淺議地勘單位檔案管理存在不足及改進(jìn)策略

何惠麗

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息和數(shù)據(jù)成為推動人類社會進(jìn)步的重要依仗，檔案管理也逐漸受到各個單位組織的高度重視。本文基于地勘單位檔案管理存在的不足之處，有的放矢的制定問題的應(yīng)對之策，希望能提升地勘單位檔案管理水平，使其更好地服務(wù)于地勘單位的相關(guān)

工作。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案管理；問題；對策

近年來，各類資源開發(fā)和工程項目建設(shè)一直在如火如荼的開展之中，促使地勘單位得以快速發(fā)展和壯大。地勘單位大多建立于五、六十年代，時間長，資料多，隨著地質(zhì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，不僅為社會創(chuàng)造了巨大的效益，也進(jìn)一步加大了檔案資料的數(shù)量，加大了檔案管理工作的難度。當(dāng)前，為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，地勘單位持續(xù)深化改革，面臨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與深化改革的雙重壓力。基于此，本文抽絲剝繭地探析地勘單位檔案管理存在的不足之處，有的放矢的制定問題的應(yīng)對之策，希望能提升地勘單位檔案管理水平，使其更好地服務(wù)于地勘單位的相關(guān)工作。

1 地勘單位檔案管理工作存在的不足之處

1.1 缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理設(shè)備缺乏

近十幾年來，雖然地質(zhì)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展，地勘單位也得到發(fā)展和壯大的機會，但單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員并未認(rèn)識到檔案管理工作的重要價值，長期缺乏對這項工作的重視。具體表現(xiàn)在兩個一方面：一是忽視檔案管理工作。對檔案工作的人才配置、升級發(fā)展、技術(shù)改進(jìn)等方面沒有給予重視，導(dǎo)致檔案管理工作的目標(biāo)不明，缺乏創(chuàng)新的推動力。部分檔案管理人員也沒能意識到檔案的重要價值，只是將其視作一項枯燥無味、繁瑣無用的工作，僅將自主性發(fā)揮在檔案的簡單整理和儲存方面，缺乏學(xué)習(xí)吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗和方法的主動意識，最終造成檔案管理的混亂。二是資金投入不足。一直以來，地勘單位重視日常經(jīng)營活動，忽視檔案管理，在檔案管理方面的資金投入嚴(yán)重不足。檔案設(shè)施、設(shè)備陳舊，檔案柜基本上都是上個世紀(jì)六、七十年代的木柜，檔案室狹小且沒有現(xiàn)代化的軟件和設(shè)備。除了現(xiàn)有的檔案儲存設(shè)備老化落后以外，檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，缺乏計算機、掃描機和軟件系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，也不利于資料的長期保存和可持續(xù)利用。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

地勘單位檔案管理一般分四類：文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、技術(shù)檔案，但檔案人員都是兼職且調(diào)動頻繁。現(xiàn)有的檔案管理人員，既缺乏基本理論知識，也不具備扎實的專業(yè)能力，對檔案管理也僅僅停留在資料儲存和收錄方面，對檔案整理、分析和利用較少，也缺乏專業(yè)的方法和技巧作為支撐[1]。與此同時，地勘單位的檔案管理崗位薪資水平較低，以往并沒有設(shè)置專門的職稱，因此缺乏對專業(yè)新型人才的吸引力，導(dǎo)致轉(zhuǎn)崗率居高不下，人員流動性大。留任的工作人員大多也對薪資水平不滿，造成工作態(tài)度的散漫和敷衍，不僅嚴(yán)重制約了檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步，而且導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，致使大量資料堆積如山，既沒有明確的分類，也無法再次利用，給檔案管理工作增加了新的問題和難度。試想一下，如果聘請專業(yè)的檔案管理人才，從事地勘部門的檔案管理工作，不僅可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)做好資料統(tǒng)計、分類和電子備份，也可以采用專業(yè)的檔案管理辦法，對現(xiàn)有檔案施行系統(tǒng)化和程序化管理，方便相關(guān)單位對檔案資料的調(diào)用和查看，這將大大提高檔案管理工作的效率，也增加了資料保存的安全性和長久性。兩相對比之下，我們不難發(fā)現(xiàn)，專業(yè)人才的缺乏已經(jīng)成為制約地勘單位檔案管理水平提升的關(guān)鍵因素。

1.3 檔案管理工作缺乏創(chuàng)新

隨著地質(zhì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量龐大，類型各異，加大了檔案管理工作的難度。而紙質(zhì)檔案也極容易受到外部因素的影響，產(chǎn)生霉變、氧化、破損等現(xiàn)象，甚至引發(fā)火災(zāi)，最終導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損毀，并陷入惡性循環(huán)的怪圈之中。這些都是由于檔案管理工作手段和方法的落后造成的，由此可見，創(chuàng)新對改善檔案管理工作不足的必要性和迫切性。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，如何利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行分類整理、備份保存、搜索查找等管理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，成為地勘單位檔案管理工作面臨的新任務(wù)。

2 地勘范圍檔案管理工作的改進(jìn)策略

2.1 加強檔案宣傳，提高單位重視

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，明確檔案管理在公司利益創(chuàng)造過程中的價值和地位，建立健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，提高檔案管理工作的成效。同時，地勘單位要對檔案部門內(nèi)部施行“一人一責(zé)制”和“問責(zé)”制度，在明確分工的基礎(chǔ)上，將責(zé)任細(xì)分，落實到人頭，在根據(jù)任務(wù)完成情況進(jìn)行獎懲。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)還需要加大對檔案管理的宣傳力度，鼓勵員工使用現(xiàn)代化檔案，充分認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案的便利之處，同時鼓勵相關(guān)人員對檔案管理工作提出建議，督促檔案部門進(jìn)行改良，提高檔案管理人員在生產(chǎn)和管理過程中的參與程度，提高檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，讓檔案管理工作的轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)實。與此同時，加大資金投入，改善辦公環(huán)境，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，技術(shù)和管理理念，推動檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，提高工作效率。

2.2 重視人才培養(yǎng)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

要想地勘單位檔案管理工作達(dá)到高效率的發(fā)展，首先必須讓管理地勘單位檔案的相關(guān)的工作人員專業(yè)化，對他們的要求必須提高，專業(yè)知識的學(xué)習(xí)以及對自己從事的檔案管理工作的職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)必小可少。為了達(dá)到檔案管理相關(guān)人員專業(yè)知識的提升以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)的目的，必須有完善的檔案管理機制作為保障，才能使地勘單位的檔案管理工作專業(yè)化，系統(tǒng)化，完整化以及科學(xué)化。同時較為重要的是讓檔案管理工作的相關(guān)從業(yè)人員自己自覺的進(jìn)行，想方設(shè)法得讓檔案管理工作的相關(guān)從業(yè)人員充分認(rèn)識自己工作的相關(guān)屬性。同時地勘單位應(yīng)該定期地對檔案管理工作的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)知識以及其他相關(guān)的培訓(xùn)，這樣一來，在一定程度上能保證他們工作的效率，業(yè)績也會有所提升。從各方面讓檔案管理工作的相關(guān)從業(yè)人員對自己充滿信心，認(rèn)可自己從事的檔案管理工作，才能干勁十足。

2.3 引進(jìn)新興技術(shù)，改進(jìn)管理方法

運用新興科技管理技術(shù)，是對人力、物力、財力與資源的有機整合，是對舊的檔案管理方案進(jìn)行升級改造。計算機是新興科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是搜索最快的檢索工具，利用計算機管理檔案，全面、準(zhǔn)確、快速的提供檔案資料，收集檔案利用的實際效益，促進(jìn)檔案利用率的提高[2]。首先，有利于檔案調(diào)用的便利性。員工調(diào)用檔案資料時不必去檔案室對龐大的資料庫進(jìn)行翻找，節(jié)約工作時間，提高工作效率，能為單位帶來更多的個人經(jīng)濟(jì)效益。其次，有利于資料的永久保存。傳統(tǒng)的檔案保存方法不能避免紙質(zhì)的檔案受潮發(fā)霉等損壞檔案的自然現(xiàn)象的發(fā)生，對單位重要檔案的保存工作產(chǎn)生不利影響，而存入計算機中的檔案資料杜絕了這一問題的發(fā)生，實現(xiàn)了檔案“零損毀”。最后，增強單位對重要資料的保密性。對單位重要的資料進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免了信息的泄露所造成的重大經(jīng)濟(jì)損失，保障了地勘單位的利益

綜上所述，地質(zhì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步使得地勘單位不斷發(fā)展壯大，加大了檔案管理工作的難度。地勘單位唯有從實際出發(fā)，立足自身在檔案管理中存在的諸多問題，對癥下藥地制定改進(jìn)措施，才能推動檔案管理工作發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使地勘單位工程建設(shè)項目檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、創(chuàng)新化管理的軌道。

參考文獻(xiàn)

[1]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探討[J].科技資訊，2010（4）：125，127.

[2]土冬梅.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].科技視界，2014（06）：181，75.