現代企業辦公室管理工作優化策略研究

夏慧慧

【摘 要】辦公室工作是企業管理工作的重要組成部分，其工作性質較為特殊，與企業的生產和經營關系密切。辦公室工作內容較多，涉及的工作人員較多，同時工作責任重要，一旦出現工作失誤就會影響企業的工作效率。論文對現代企業辦公室管理的主要作用進行了闡述，并對企業辦公室管理工作中存在的問題進行了分析，提出了相應的改進和優化現代企業辦公室管理的對策，希望能起到一定的借鑒作用。

【Abstract】Office work is an important part of the enterprise management work， the nature of which is relatively special， and has a close relationship with the production and management of the enterprise. The content of office work is various， and it is related to more staff， and the responsibility for work is important， once there is a failure to work， the work efficiency of enterprise will be affected. This paper expounds the main functions of office management in modern enterprises， and analyzes the problems existing in the office management of enterprises， puts forward the corresponding countermeasures to improve and optimize the office management of modern enterprises. Hoping to play a certain reference role.

【關鍵詞】辦公室；管理；作用；策略

【Keywords】office； management； function； strategy

【中圖分類號】F272.9 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）11-0027-02

1 現代企業辦公室管理的作用

對企業來說，辦公室的地位就像是人的大腦的地位一樣，是控制整個企業安全穩定運行綜合管理機構，因此，辦公室一旦出現大的問題，就會直接影響整個企業的正常運營，嚴重時甚至可能導致企業陷入癱瘓狀態。現階段，隨著我國綜合實力的不斷增強，辦公室管理以其獨特的活力指引著企業管理的改革與更新。在這個競爭激烈的社會，管理水平的更新與改革顯得十分重要，代表著一個企業具有的活力，可以有效促進企業健康發展。一般情況下，企業辦公室承載著參政議政、管理事務、搞好服務的重要職責，起到橋梁紐帶作用。

企業辦公室作為大腦，是下達命令的總控制中心，和企業領導和各職能部門，以及廣大員工有著密切的聯系，除了下達命令和接收反饋的職能之外，企業辦公室還能夠發揮一定的綜合權衡與宏觀調控的作用，是決策、指揮以及執行系統的協調部門[1]。在領導下達決策時，企業辦公室就是去執行并決定如何執行的決策機構，用最經濟最實用的辦法去完成領導下達的目標，可以看出，決策辦公室絕對是一個輔助企業快速高效運行的不可缺少結構。

2 現代企業辦公室管理工作中存在的問題

2.1 辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復雜、責任重大的特點，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強的突發性，這就需要工作人員具備較好的應變能力來處理突發事件。針對辦公室的工作特點，需要制定相應的辦公室管理制度，來協助辦公室正常運作。由于我國始終處于快速發展的階段，發展快就代表某些地方無法避免地出現不足，我國企業辦公室的工作狀態多呈現出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態，浪費大量人力物力。在這樣的情況下，企業一旦出現加大的突發情況，企業就會亂作一團，僅有的管理制度就會成為擺設，其不能滿足現實需要，有時還成為處理事情的阻礙，導致企業處理緊急事件的效率大大降低。完善企業管理制度是一個長期的過程，但是企業發展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實踐中去不斷完善，才能提高現代企業的工作效率。

2.2 辦公室管理沒有做好協調工作

現代企業辦公室的主要工作是決策和命令的傳達以及信息的收集與反饋，與企業各個部門之間都有著密切聯系，這就需要辦公室擁有不少于任何一個其他部門的人力和物力，甚至猶有過之。同時對辦公室的工作有著極高的要求，要求工作做精做細，處理好任何一個細節，否則某個部門出現重大失誤時，辦公室就要負首要責任。由于工作的壓力，辦公室工作人員很容易出現情緒失落的情況，導致工作質量直線下降，這就需要企業領導想辦法去調動員工的積極性。其次，由于經濟市場的迅速發展，辦公室工作人員更需要加強業務能力，畢竟有了相應的能力才能得到相應的職位，能力的提升是升職的第一要素。另外一些工作人員在工作中不積極，責任心不足，導致了在資源配置上的極大浪費，增加了管理成本。

2.3 工作創新力度不足

創新是激發企業活力的根本。在我國的一些中小型企業中，辦公室的工作人員太過聽從領導的安排，對任務的傳達也僅僅是對領導原話的傳達，只完成領導交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進行創新，一味地按照傳統方法進行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預見性。傳統的辦公室管理理念和管理模式已經不能很好地滿足現代企業發展的需要，辦公室工作任務要具有一定的對未來的預見性，才能保證企業每天都在進步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經驗的推廣。因此，現代企業辦公室工作要與時俱進，不斷實現方法創新和機制創新。

2.4 隊伍建設有待提高

一個部門工作效率如何，與這個部門人員本身存在的專業素養有著直接關系。因此，要想提高辦公室工作效率，就必須加強隊伍建設。同時，在這個經濟飛速發展的時代，墨守成規就代表著滅亡，企業員工一定要與時俱進，不斷提高自身的職業素養，才能不斷提高自身的價值，滿足時代發展的需要。目前，我國多數中小型企業，還沒有認識到辦公室的重要性，辦公室人員的培訓工作沒有落實到位，缺乏相關的理論基礎，哪怕員工本身存在較強的學習能力，也會很難跟上企業發展步伐，導致在思想政治上沒有工作方向，在工作態度上責任心不足，在業務水平上也缺乏相對應的能力。

3 優化現代企業辦公室管理工作策略

3.1 更新辦公室管理工作理念

要想企業跟上時代發展的腳步，就要及時的更新辦公室管理理念，積極與國外先進企業加強交流，在對外開放過程中，雖然別人的管理理念不一定適合本土企業發展，這就需要企業加以改善，改成適合我國基本國情的管理理念。在辦公室管理中心，有了先進的管理理念，才能更好地對管理模式進行創新和優化，以提高企業辦公室的工作效率，與此同時，工作的主觀能動性也會隨之提高。

建立健全的辦公室管理制度，是強化內部管理的主要手段。在具體的工作中，工作人員能夠有法可依、有章可循，才能更好地保證日常工作的科學性和時效性，極大地提高了辦公室工作水平。

3.2 提高統籌協調能力

要不斷提高辦公室的統籌協調能力，利用協調藝術，有效處理各方面的關系，上下溝通、左右協調、內外聯系。對內要確保組織有序，有效協調、步調一致，統一各方面思想；對外加強與相關部門之間的協調，在密切合作的基礎上，形成合力。統籌協調各方面的關系，不僅做好內部組織協調工作，而且還要加強各方面的溝通與聯系，充分調動各個層面的積極主動性。

進一步推動辦公室管理工作創新。創新是做好新形勢下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項重要任務。要不斷適應企業體制機制的變革，積極探索新形勢下辦公室工作的規律，進一步建立健全各項工作制度、崗位規范、考核標準和業績評價辦法，切實做到各項工作有標準，每個崗位有規范，人人頭上有責任，充分調動每一名工作人員的積極性[2]。只有把辦公室工作的規律性和時代性結合起來，把創造性和繼承性結合起來，把創新精神和工作實際結合起來，大力加強各項業務建設，不斷開拓創新，才能使辦公室適應新形勢的要求，更好地圍繞中心、服務大局，為企業發展做出貢獻。

3.3 加強辦公室隊伍建設

改革開放以來，現代企業要適應新形勢新要求，就必須切實加強辦公室人員的自身建設。首先，工作人員自己要具備一定的自主學習能力，去不斷地豐富自己的知識領域；企業要重視員工的學習工作，積極組織一些新知識、新理念講座，及時更新員工的知識結構；樹立員工正確的工作思想，積極開展員工培訓交流會，促進企業交流與發展。要進一步加強制度建設，建設和完善相應的規章制度與管理流程，制定管理手冊，強化執行力建設，使辦公室各項工作責任有落實、工作有程序、做事有規范。要建立和完善切合企業實際的考核評價制度，對表現優異的員工進行適當獎勵，以更好地調動員工工作的積極性，推動辦公室管理工作更上一層樓。

4 結語

總而言之，隨著經濟的發展和科技的進步，辦公室的中樞作用越來越明顯。因此現代企業必須積極探索做好辦公室管理工作的有效途徑，不斷完善自身管理制度，創新工作模式，加強隊伍建設，以提高整個辦公室乃至整個企業的工作效率，提升企業的核心競爭力。

【參考文獻】

【1】紀淑霞.對企業辦公室管理工作的思考[J].內蒙古煤炭經濟，2010（05）：130-133.

【2】劉慧琴.淺談如何做好企業辦公室管理工作[J].東方企業文化，2014（09）：56.