大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

梁美麗

摘 要：新時期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案管理建設(shè)顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價(jià)值與作用，引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，完善檔案管理機(jī)制，這樣才能適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；工作

檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項(xiàng)重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會的發(fā)展步伐，需要不斷進(jìn)行更新和存儲，以便于隨時查閱并發(fā)揮其應(yīng)有的作用，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理不僅是要掌握和存貯這么龐大的檔案信息，而是要對這些檔案信息進(jìn)行專業(yè)化處理，以挖掘出其中蘊(yùn)含的巨大價(jià)值。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何更好地提高檔案管理效率，是每一個檔案管理人員應(yīng)該思考的問題。

1 大數(shù)據(jù)內(nèi)涵及其在檔案管理中的應(yīng)用簡述

當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到物聯(lián)網(wǎng)之后，實(shí)現(xiàn)了物與物、物與人、人與人之間的全面聯(lián)系。人們運(yùn)用云計(jì)算、手機(jī)、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)與發(fā)展成為了現(xiàn)實(shí)。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中最先提出了“大數(shù)據(jù)”一詞的概念。而所謂的“大數(shù)據(jù)”是指采用全部數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，而不是簡單地采用部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行隨機(jī)分析或抽樣調(diào)查。

大數(shù)據(jù)共有四大特點(diǎn)，也被稱為“4V”，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是說：1）大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)體量非常巨大，級別從TB發(fā)展到了PB。2）大數(shù)據(jù)的種類多種多樣，包括網(wǎng)絡(luò)視頻和網(wǎng)絡(luò)圖片、網(wǎng)絡(luò)日志，還有醫(yī)療記錄、學(xué)習(xí)筆記、軍事記錄以及大容量的檔案等。3）大數(shù)據(jù)的處理速度極快，在大數(shù)據(jù)中有“1秒處理”的定律，就是在1秒之內(nèi)能夠通過各個數(shù)據(jù)庫獲得最多最有價(jià)值的信息。4）大數(shù)據(jù)的前面幾個特點(diǎn)發(fā)揮出了它應(yīng)有的優(yōu)勢，能夠帶來很高、很大的回報(bào)價(jià)值。在我們生活中，隨處都能見到大數(shù)據(jù)的存在和影響。在我們每個人都越來越離不開的智能手機(jī)中，隨便使用任意一款A(yù)PP，例如使用微博關(guān)注時事熱點(diǎn)、運(yùn)用微信客戶端或QQ客戶端和朋友進(jìn)行交流，或者使用人人、貼吧，或者直接利用瀏覽器進(jìn)入網(wǎng)頁等等的行為，都是直接或者間接地參與到了大數(shù)據(jù)的運(yùn)用行列之中。檔案是記錄文化傳統(tǒng)和歷史長河中人與物之間發(fā)生的事跡的重要“收藏器”。通過檔案，人們可以尋找到關(guān)于某個人、某件事、某個地名或者某種科技成果的發(fā)明過程，人們可以通過檔案學(xué)習(xí)先輩們留下的優(yōu)秀成果，因此“檔案是人類智慧的物態(tài)結(jié)晶。”在學(xué)術(shù)界，檔案被尊稱為“歷史文明之母”。

檔案的存在使得記錄人文地理、發(fā)展人類傳統(tǒng)、留住歷史故事的想法成為現(xiàn)實(shí)，但是檔案需要妥善管理。只有被人們妥善管理的檔案，人們才能在再次尋找時不費(fèi)吹灰之力。在傳統(tǒng)的檔案管理方法之中，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，而且所保存的檔案數(shù)量也往往受到過多限制。而在大數(shù)據(jù)背景下，人類社會完全可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，發(fā)揮大數(shù)據(jù)應(yīng)有的優(yōu)勢，妥善管理好大數(shù)據(jù)，為人類社會留存更多的可參考的數(shù)據(jù)資料。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠目前制約檔案管理發(fā)展的主要問題就是大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應(yīng)全新的檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時代背景下需要專業(yè)素養(yǎng)更高的人從事這項(xiàng)工作。

2）信息存在安全隱患在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風(fēng)險(xiǎn)意識，導(dǎo)致目前的信息存在很大的安全隱患。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統(tǒng)，這就導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄露，容易被不法分子利用。

3 大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對策

1）采用優(yōu)化的數(shù)據(jù)技術(shù)在大數(shù)據(jù)背景下，提高管理效率。無論是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，亦或是企業(yè)，在采用數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案時，檔案部門可以與國內(nèi)大型的數(shù)據(jù)公司或者是數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)合作，使檔案管理人員在管理工作中，使用數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理。只有將數(shù)據(jù)技術(shù)與管理工作相結(jié)合才能提高檔案管理質(zhì)量。在采用數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案時，要打破思想以及行業(yè)之間的限制，同研發(fā)公司合作，研發(fā)出一款符合檔案部門的管理或工具。

2）對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)管在大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡單，且管理人員的工作量相對減少，但是不能忽視的是，大數(shù)據(jù)背景下檔案信息開放程度提高，人們能夠利用信息實(shí)現(xiàn)交流。在信息交流的過程當(dāng)中將會出現(xiàn)信息流失的現(xiàn)象，信息的安全性也會受到威脅。因此，要建立起信息管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)管理人員對于信息的保護(hù)力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現(xiàn)泄漏或者是丟失的情況。

3）注重軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)大數(shù)據(jù)背景之下開展檔案信息的管理工作，需要有軟件及硬件的支持，因此必須要不遺余力地做好硬件設(shè)施的建設(shè)工作。為此，要加大資金的投入，購買必要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，為檔案管理工作的有序推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在這個過程中，資金是重要保證，因此，要拓寬資金渠道來源，并提升資金的利用率，采購當(dāng)前最為先進(jìn)的硬件和軟件設(shè)備。

總之，大數(shù)據(jù)時代的來臨改變了人們以往的思維模式和工作狀態(tài)，人們從被動的接受和利用資源成為了主動的發(fā)掘資源，大數(shù)據(jù)的最大意義在于預(yù)測，而電力企業(yè)檔案室作為資源聚集地，利用大數(shù)據(jù)更能較好地啟動檔案所蘊(yùn)含的潛在價(jià)值，使檔案室內(nèi)的數(shù)據(jù)不再成為沉睡的數(shù)字。

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