PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用

任繼敬

摘 要：目的：分析PDCA循環在醫院科技檔案管理當中的應用效果。方法：調查PDCA循環在我院科技檔案管理的應用現狀，分析PDCA在應用中的價值。結果：通過PDCA循環管理，可以使醫院工作人員均能夠參與至醫院的管理當中，并且通過檔案管理者可以建設科技檔案，連接員工與上級之間溝通的平臺。結論：PDCA循環在醫院科技檔案管理當中的應用效果明顯，有助于醫院工作的順利進行。

關鍵詞：PDCA；醫院；科技管理；應用價值

所謂醫院科技檔案主要包含醫院在進行衛生組織研究以及各種科技活動期間產生的各種文字以及影像視頻等，這些都是科技研究活動以及衛生組織等的信息載體，所以對于醫院來講，需要不斷加強對醫院科技檔案的管理，保證其中信息的安全穩定。PDCA循環是應用在醫院科技檔案管理中比較先進的方式，這種形式在一定程度上對醫院科技檔案管理產生很大的促進作用，同時及時完善了其中醫院科技檔案管理中存在的問題，詳細探索PDCA循環的具體應用。

1 資料和方法

1.1 一般資料

選擇我院2016年4月—2017年4月的醫院科技管理檔案，對研究資料進行回顧性分析。

1.2 方法

1.2.1 計劃階段（Plan）

醫院通過充分利用科技檔案信息，并使其作用能夠在科研及醫療中得到最大限度的發揮，從而達到使醫療水平及質量得到進步與提高的目的。以研究項目為例，需要整理并歸檔的內容主要有：項目申報書、項目實施計劃、評審意見書、實驗過程記錄、總結報告、成果鑒定報告及相關鑒定標準、以及項目經費使用明細等。因此，在實施科研課題時，必須要明確好以上的相關資料，并將其進行歸檔。事先規定好相關的適宜，比如立項申報書等是否需要保存原件或復印件即可，試驗過程的記錄按照哪種程序實施記錄等。

1.2.2 實施階段（Do）

醫院科技檔案管理的主要工作內容就是對科研項目的歸檔管理，因此需要在重視科研項目的基礎之上，突出歸類方案并對需要歸檔保存的檔案都采用集中統一管理的方式。在醫院科技檔案管理過程中，每一位檔案管理人員都應當對檔案管理制度十分了解，明確自己的工作內容和工作職責，并嚴格按照制度開展工作。因此，為了讓檔案管理人員能夠明確了解相關的管理細則，可以將各科室的科技檔案管理細則以紙質形式體現出來，并張貼在項目位置，便于工作人員可以隨時觀看。與此同時，醫院應當對全體工作人員定期開展科技檔案管理的培訓工作，以此到達提高科技檔案管理意識以及檔案管理質量的目的。

1.2.3 檢查階段（Check）

如何使科技檔案管理得到有效實施是科技檔案管理中最為重要的一點，因此需要在醫院日常的運作管理工作中加強監管及監察力度，并且能夠實際落實到科技檔案管理中，加大控制力度，同時建立責任監督機制，使全員之間對各自的行為進行監督，使醫院全體員工的積極主動性都可以被充分調動起來。例如：醫院應當成立科技檔案管理監督機制，主要由科室負責人及檔案室管理人員組成，定期對每個科室的科技檔案管理質量進行監督評估，嚴格監督每個科室嚴格執行科技檔案管理制度，若發現問題，則可以及時糾正工作中出現的偏差，防止問題的嚴重性進一步擴大發展，從而可以使不良后果的發生得以有效避免。也可以采用問卷調查的方式，讓全體工作人員提出自己發現的問題及提出的相關建議，科技檔案管理人員依據相關的問題和建議對日常的檔案管理工作提出針對性整改方案以及具體措施，依據整改方案落實到個人來細化實施整改方案。

1.2.4 處理階段（Action）

醫院科技檔案管理中的一個重要階段就是定期開展相關考核，在該階段中，需要針對考核的最終結果提出有針對性的整改措施，并對下一步工作的重點內容及相關意見上報領導。院領導將上報的結果作為依據，對下一階段的工作內容及相關意見和措施等方面提前做好工作計劃，例如建立相關考核標準，從而形成一體化的反饋系統，使未解決的問題在下一循環過程中得到最佳解決方案，為提高管理質量水平及標準化打下堅實基礎。

這也是PDCA 循環的最后階段，根據前三個階段的努力，保證檔案資料真實可靠，在針對不同項目的檔案進行不同處理，其中需要嚴格遵守處理程序，堅持從資料整理到歸檔封檔等逐層開始，這樣不僅是對檔案資料負責，更是對醫院科技檔案管理負責，同時也是對PDCA 循環的檔案管理形式的總結。

2 結果

通過PDCA循環管理，醫院科技檔案管理質量較PDCA循環管理前有所提高，各工作人員的積極性提高，減少員工工作責任心缺乏導致的檔案管理失誤等現象。

3 討論

醫院科技檔案屬于醫院綜合檔案，囊括了多種形式與載體。醫院科技檔案管理在醫院的檔案管理與科研管理當中發揮著重要作用，特別是醫療技術快速發展的當代，醫療科技檔案管理在醫院科技檔案管理當中所占的比例逐漸增加，于醫院科研管理也有著不可或缺的地位。醫院科技檔案管理是醫院科研活動的基礎所在，有利于提高醫院醫療質量的提高，從而對醫療技術水平的不斷更新有重要促進作用。PDCA循環管理也為戴明循環管理，其是一種科學化、程序化、標準化的質量全方位管理方法，在質量管理中對促進質量提高成效顯著。PDCA循環分為P（計劃）、D（執行）、C（檢查）、A（處理）等四個階段，通過環環相扣的原則，提高管理質量水平，同時對其進行相互制約，又相互補充。計劃階段主要是對方針及目標進行確定，制定相應的活動計劃。在執行階段，進行計劃內容的具體運作，從而實踐計劃當中的內容。檢查階段主要是將執行計劃結果進行總結，對執行效果進行判定，指出所存在的問題。處理階段是對檢查的結果進行相應的處理，對于實施較好的方面則可繼續發揚，并且在制定成相應的規范文件后，需要遵循。做的不好的方面，需要總結經驗教訓，避免措施的繼續發生。而對于此次循環并未解決好的問題，則需要移交至下一循環進行處理。PDCA循環在醫院科技檔案管理中有重要的應用價值，通過PDCA循環，可以及時發現管理當中所存在的問題，并對出現的問題及時進行整改。PDCA循環所形成的由上而下的反饋系統，能夠及時對錯誤的問題進行糾正，對好的措施給予繼續發揚管理，提高檔案管理質量標準化。

參考文獻

[1]粱雪茵，魏理，羅紅英.應用PDCA循環實現我院高危藥品安全管理可行性分析[J].中國醫藥導報，2014，11（13）：141-143.

[2]王向云.PDCA方法在病案歸檔管理中的應用[J].中國病案，2014，15（1）：6-8.

[3]郭云.醫院文書檔案管理中實踐PDCA循環理論[J].世界臨床醫學，2015，9（4）：250-251.

[4]余曉燕.PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用[J].醫學信息，2016，29（20）：13-14.