物業公司內控問題及成因的研究分析

章 艷

目前，加強內部控制建設是物業企業各項管理工作的重中之重，在企業發展中占據著顯著的地位，備受企業內部的高度重視與關注。市場競爭環境變化莫測，物業企業要想在激烈的行業競爭中脫穎而出，獲得較高的競爭份額，就必須要高度重視內部控制問題，不斷提升內部控制水平，確保企業資金周轉率的穩步提升，進而為物業企業贏取更多的經濟利潤。

一、物業公司內控問題具體分析

（一）控制活動形同虛設。在內部控制中，控制活動是不可或缺的組成部分，可以保證企業管理者的風險反映被執行的一些方針政策和程序，采取可行措施加強風險管理，并與企業整體目標達成一致，涉及到企業眾多職能部門的發展。然而，現階段，一些物業企業缺少清晰、明確的職務分工，授權比較模糊，并且預算管理控制執行力度嚴重不足，缺少完善的激勵機制的構建，存在著極大的安全隱患。

（二）缺少有效的信息溝通與交流。內部控制實施的重要一項條件包括信息溝通與交流，是提高內部控制效率的重要影響因素。信息存在于企業各個層次之中，為識別與應對潛在風險提供了極大的便利。然而，一些物業企業缺少嚴謹的管理結構、決策也比較多樣化，加大了企業諸多部門之間的信息收集的難度，相應的信息反饋機制也較不完善。一旦潛在風險借此趁虛而入，由于各個職能部門的信息溝通不暢，沒有及時進行對外披露，將會造成企業嚴重的經濟損失。

（三）內部監督力度嚴重不足。通過企業監督活動的開展，可以給予內部控制強大的保障，有助于進一步完善內部控制，有效執行內部控制。現階段，企業內部審計獲得了長足的發展和進步，各個企業積極設置內部審計機構，但是卻存在著一些缺陷和漏洞。主要表現為：內部審計人員極容易受到其他職能部門的管制和約束，其獨立性與權威性尚未充分得以體現，影響著內部審計人員監督職能的發揮。

二、物業企業內控的具體建議

案例分析：以上海某物業管理有限公司為例，該公司成立時間有20多年，該企業以推動產業園區戰略發展、產業園服務創新為核心，并致力于為業戶提供高品質的物業管理專業服務。該企業在不斷探索與實踐中，積極推動內部控制的實施與運作，主要從內部控制環境、控制活動、信息溝通以及內部監督等環節開始著手，其中，將信息技術與業務有機結合，通過文檔和數據記錄公司資料傳遞信息，有效提升了企業管理效率，并應用ERP系統，加快信息傳遞速度。在內部監督控制方面，該企業不定期檢查各項制度的落實情況，促進了內部控制制度的正常運作，將資產和流動資金等作為監督重點，規范了員工管理行為，已經取得了良好的實施效果，大大提升了企業自身的服務水平。

（一）制定完善的內部控制制度。物業企業各個部門要做到各司其職、分工協作，構建完善的內部控制制度，企業管理者要樹立高度的責任觀念，對各個環節存在的潛在風險進行深入分析，加強風險識別與評估，構建完善的業務流程。管理部門要定期開展應急模擬演練培訓，保證工作人員較高的專業素養與應變能力，將潛在風險保持在萌芽狀態內。并且也可以通過購買保險的方式來分擔風險。同時，物業企業要嚴格管理服務的細微之處，避免由于細節問題而引發潛在風險的發生。例如：對于一些特殊位置來說，如電梯和線路等，企業要積極設置警示牌，安排專人看管，以防安全事故的發生。而對于業主來說，要實施刷卡進入模式，短期居住人員要辦理臨時進出卡，創建健康穩定的小區環境。

（二）加強財務風險的防范建設，做好風險防范工作。在物業管理服務中，物業企業要樹立高度的風險防范觀念，構建相應的風險控制體系。企業要定期開展風險管理知識培訓與普及工作，將風險管理程序規范化，確定可行的風險管理目標，定期進行跟蹤檢查，做到及時發現問題并解決問題。結合各個階段和各類風險，要采取可行的風險控制策略。在物業管理方案的編制工作中，要進行可行性研究論證，結合各個物業項目類型，了解客戶實際消費能力和水平，確定配套可行的服務標準和服務價格，為企業管理者的決策提供參考依據。此外，要做好風險防范工作。首先，在風險的事前控制中，物業企業要設置專門的風險控制與管理部門，深入分析與評估可能面臨的風險，確定中期、長期的風險管理計劃，強化員工的風險防范意識。其次，在風險的事中控制中，要加強與合作伙伴進行企業間的人力、資金以及技術等交流合作，將風險轉移出去。最后，在風險的事后控制，要制定可行的風險管理報告，綜合分析與考量風險管理的計劃、操作過程以及結果等。

（三）加強信息化建設。對于物業管理工作來說，具有涉及面廣、政策性強、技術應用復雜等特點,采用以往傳統人工管理方式,將會加重管理成本，成本控制、內部溝通等方面的管理難度與日俱增。在現代信息技術的強大推動下，無人化管理、無紙化辦公以及社區網絡服務等得到了廣泛的應用，所以必須要加強采用網絡化的信息傳輸機制,確保資源的共享利用率的穩步提升,為項目提升了利潤空間，進而為物業管理效率的提升創造有利條件。構建圍繞傳統社區服務、多媒體社區服務信息網以及Internet網等三位一體的新型社區物業管理信息系統。在信息化建設中，完善的業主管理功能，以房間為單位，對當前及歷史的業主及住戶信息進行認真記錄，記錄房間驗收的具體狀況和驗收資料的領取情況;強大的收費管理功能，支持管理費、垃圾清理費等定期帳單的自動生成。例如：上海某物業企業利用計算機技術、網絡技術和數據庫技術等企業信息化技術，嚴格監督與控制對物業管理服務過程，大大提升了該物業企業的服務水平，并且有效降低物業管理成本。

（四）加強信息溝通與交流。物業企業各個部門之間要保持密切的交流與協作，解決信息傳遞滯后問題。并且在信息技術的強大推動下，企業要加強現代信息技術的應用，應用好ERP系統，有效管理物業各項收入、原材料采購、供暖成本支出等業務流程。利用ERP也可以明細核算物業企業不同的物業服務項目，確保公共費用分攤的合理性，明細核算各個項目收入、成本以及利潤情況，提高企業資金效率。同時，遠程監控異地項目原材料、物品采購、庫存等情況，對不同供應商的采購價格進行深入對比，選擇質優價廉的采購商品。在項目部門的日常維修中，要準確核算維修成本，比如維修人員工資、維修領用的材料等，為維修進度與維修支出等提供了極大的便利。

（五）加大內部監督力度。物業企業要全面監督與評價內部控制問題，在業務活動開展過程中，要構建嚴密的監控防線，明確權責范圍，設置內部審計機構，并賦予其高度的獨立性與權威性，充分發揮出內部審計的監督職能，將內審提出的整改意見予以有效落實。也可以利用專項審計方法來落實內控監督，必要時要邀請外部審計來就企業內部各個管理階段進行內控評價，并提出一些指導性的意見和想法，進而為企業內部控制建設水平的提升提供保障。

三、結束語

綜上所述，加強內部控制建設，為物業企業的發展提供了良好的發展契機，必須要構建內控制度，加強信息溝通，監督企業各項經濟管理活動。

[1]徐碧瑩.物業企業內部控制的有效實施策略[J].企業改革與管理,2016,(15):31-32.

[2]繆亞茜.物業公司財務內控與財務風險防范初探[J].財會學習,2016,(09):66.