人等方面產生了許多不好的影響。隨著大數據時代的到來，社會信息化得到了高速的發展，因此，人才交流服務中心的許多檔案在數量和種類上正在不斷的增加，人才交流服務中心的檔案管理工作越來越繁瑣，增加了人才交流服務中心檔案管理工作的難度，同時也暴露出在檔案管理工作中存在的一些問題，本文主要針對人才交流服務中心在檔案管理工作中存在的一些問題，作出簡要的分析和探討，并給出合理的解決對策，希望對相關部門和工作人員有幫助。

1 人才交流服務中心檔案管理現狀

1.1 管理者的技能有待提升

隨著辦公自動化環境的發展讓文檔管理越來越向自動化信息化靠近，在這種情形下，管理工作人員也將面臨全新的技術挑戰。一些企業的事業單位文檔管理人員在管理意識上沒有前瞻性，知識結構老化，信息技術水平不合格，一旦電子檔案在管理過程中出現問題時，不能提供及時的解決對策，在很大程度上影響了文檔管理的工作效率。

1.2 棄檔現象比較嚴重

從目前我國企業中相關業務的開展進程來看，人才交流服務中心所接受或管理的檔案，主要包括高校畢業生，因私出國人員，在規定時間范圍內需要組織評審或申報專業技術資格的人員以及社會流動人員等。因此，對于人才交流服務中心的檔案來說，要管理的檔案十分龐大，而且有非常強的流動性，檔案管理內容繁雜，分類困難。除此之外，對于一些高校畢業生的檔案來說，由于這些高校畢業生在短時間里找不到合適的工作，簡單地將檔案從高校郵寄到人才市場后便很少過問，時間一長就非常容易造成檔案被遺棄或者是得不到及時補充的現象，從而為后期檔案的管理和利用留下了隱患問題。

1.3 管理條件比較落后

隨著社會的發展和時代的進步，以前全自動的高信息技術在檔案管理中得到了廣泛的應用。但是從目前我國檔案管理的發展現狀來看，一些低層次的人才交流服務中心不管是檔案管理的硬件條件還是軟件都非常落后，檔案的信息化，智能化水平比較弱。雖然我國已經出臺了大量政策來幫助人才交流服務中心的提升和改善，但由于一些基層的人才交流服務中心局限于人力，財力和物力，在檔案管理方面，還是主要通過人工管理為主要管理手段。在檔案管理的收集和查詢方面，還沒有實現真正的智能化和自動化，同時，檔案管理和社保組織人事以及監察等部門的檔案信息還沒有達到共享。

2 加強人才交流服務中心檔案管理對策

2.1 提高管理人員素質水平

事業單位必須重視文檔管理人員的信息化水平的培養，積極更新這些管理人員的知識結構，對這些文檔管理人員進行定期的培訓，讓她們了解最新的管理手段，以及相關的計算機技術。除此之外，還要鼓勵與自動化辦公單位建立溝通，學習其他單位的先進管理理念，定期組織文檔管理人員深入學習管理信息系統的各項功能，實現對系統的靈活操作。使企業的管理人員能夠最大程度的利用自動化的管理系統，達到對文檔信息的高效管理。

2.2 加大宣傳，降低棄檔現象的發生

人才交流服務中心要結合自身的工作實際，通過定期走向社區，走向企業等方式，在當地的宣傳媒體或自身的微博等新媒體平臺，做好相關的檔案宣傳工作。在畢業季到來之前，需要事先向高校對即將畢業的學生組織專題宣講，廣泛宣傳人才檔案的流轉途徑和重要性，提高檔案主體對其檔案的重要性認識，拓展人事代理的影響面，做好人事代理重要性，必要性的宣傳。

2.3 加大投入，改善檔案管理條件

基層人才交流服務中心的人，財，物有限，需要把錢花在刀刃上。一方面來說，好的檔案管理需要好的設備和好的人員，而好的檔案管理設備需要得到多方的支持，通過納入政府財政預算，購買一些優秀的檔案管理設備，從而有效改善檔案管理的管理條件。從另一方面來說，隨著信息化社會的不斷發展，為了更好地進行檔案管理工作，要充分結合技術發展的現狀，提高檔案管理的信息化設備，積極引入一些大數據，計算機信息技術，增加相應的檔案管理軟件。除此之外，還需要對檔案室進行相應的改造，為檔案管理營造出安全的保存環境。

參考文獻

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