行政單位檔案管理的電子化建設

夏春杰

摘 要：隨著社會的發展和信息化時代的到來，我國行政單位在建設的過程中，也逐漸應用了電子化信息設備，提升了工作效率，促進了行政事業的發展。但是在檔案管理的過程中，由于信息化設備不健全，工作人員對檔案的信息化管理不夠重視，難以提升答案管理的效果，影響了行政單位的辦事效率。本文主要研究行政單位檔案管理的電子化建設。

關鍵詞：行政單位 檔案管理 電子化建設

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）07（a）-0119-02

行政單位中的檔案是對單位各項工作的備份，以文字、聲音和圖像的形式，記錄很長一段時間內行政單位的工作情況，因此，促進行政單位檔案管理的信息化建設，依托電子計算機載體，將這些內容記錄在電腦中，不僅可以防止信息的失真，還能擴大存儲量，分類簡單，操作便捷，節省了以往傳統檔案管理的時間。因此，行政的單位的檔案管理人員需要認識到信息化建設的重要性，采取科學的方法和技術，促進檔案管理的高效化和信息化。

1 促進行政單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1 能夠有效提升檔案的服務效率

在行政單位的發展和運行過程中，檔案管理是一項重 要的工作內容。隨著信息化的發展，實現的檔案管理的信息化建設，能夠有效提升檔案信息提取的便捷性，提升行政單位的服務價值。同時，與原有檔案管理方法向比較而言，電子化的建設也可以減少管理者的操作時間，使信息的傳輸和存儲更加安全快捷，大大擴容了檔案存儲的內容，也提升了這些檔案的實際運用效率，從而方便行政單位為社會提供更加完善的服務。

1.2 有利于節省行政單位檔案管理的成本

在傳統的檔案管理過程中，行政單位一般都需要建立專門的檔案管理部門，配備的人員也需要具備法律、出版和后勤等方面的知識，這對于行政單位來說是相當大的成本。但是通過電子化的建設，能夠將這些人才儲備解放出來，從事更高難度的工作。通過計算機的操作，能夠減少檔案管理的成本和時間，同時還省去了信息加工和合成的環節，提升了檔案管理的效率。

1.3 有利于提升電子檔案利用的時效性

在傳統檔案管理的模式下，從文字的整理到信息的加工需要一段很長的時間，如果想在該時期內使用檔案信 息，就會影響查找效率，造成信息的延遲甚至失真，不僅 影響了檔案的使用效果，同時也阻礙了行政單位發展的效 率。但是通過電子信息化的建設，如今的檔案都是以電子 文檔的形式進行傳輸，速度快，信息量大，還能對這些信 息進行智能分類，有效提升了檔案使用的時效性。

2 當前行政單位檔案管理存在的問題

2.1 缺乏對電子化建設的認識

當前人類進入信息時代，很多行業和部門的檔案管理工作也朝著信息化的趨勢發展。對于行政單位來講，促進電子檔案的信息化管理，也能節省人力和物力資源，提升檔案的真實性和時效性。但是，當前依然有很多行政單位的檔案建設，難以達到基礎的信息化水準，主要表現就是部門臨到和 負責人對信息化建設的重視度不足，導致單位引進的信息化設備不足，也沒有引進優質的計算機操作人才。在體制上，檔案管理工作也沒有建立統一的信息化管理標準，信息化檔案建設工作形同虛設，不僅大大增加了檔案管理的風險，也不利于行政單位自身的發展。

2.2 檔案信息化管理人員的素質不高

大多數行政單位內部的檔案管理人員都是老員工，甚至有很多都是別的部門臨時調任的，本身對檔案管理工作的認識就不足。再加上這些員工沒有經過專業檔案信息化管理的培訓，在實際管理中僅憑自身的經驗辦事，很多文獻的分類都毫無章法，不僅工作的周期長，后期想要查找也需要耗費很長時間。尤其是一些單位老員工，沒有跟上時代的步伐，對計算機知識一竅不通，依然沿用傳統人力檔案分類和管理模式，信息在此過程中很容易失真，檔案的管理水平也一直上不去[1]。

2.3 檔案的后續利用率不足

行政單位的檔案，基本都是對以往工作的整理和備份，以及指導后續工作的文獻等，具有很強的參考和利用價值。但是當前的現狀缺失，很多行政的單位的檔案部門形同虛設，雖然每天都有各式各樣的檔案資料入檔，但是與其他部門基本沒有交流，對這些檔案的利用也不高。其中一些資料由于條件的限制并沒有被列入到信息公開的范圍之內，難以發揮自身的利用價值。

3 促進行政單位檔案管理電子化建設的措施分析

3.1 建立全面的檔案管理電子化體制

該體制的建立既要走自上而下的老路，同時上級部門也應該聽取員工的意見，建立統一的信息化檔案管理體制，規范檔案管理的工作流程，制定科學的電子化建設目標。首先，檔案管理部門應該針對檔案的特點以及行政單位的性質，建立科學的檔案使用周期以及各項保密制度等。其次，利用單位統一的網絡系統，建立電子文檔、文件歸檔和文件利用的機制，使公開信息能夠在局域網中共享，方便其他部門員工的隨時查找，突出時效性和便捷性。最后，對數字檔案的建設加以重視，管理者應該將利用網絡化信息，分析怎樣更加高效和全面的建立數字檔案管理系統，提升對該項工作的重視程度。

3.2 全面提升檔案管理人員的信息化素質

電子化的檔案管理工作，也需要人工的輸入和維護，因此提升相關從業人員的素質也同等重要。在實際的工作中，單位的管理者應該高薪引進一批具備專業化素質的過硬計算機能力的檔案管理人才，組建一支高效化的檔案管理團隊。招聘的時候就應該提升準入門檻，盡量以專業和經驗為主要的考核內容，同時也要兼顧其道德素質，考察其是否具備崇高的奉獻精神。對于單位的老員工，則需要定期為其設置信息化檔案管理的培訓課程，不斷提升其計算機操作水準。除此之外，還需要建立科學的賞罰機制，為檔案管理工作注入新的活力，對兢兢業業表現良好的員工給予物質獎勵，對工作怠慢、態度不認真的員工施以懲罰。

3.3 建立有效的部門間溝通渠道

想要提升行政單位的服務質量，很大程度上取決于其信息的掌控能力。因此，在檔案管理工作中，應該努力實現信息資源的即時共享。面對不同服務對象的需求差異，各部門應該掌握不同的檔案信息。基于此，管理者不能將檔案管理部門分離出去，需要加強各部門與檔案管理部門之間的信息聯動和溝通，在網絡設置和平臺設置中，為員工提供更多交流的就會，打破交流的壁壘，讓檔案管理人員能夠即時將有是僥幸的檔案信息傳輸到內部平臺中，從而提升行政的單位的服務質量[2]。

3.4 強化電子檔案的收集和開發工作

檔案管理應該力求信息的完整性和全面性。因此，在實際的管理工作中，應該建立全面的檔案數據庫，通過設置檢索目錄，編排系統以及圖像導入等功能，完成對各式各樣信息的掃描工作。數字化檔案系統的建設，還應該保障檔案信息的完整性和真實性，因此在導入之前還需要專門審核，如果需要權限控制，還應該做好加密處理。除此之外，檔案管理人員在對資源信息進行錄入和掃描之后，還應該對其中更深層次的內容進行開發和研究，經過層層確認和審查之后，將更加準確的信息記錄其中，還應該隨時觀察檔案的狀態發展和變化趨勢，及時更新時間和內容等，這樣才能方便行政單位管理層做出科學決策，提升整個行政單位的服務水準。

4 結語

促進行政單位檔案管理的電子化建設，不僅能夠減少傳統檔案管理的時間和流程，還能提升檔案使用的時效性。因此在電子化建設的過程中，應該建立全面的檔案管理電子化體制，全面提升檔案管理人員的信息化素質，建立有效的部門間溝通渠道，強化電子檔案的收集和開發工作，在提升行政單位檔案管理質量的同時，促進整個社會服務系統的建設和發展。

參考文獻

[1] 李福來.事業單位檔案管理的電子化建設[J].黑龍江科技信息，2017（15）：258.

[2] 于月.事業單位檔案管理的電子化建設分析[J].信息記錄材料，2017，18（2）：63-64.