新時期檔案工作發展概論

李彥秋

(達州職業技術學院，四川 達州 635001)

一、檔案工作發展中存在的問題

(一)檔案管理不規范

由于檔案工作一直以來工作強度大、資料收集慢、檔案管理不重視等原因導致檔案管理工作會出現不規范的現象。比如檔案收集困難、組卷不規范、檔案編號混亂、借閱無登記等管理混亂現象。而且在現實工作中還有很多檔案工作者只重視檔案收集、對檔案的整理、組卷等不重視，導致很多檔案不能規范的組卷、建檔，檔案也就失去了它的查詢意義。

(二)檔案管理者學歷較低

由于人們長期對檔案的不正確認識，認為檔案就只是收集資料，而對檔案的開發等進一步工作很少。由于長期對檔案工作的不重視，很多檔案管理者學歷并不高，對工作的要求就只是保管檔案。而單位的管理者也對檔案不重視，也并沒有對檔案管理者進行學歷的提升，而檔案管理者也沒有學習機會，對檔案信息化也沒有關注，導致檔案管理者專業能力偏低，隨著科技的發展，檔案信息化建設的提高，如果檔案管理者不提高自身學歷，就不能適應新形勢下檔案信息化建設的需要。

(三)檔案檢索利用效率不高

在檔案管理工作中，檔案檢索利用一般存在兩種方式：人工檢索和計算機電腦檢索。隨著科技的發展，計算機普及，檔案信息化的發展，現在很多檔案的查詢都是以計算機為主，但是在實際工作中由于信息錄入工作量大，很多檔案并沒有錄入到電腦中，使得計算機檢索并沒有大量開展，還是很多使用的人工檢索。另外，很多單位在硬件上投入不足，導致很多計算機檢索的工作無法開展，檔案管理者人員投入不足，這些都嚴重制約檔案檢索利用效率。

(四)檔案管理方法陳舊，管理規則制度不規范

隨著科技的發展，檔案管理也應該與時俱進，不能一直沿用過去的規章制度。但由于檔案不受重視，一直以來，檔案制度不健全，收集效率低。檔案工作一直是單位中不重視的環節，檔案管理制度也不是很嚴謹。單位從制度上就不能對檔案正確的認識，使得在很多環節沒有合理開展。不能正確認識檔案管理的重要性和必要性。管理者也是可有可無的態度導致信息資源開發不足，造成檔案利用率低甚至形同虛設。

二、開展檔案工作的舉措

在新的時期下，檔案出現了很多的新問題，檔案管理影響到單位的各個環節。本人通過研究，針對上述問題，提出以下解決辦法。

(一)提高檔案管理者的綜合素質

要做好檔案工作，要做好高校檔案管理工作，首先要提高檔案者的綜合素質，單位在聘用的時候就應該嚴格把關，設定一些錄用條件，提高錄用標準，比如要會基本的計算機錄用、大專以上學歷等，設定好聘用條件后再源頭上提高了檔案管理人員的素質。第二，在工作中要讓檔案人員參與學習，加強對檔案人員工作作風、責任感教育，在工作中要讓檔案人員參與業務培訓工作，參加業務討論，加強對工作人員的管理培訓工作，提高檔案管理人員的業務水平，增強管理人員的工作積極性。

(二)規范檔案管理制度

要檔案管理規范化、制度化就必須要在管理制度上制定規范合理的制度。檔案制度要制定合理，單位制定檔案制度的時候就要保證制度的科學性、合理性。以提高檔案管理效率為目的制定詳細的檔案管理流程、規范檔案管理中的收集、整理、組卷、錄入、查詢、借閱、編研等一系列環節，保證檔案工作順利有效的完成。單位要建立一套可行的全面檔案管理流程，各個部門要認真履行檔案制度，遵照制度執行，然后可以對各個部門年底進行統一的考核，加強檔案規范化建設。

(三)提高檔案管理水平

新時期，檔案信息化建設是單位檔案高效發展的有效方法。提高檔案信息化建設、加大對檔案的投入，提高工作人員的效率、加大計算機管理在信息化的作用，將單位檔案管理全面推向科技化、信息化。

(四)加大檔案硬件設備投入

要提高檔案工作，必須對硬件有一定的要求，要加強對檔案工作的投入。比如提供檔案存放必要的庫房，購買存放檔案的鐵皮柜、檔案柜、防磁柜等，定期對檔案庫房進行巡視，定期記錄檔案庫房的溫度、濕度、防霉防蟲等。另一方面要引進先進的檔案管理系統，加強檔案管理培訓。全面實現檔案的現代化、科技化。

三、結語

在新時期環境下，檔案工作現在越來越重要，檔案管理人員也要與時俱進，以科學的眼光來看待檔案的發展，單位上要從聘用高素質人才、制定科學合理的制度、加大對檔案工作的投入、鼓勵檔案工作者創新等幾個環節來加強檔案建設。