PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

任繼敬

摘 要：目的：分析PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用效果。方法：調(diào)查PDCA循環(huán)在我院科技檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀，分析PDCA在應(yīng)用中的價(jià)值。結(jié)果：通過PDCA循環(huán)管理，可以使醫(yī)院工作人員均能夠參與至醫(yī)院的管理當(dāng)中，并且通過檔案管理者可以建設(shè)科技檔案，連接員工與上級之間溝通的平臺。結(jié)論：PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用效果明顯，有助于醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：PDCA；醫(yī)院；科技管理；應(yīng)用價(jià)值

所謂醫(yī)院科技檔案主要包含醫(yī)院在進(jìn)行衛(wèi)生組織研究以及各種科技活動(dòng)期間產(chǎn)生的各種文字以及影像視頻等，這些都是科技研究活動(dòng)以及衛(wèi)生組織等的信息載體，所以對于醫(yī)院來講，需要不斷加強(qiáng)對醫(yī)院科技檔案的管理，保證其中信息的安全穩(wěn)定。PDCA循環(huán)是應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案管理中比較先進(jìn)的方式，這種形式在一定程度上對醫(yī)院科技檔案管理產(chǎn)生很大的促進(jìn)作用，同時(shí)及時(shí)完善了其中醫(yī)院科技檔案管理中存在的問題，詳細(xì)探索PDCA循環(huán)的具體應(yīng)用。

1 資料和方法

1.1 一般資料

選擇我院2016年4月—2017年4月的醫(yī)院科技管理檔案，對研究資料進(jìn)行回顧性分析。

1.2 方法

1.2.1 計(jì)劃階段（Plan）

醫(yī)院通過充分利用科技檔案信息，并使其作用能夠在科研及醫(yī)療中得到最大限度的發(fā)揮，從而達(dá)到使醫(yī)療水平及質(zhì)量得到進(jìn)步與提高的目的。以研究項(xiàng)目為例，需要整理并歸檔的內(nèi)容主要有：項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、評審意見書、實(shí)驗(yàn)過程記錄、總結(jié)報(bào)告、成果鑒定報(bào)告及相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)、以及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)等。因此，在實(shí)施科研課題時(shí)，必須要明確好以上的相關(guān)資料，并將其進(jìn)行歸檔。事先規(guī)定好相關(guān)的適宜，比如立項(xiàng)申報(bào)書等是否需要保存原件或復(fù)印件即可，試驗(yàn)過程的記錄按照哪種程序?qū)嵤┯涗浀取?/p>

1.2.2 實(shí)施階段（Do）

醫(yī)院科技檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對科研項(xiàng)目的歸檔管理，因此需要在重視科研項(xiàng)目的基礎(chǔ)之上，突出歸類方案并對需要?dú)w檔保存的檔案都采用集中統(tǒng)一管理的方式。在醫(yī)院科技檔案管理過程中，每一位檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)對檔案管理制度十分了解，明確自己的工作內(nèi)容和工作職責(zé)，并嚴(yán)格按照制度開展工作。因此，為了讓檔案管理人員能夠明確了解相關(guān)的管理細(xì)則，可以將各科室的科技檔案管理細(xì)則以紙質(zhì)形式體現(xiàn)出來，并張貼在項(xiàng)目位置，便于工作人員可以隨時(shí)觀看。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對全體工作人員定期開展科技檔案管理的培訓(xùn)工作，以此到達(dá)提高科技檔案管理意識以及檔案管理質(zhì)量的目的。

1.2.3 檢查階段（Check）

如何使科技檔案管理得到有效實(shí)施是科技檔案管理中最為重要的一點(diǎn)，因此需要在醫(yī)院日常的運(yùn)作管理工作中加強(qiáng)監(jiān)管及監(jiān)察力度，并且能夠?qū)嶋H落實(shí)到科技檔案管理中，加大控制力度，同時(shí)建立責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，使全員之間對各自的行為進(jìn)行監(jiān)督，使醫(yī)院全體員工的積極主動(dòng)性都可以被充分調(diào)動(dòng)起來。例如：醫(yī)院應(yīng)當(dāng)成立科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制，主要由科室負(fù)責(zé)人及檔案室管理人員組成，定期對每個(gè)科室的科技檔案管理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督評估，嚴(yán)格監(jiān)督每個(gè)科室嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案管理制度，若發(fā)現(xiàn)問題，則可以及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的偏差，防止問題的嚴(yán)重性進(jìn)一步擴(kuò)大發(fā)展，從而可以使不良后果的發(fā)生得以有效避免。也可以采用問卷調(diào)查的方式，讓全體工作人員提出自己發(fā)現(xiàn)的問題及提出的相關(guān)建議，科技檔案管理人員依據(jù)相關(guān)的問題和建議對日常的檔案管理工作提出針對性整改方案以及具體措施，依據(jù)整改方案落實(shí)到個(gè)人來細(xì)化實(shí)施整改方案。

1.2.4 處理階段（Action）

醫(yī)院科技檔案管理中的一個(gè)重要階段就是定期開展相關(guān)考核，在該階段中，需要針對考核的最終結(jié)果提出有針對性的整改措施，并對下一步工作的重點(diǎn)內(nèi)容及相關(guān)意見上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)將上報(bào)的結(jié)果作為依據(jù)，對下一階段的工作內(nèi)容及相關(guān)意見和措施等方面提前做好工作計(jì)劃，例如建立相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，從而形成一體化的反饋系統(tǒng)，使未解決的問題在下一循環(huán)過程中得到最佳解決方案，為提高管理質(zhì)量水平及標(biāo)準(zhǔn)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

這也是PDCA 循環(huán)的最后階段，根據(jù)前三個(gè)階段的努力，保證檔案資料真實(shí)可靠，在針對不同項(xiàng)目的檔案進(jìn)行不同處理，其中需要嚴(yán)格遵守處理程序，堅(jiān)持從資料整理到歸檔封檔等逐層開始，這樣不僅是對檔案資料負(fù)責(zé)，更是對醫(yī)院科技檔案管理負(fù)責(zé)，同時(shí)也是對PDCA 循環(huán)的檔案管理形式的總結(jié)。

2 結(jié)果

通過PDCA循環(huán)管理，醫(yī)院科技檔案管理質(zhì)量較PDCA循環(huán)管理前有所提高，各工作人員的積極性提高，減少員工工作責(zé)任心缺乏導(dǎo)致的檔案管理失誤等現(xiàn)象。

3 討論

醫(yī)院科技檔案屬于醫(yī)院綜合檔案，囊括了多種形式與載體。醫(yī)院科技檔案管理在醫(yī)院的檔案管理與科研管理當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，特別是醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)代，醫(yī)療科技檔案管理在醫(yī)院科技檔案管理當(dāng)中所占的比例逐漸增加，于醫(yī)院科研管理也有著不可或缺的地位。醫(yī)院科技檔案管理是醫(yī)院科研活動(dòng)的基礎(chǔ)所在，有利于提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的提高，從而對醫(yī)療技術(shù)水平的不斷更新有重要促進(jìn)作用。PDCA循環(huán)管理也為戴明循環(huán)管理，其是一種科學(xué)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量全方位管理方法，在質(zhì)量管理中對促進(jìn)質(zhì)量提高成效顯著。PDCA循環(huán)分為P（計(jì)劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）、A（處理）等四個(gè)階段，通過環(huán)環(huán)相扣的原則，提高管理質(zhì)量水平，同時(shí)對其進(jìn)行相互制約，又相互補(bǔ)充。計(jì)劃階段主要是對方針及目標(biāo)進(jìn)行確定，制定相應(yīng)的活動(dòng)計(jì)劃。在執(zhí)行階段，進(jìn)行計(jì)劃內(nèi)容的具體運(yùn)作，從而實(shí)踐計(jì)劃當(dāng)中的內(nèi)容。檢查階段主要是將執(zhí)行計(jì)劃結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對執(zhí)行效果進(jìn)行判定，指出所存在的問題。處理階段是對檢查的結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理，對于實(shí)施較好的方面則可繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，并且在制定成相應(yīng)的規(guī)范文件后，需要遵循。做的不好的方面，需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免措施的繼續(xù)發(fā)生。而對于此次循環(huán)并未解決好的問題，則需要移交至下一循環(huán)進(jìn)行處理。PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中有重要的應(yīng)用價(jià)值，通過PDCA循環(huán)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理當(dāng)中所存在的問題，并對出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。PDCA循環(huán)所形成的由上而下的反饋系統(tǒng)，能夠及時(shí)對錯(cuò)誤的問題進(jìn)行糾正，對好的措施給予繼續(xù)發(fā)揚(yáng)管理，提高檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。

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