新時期檔案管理規范化

馬勝紅

摘要：在辦公室檔案管理工作中，很重要的一點便是對檔案的完整性進行保存，以便于在需要的時候進行查詢，發揮檔案的價值。本文筆者對新時期辦公室檔案管理規范化進行了分析探討，希望對相關從業人員具有借鑒意義。

關鍵詞：辦公室，檔案管理，規范化

前言：

辦公室檔案管理的規范化建設在各單位的發展中應用越來越廣泛，對單位的工作效率有著非常重要的作用。單位辦公室的檔案管理是一種系統性很強的工作，從檔案閱讀到檔案保管的全過程都需要有專門的工作人員進行耐心、細致的管理，對檔案進行裝訂、包裝、蓋章、存檔等程序，當中的每一個環節都有嚴格的規范要求，不能出現一點點差錯。因此，單位應該重視對辦公室檔案的規范化管理，從規范化入手來提高單位辦公室檔案管理的效率。

一、辦公室檔案管理的規范化建設的必要性

（一）辦公室檔案的規范化管理有利于提高單位的管理水平。

辦公室檔案管理是對單位的業務和人事變動的史料記錄和有效證據，加強對辦公室檔案管理的規范化建設有利于提高單位的管理水平，提高單位的工作效率和社會服務水平。

（二）辦公室檔案的規范化管理有利于豐富管理方式。

隨著我國科學技術水平的快速發展，信息化時代的到來，單位的辦公室檔案管理工作也逐漸進入信息化管理，豐富了辦公室檔案的管理方式。當前，利用計算機進行辦公室的檔案管理可以有效地提高檔案管理工作的效率，增強辦公室檔案管理工作的系統化、規范化、科學化等，對單位辦公室檔案管理工作的規范化管理有著重要的推動作用。

（三）檔案管理的規范化建設可以提升管理人員的綜合素質。

辦公室檔案管理的規范化建設可以有效提升檔案管理工作人員的綜合素質，促進檔案管理工作的健康發展。在我國單位的辦公室檔案管理工作過程中，對檔案管理工作人員的為人作風、政治素養、責任心、管理水平等，都有嚴格的標準和要求，所以，在辦公室檔案管理人員的選擇上盡量選擇那些作風端正的黨員，保證辦公室檔案管理工作的順利進行。

二、辦公室人事檔案的重要性

人事檔案是選賢舉能、知人善任的重要依據，也是編寫人物傳記、進行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開發的重要信息來源。同時，與職稱申報、職務定級、政審、戶口等問題緊密相連，養老、醫療、失業保險等國家推行的福利政策也與人事檔案息息相關。

三、人事檔案管理中存在的普遍問題

1、缺乏完善的法律體系支撐

我國的檔案工作，除了《憲法》和《檔案法》，我國目前沒有制定專門的《個人信息法》，個人信息在收集和利用的過程中容易發生各種糾紛；更重要的是缺少個人信息權力、隱私權方面的法律法規，這使得我們在探討人力資源檔案開放式管理模式時，缺少有效的法律依據，同時也為權限的設置形成了難題。

2、管理體制不夠科學和完善

（1）管理體制上的多頭管理

我國目前的人事檔案管理體制中存在著嚴重的分散性，縣級以下機構的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，參加主管的部門有組織、人事、勞動等部門，兼管的部門還有教育、醫療衛生等部門；高校人事檔案大多實行分散管理，有關材料分別存放于組織部、人事部、辦公室、科研處、學生處等部門。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數量不斷增多；不利于對其進行標準化和現代化管理；易造成職責不清，互相推諉扯皮的現象；不利于查找，人為地破壞了檔案間的有機聯系；不符合效益原則，造成人力、物力和財力的浪費。

（2）檔案部門的管理缺位

檔案部門的管理缺位是指人事檔案管理與檔案業務指導機構關系疏遠，出于分離狀態。這種現象會造成一些不利的后果。比如，會使得人事檔案工作缺乏長期的監督機制，使得人事檔案工作的統一性、規范性和真實性都無法得到保證。同時不利于分散檔案的規范化管理。而且檔案部門的缺位使得《人事檔案保管期限表》至今仍未制定。這些都會使得檔案管理不夠規范，不夠嚴謹。

3、管理觀念及管理手段相對落后

無論是干部檔案管理還是人事檔案管理仍舊停留在檔案管理和提供依據上，并沒有真正樹立圍繞人事改革的各項政策進行人事檔案的建設，對人事檔案管理改革的建議也總是將干部檔案盒流動人員檔案分開討論，而且管理理念上還存在著封閉性的問題，過度強調政治性，而忽視服務性。

4、人事檔案管理隊伍問題

人事檔案管理隊伍中長期存在著人員編制不足、隊伍不穩定和管理人員素質問題。目前大部分企事業單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，并沒有使得檔案得到真正管理。

五、解決人事檔案問題的對策研究

1、加強檔案的法制化

（1）人事檔案的歸屬問題

目前有三種關于檔案歸屬問題的說法，第一是“國家所有說”，把人事檔案定位為“是國家檔案的重要組成部分”，《檔案學詞典》中將人事檔案解釋為公務檔案中的一種，排除了人事檔案作為私人檔案的可能性，因而認定其是歸國家所有的。

（2）加大對檔案法規的宣傳力度

提高廣大人民的檔案法制意識，要加大對《檔案法》的宣傳力度，通過宣傳教育，進一步增強公民的法制觀念，提高政治覺悟，認清制假危害。我們要樹立這樣一種觀念：不管是什么情況，不管其職務高低，要調動和利用檔案都必須按規章辦。只有完善相應的檔案制度，并認真貫徹執行，才能有效的避免虛假檔案的產生。

2、加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。并且應順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、各級領導從思想和行動上要重視人事檔案

組織人事部門和有關單位相關領導要從思想上認識到人事檔案的重要性，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎工作，列入議事日程，定期聽取人事檔案工作的匯報，提出要求，具體指導，杜絕人事檔案管理工作中出現的種種問題。要安裝檔案的相關規定，及時給檔案管理部門配備必要的基礎設施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開展工作。同時也可以通過制定相應的機制來提高檔案工作人員的積極性。

4、變革管理方式，加快人事檔案信息化建設

所謂“信息化”，就是要求把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案，使整個人事檔案工作實行數字化操作，數字化管理。所謂“網絡化”，就是利用現代網絡技術，使人事檔案的信息“活”起來、“動”起來，在一定范圍內傳播起來。人事檔案信息化進程中的關鍵就是人的因素，所以加強復合型人才的培養和引進至關重要。

5、檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。要不斷加強職業道德修養，來增強自己的使命感和責任感，通過責任心的加強，提高檔案管理的服務質量和服務水平。

六、小結

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工三齡兩歷一身份的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要依據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平都是解決人事檔案工作現有問題的很好方法，這樣不僅使得每一本檔案都變成一本合格的人事檔案，又能讓這些合格的檔案發揮出其最大作用，單位們又何樂而不為呢？