數字化檔案管理的應用與發展趨向分析

王阿帆

摘 要：隨著信息云時代的來臨，紙質檔案已經完全不能滿足現代科技發展的需求，數字化已經成為當今世界檔案管理的必然。“數字化檔案管理”的關鍵首先是信息轉換為數字，也就是信息的數字化，什么是數字化，指將用紙張、磁帶、錄像帶為存儲介質的以前的資料，通過現代化的技術手段轉變成現代的存儲文件即數字文件，再利用現代數字存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于大規模數據庫中及各種大容量存儲介質上，通過現代計算機的查詢技術迅速檢索，可以發布到各種數據平臺，實現“數字化檔案”管理。本文在此基礎上主要研究了數字化檔案管理的有關內容。

關鍵詞：數字化；檔案管理；應用；發展趨向

1 高職檔案數字化管理的具體含義

據調查可知，檔案數字化是隨著計算機技術、OCR技術、多媒體技術、數字攝影技術以及存儲技術的不斷發展而衍生的一種新型檔案信息形態，能夠把各種各樣載體的高職檔案資源巧妙轉化為數字化的檔案信息，存儲方式呈現數字化趨勢，運用網絡化的形式將諸多檔案信息進行連接，進而結合計算機系統來統一進行管理，形成一個有結構性、有序性的高職院校檔案信息庫，能夠實現資源共享，推動高職的進一步發展。顯而易見，改制檔案管理數字化建設是必然發展趨勢，能夠緊跟時代發展的腳步，順應時代潮流，高職檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

2 高職數字化檔案管理的系統設計

數字化檔案管理系統的設計需要考慮數據的結構和教學的行為特征。其中數據的結構性特征反映的是教學各部門之間的靜態聯系。數據庫的設計需要對數據結構進行分析，決定數據庫中的數據的內容。教學的行為特征與數據庫中所包含信息的連接有關，它包含了系統的功能和應用。一般教學數據庫中的數據可以分為以下幾類：第一，描述檔案的基本信息數據。一份文件被接收后，用來描述該文件的基本情況的信息被視為描述檔案的基本信息數據。包括文件號生成時間，標題等數據。第二，文件被分發的數據。學校的許多文件是用于教學的，檔案管理部門需要根據文件上的要求，將資料分發到不同的部門單位，包括文件號，頒發單位，分發份數等數據。第三，描述檔案情況的數據。同一類型的檔案在同一目錄當中，就會產生許多相關的文件。描述案件情況的數據，包括案卷號、題名、卷內文件的份數。第四，描述檔案借閱的數據。當文件被借閱時，就會產生相關的數據，包括文件號、借閱時間、借閱人信息等數據。第五，描述電子文件的數據。當一份紙質的檔案被掃描后，形成多份電子文檔在數據庫中，這份紙質文檔是一條記錄，描述電子文件的數據作用，就是將這條記錄對應的多份電子文件連接起來，描述電子文件的數據包括文件號，電子文件名，電子文件，存放路徑等數據。

3 數字化檔案管理的應用

截至目前，檔案管理涉及到的各項措施正在實現全面創新。但從整體來看，檔案管理仍然欠缺完善性，與之相應的各項機制也并沒有真正達到健全。究其根源，就在于很多高職院校并沒有把數字化運用于檔案收集、檔案存儲以及檔案查閱等各個環節中。因此為了改進現狀，針對檔案管理有必要推廣數字化，具體而言涉及到如下措施：

3.1 完善數字化平臺基礎建設

數字化運用于現階段的檔案管理，此項舉措不能缺少數字化平臺作為支撐。這是由于，數字化平臺能夠密切連接各個流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來講，應當運用數字化的手段來收集實時性的檔案信息，確保各項信息的精準性，避免某些檔案信息出現失真。同時，針對信息歸檔以及檔案存儲等關鍵性的環節也要推廣數字化，運用多樣化的手段來提供精確度更高的檔案信息，輔助高職院校的各項決策。

3.2 檔案信息安全認證

檔案管理數字化是以網絡為基礎建設的平臺，而網絡作為一個開放性空間，網絡安全問題也頻頻出現。如果校內核心數據被竊取，對學校有著很大的影響。這就需要保證信息安全性，設置信息安全認證。信息安全包括核心數據保密、訪問身份認證、保證數據完整等幾大內容。其中，雖然部分檔案可對外公開，但是部分核心數據必須要做到保密和細致，要求這些數據文件不可被不法分子非法獲取，如果無法保證信息數據的安全性，那么檔案信息安全也就無從談起。不同檔案管理系統采用不同的解決方案，通常是應用防火墻阻攔病毒侵入、數字加密技術提高信息傳遞安全性、病毒查殺技術檢測病毒、容災技術備份信息、身份認證技術限制訪問等，這些技術都可以在很大程度上保證檔案數據庫的安全。

3.3 建立強大的檔案信息化管理人才隊伍

第一，高職院校應當積極引進相關的檔案管理類人才。尤其是對于一些對檔案管理有清楚的理論和實踐操作能力，對于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，一定要加快引進的速度，從而在一定程度上建立起強大的檔案信息化管理人才隊伍。第二，加強對檔案管理員的培訓力度。高職院校應當定期對現有的檔案人員進行相關信息化建設的培訓，開展有針對性的操作技能培訓，幫助相關管理者能夠迅速掌握最新的消息和技術技能，對檔案資源進行開發利用，從而不斷適應社會信息技術的發展。第三，建立健全績效考核制度，直接與員工的薪資報酬掛鉤。對檔案管理而言，績效考核的重點應當集中在檔案管理的創新和信息化建設的開展進度上，對相關人員進行考察、評估。同時，結合當前的檔案管理規范和高職院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和標準，對其行為進行量化，并且將考核成績作為晉升和職稱評定的依據。

4 數字化檔案的未來發展趨勢

4.1 朝著市場化、信息化等方向發展

通過對數字化檔案的利用現狀進行分析，發現日后互聯網化、信息化為數字檔案化的主要發展方向。只有對其進行全面解釋，才能保證數字化檔案管理的應用做到有的放矢，并持續提升數字化檔案應用效率。

4.2 朝著資源共享與互聯網服務模式發展

隨著互聯網信息技術的發展，數字化檔案勢必會向資源共享與互聯網服務的模式發展。這主要因為只有持續利用先進技術，才能擴展數字化檔案的利用范圍，并將其存在的效用充分地發揮出來。

4.3 專業化的非核心工作實現業務外包

檔案管理當中一些與檔案核心內容無關，又需要專門技術人員進行維護運行的的外圍工作可以將其交給具備相應運營資質和能力的服務供應商進行完成，這樣既能有效提高高職院校數字化檔案的管理，增強管理質量，又可以有效降低學校的成本支出，減少一些專業化問題對檔案系統減少的影響。這些工作具體包含數字化檔案網站的建立，軟硬件的維護管理，管理平臺的研發，檔案管理系統各個模塊功能的整合等。

4.4 創設快速服務和高效使用檔案管理平臺

高職院校的檔案中有許多信息具有很強的應用價值。如果僅僅將檔案收集封存就讓這些信息的價值失去作用。因此在以后的數字化檔案當中還需要注重檔案利用平臺的建設，充分發揮檔案的利用價值。因此在以后高職院校的數字化檔案管理中應利用網絡和信息化技術加強檔案使用信息化平臺的建設，方便學校師生對檔案的使用。教師和學生通過檔案搜索引擎利用學校提供的賬號和密碼，在搜索引擎中輸入相應的主題就可以實現檔案的查找和閱讀，減少因師生查閱檔案的時間，提高檔案查詢效率。

參考文獻

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