新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的重要性探討

高春雷

一、引言

新形勢下，社會信息化程度不斷加深，加強會計檔案管理引起了各方重視。一直以來，保障會計檔案的準確、有效，是黨和國家共同關(guān)注的事情，同時也是檔案管理工作的基本要求。會計檔案屬于國家檔案中非常重要的一個部分，對于機關(guān)事業(yè)單位來說不可或缺。一份完整準確的會計檔案可以幫助單位有效理清各個時期的經(jīng)濟和財務活動，為單位制定政策、解決問題奠定有力基礎(chǔ)。基于此，本文詳細探討了新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的重要性，并提出了機關(guān)事業(yè)單位加強會計檔案管理的策略建議，旨在為機關(guān)事業(yè)單位有效開展會計檔案管理工作提供一定的參考與借鑒。

二、新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的重要性

（一）強化法制管理的需要

機關(guān)事業(yè)單位加強會計檔案管理是強化法制管理的需要。2016年國家檔案局和財政部對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，強調(diào)了會計檔案管理的作用和價值。同時，《檔案法》明確提出，對于需要歸檔立卷的材料，都需交由單位的檔案管理人員以及檔案機構(gòu)實施集中的維護和管理。

（二）單位財政管理的需要

機關(guān)事業(yè)單位加強會計檔案管理是單位財政管理的需要。機關(guān)事業(yè)單位每年都會使用很多國家財政資金，因此，加強機關(guān)事業(yè)單位的會計檔案管理，將財政收支完整、準確的記錄下來，并進行歸檔，能夠為單位制定發(fā)展計劃打下基礎(chǔ)，同時還可以為單位編制預算提供原材料，為財政部門實施行政管理提供便利。

（三）建設(shè)廉政黨風的需要

機關(guān)事業(yè)單位加強會計檔案管理是建設(shè)廉政黨風的需要。當前，國民對于機關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)費開支十分注重，而這也決定了機關(guān)事業(yè)單位必須有效開展會計檔案管理工作。機關(guān)事業(yè)單位通過完善會計檔案管理，使每筆賬都可以順利找到源頭，從而避免亂用、挪用經(jīng)費情況的發(fā)生，為審計部門以及紀律檢察部門開展監(jiān)督檢查工作提供有力保障。

三、新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的策略

（一）充分運用現(xiàn)代管理手段，優(yōu)化會計檔案管理

隨著科技的快速發(fā)展，計算機越來越普及，會計檔案逐漸自原來的紙質(zhì)賬本轉(zhuǎn)變?yōu)楫斍暗碾娮訑?shù)據(jù)、磁盤存儲模式。雖然電子數(shù)據(jù)更便于操作，且有著很大的容量，但是，其也面臨著一個問題，即電子數(shù)據(jù)易被篡改，因此，加強數(shù)據(jù)安全的保護十分必要。機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員需對計算機的授權(quán)、審批制度做出嚴格的遵循，提高安全防范力度，保障檔案的保密性。同時，也可以利用會計軟件多用戶的方法，來實施分權(quán)管理，及時進行數(shù)據(jù)的備份和保存，避免居心不良之人對數(shù)據(jù)進行篡改。在此過程中，還需定期進行計算機系統(tǒng)的檢查和維護，避免遭受病毒感染。在使用電算化會計資料的過程中，需做好資料的分類以及歸檔工作。以當前已有會計軟件為基礎(chǔ)來對資料實施分類管理，并進行標號，從而減少儲存成本和空間，為查詢提供便利。

（二）提升會計檔案管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)復合型人才

新形勢下，機關(guān)事業(yè)單位應加強會計檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，包含有思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)等方面。對于會計檔案管理人員來說，其需遵循嚴于律己、廉潔奉公的工作原則，對自身背負的職責有一個明確的認定。會計檔案包含有大量的內(nèi)容，且具備一定的專業(yè)性，有著很高的嚴密度，其屬于專業(yè)性檔案，因此，會計檔案管理人員需以專業(yè)的視角來對檔案實施專業(yè)化管理。會計檔案管理人員不但需擁有豐富的會計檔案管理知識技能，同時，還需具備一定的管理素養(yǎng)，從而推動會計檔案管理的科學性發(fā)展。另外，會計檔案管理工作正逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。因此，會計檔案管理人員需以科技發(fā)展的進程為引導，不斷提升自身業(yè)務能力。機關(guān)事業(yè)單位需定期安排會計檔案管理人員進行培訓，加強新技術(shù)的學習，培養(yǎng)復合型人才，提升其檔案信息管理的理念。同時，培養(yǎng)其檔案信息服務能力，使其能夠以理論結(jié)合實際的理念不斷加強學習，從而提升其大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)運用的能力，為機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）強化數(shù)字化會計檔案安全管理意識，規(guī)范性管理

在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，機關(guān)事業(yè)單位需重視對數(shù)字化技術(shù)在會計檔案管理中發(fā)揮的重要作用，不斷強化會計檔案管理人員的數(shù)字化安全管理意識。機關(guān)事業(yè)單位需針對會計檔案管理人員實施檔案信息保管方面的培訓，提高其安全、保密意識，提升其保密技術(shù)，對現(xiàn)代化的安全保密手段做出掌握，以此來避免因人為失誤而引發(fā)的事故，如數(shù)據(jù)信息丟失、刪除以及泄露等情況。另外，還需基于數(shù)字化來不斷整合會計原始憑證，對其進行定期的梳理，使機關(guān)事業(yè)單位的會計檔案管理工作能夠朝數(shù)字化方向進行發(fā)展，提高其規(guī)范性。因機關(guān)事業(yè)單位包含了各種各樣的基礎(chǔ)性工作，所以其在辦公經(jīng)費方面通常處于較為緊張的狀態(tài)。對此，需加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，以兩室分離的形式來實現(xiàn)專室專用。同時，還能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)性檔案轉(zhuǎn)換為電子化會計檔案，在此過程中，需以我國相關(guān)標準為基礎(chǔ)來進行電子檔案的移交。

（四）構(gòu)建內(nèi)控制度，加強會計檔案管理工作監(jiān)督力度

會計信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度涵蓋的范圍更為廣泛，因此，機關(guān)事業(yè)單位需加強信息聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計，加強監(jiān)管，對管理條例進行不斷的改進和完善，提高風險管理力度，構(gòu)建信息化會計檔案風險管理機制。單位檔案部門以及財務部門需對會計檔案實施定期的檢查與審核，對會計檔案的歸檔情況、移交情況以及儲存情況進行檢查，并監(jiān)督會計檔案的鑒定和銷毀工作。對于擁有一定價值的檔案需做出準確的識別，避免其被銷毀，而對于需銷毀的會計檔案，則需根據(jù)程序進行及時的銷毀。在銷毀之前，需先經(jīng)檔案部門負責人、財務部門負責人以及單位負責人的共同批準，并在銷毀清冊上進行銷毀意見確認的簽名。監(jiān)銷人基于銷毀清冊來進行仔細的核對和整理，等到確定沒有問題之后，才可以由單位檔案部門以及財務部門共同進行銷毀，結(jié)束銷毀后，監(jiān)銷人還需將監(jiān)銷的具體情況匯報給單位負責人。避免過期且沒有價值的會計檔案占據(jù)儲存量，確保會計檔案管理處于高質(zhì)、規(guī)范狀態(tài)。

四、結(jié)論

本文通過探討新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的重要性，提出了新形勢下加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的策略，主要從充分運用現(xiàn)代管理手段、提升會計檔案管理人員素質(zhì)、強化數(shù)字化會計檔案安全管理意識以及加強會計檔案管理工作監(jiān)督力度這四點著手，以期為機關(guān)事業(yè)單位完善會計檔案管理制度起到一定的借鑒作用。

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