事業單位干部人事檔案管理現狀及對策

鄧蓮芳

摘 要：在干部人事管理中，干部人事檔案是必不可少的。干部人事檔案需要在制度和觀念上進行雙重更新，順應時代要求，對事業單位干部人事檔案的管理現狀進行仔細分析，針對其中存在的問題找出解決方法，使干部人事檔案更好地服務工作。

關鍵詞：干部人事檔案；現狀分析；對策

在干部的人事檔案中一般包括相關工作人員的文化素質水平、綜合能力、學習或工作等成長的精力，同時也可以在一定程度上反應出干部的思想道德水平[1]。組織在對干部進行考察、了解和管理時可以通過整理、保管干部檔案的方式，也可以據此正確選用干部以及將干部應受待遇落到實處。如今需要加強干部人事檔案工作以更好的適應知識經濟時代。檔案工作如何加快發展、與時俱進、更好為干部人事工作服務、充分發揮職能作用，這些問題值得思考。

1 干部人事檔案管理工作的現狀

1.1 對干部人事檔案進行管理的意識有待加強

與其他的工作相比，人事檔案的管理工作是一項相對枯燥且平淡的工作。對此檔案管理人員的體會是雖然重要，但是排在其他工作之后，可用處卻是其他工作無法替代的。在不少事業單位負責干部檔案管理的人員通常還承擔了其他工作，但當工作量多起來的時候，就無暇顧及檔案管理工作，這就會在很大程度上導致一些問題的出現，例如相關的人事檔案的更新、整理以及收集工作滯后等問題，而且檔案管理的負責人經常變換，大多數沒有經過專業培訓，檔案管理能力不高。

1.2 干部自身對個人檔案缺乏重視

在我國的事業單位中存在一部分的干部對于檔案的重視程度較為淺薄的現象。主要表現在相關數據和材料的上交不及時，如獲得新獎勵、職稱或者學歷提升等，沒有將自己自身相關改變上交到人事部進行人事檔案的更新；除此之外就是填寫的歸檔資料缺乏真實性[2]。每年的年度考核總結很多都是隨便寫寫的客套話，不能將個人情況真實的表現出來。三是填寫相關資料過于隨意。例如姓名、出生日期等在前后的檔案材料中存在差別。

1.3 干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

一直以來都沒有給予干部人事檔案管理足夠的重視，導致管理不嚴問題頻發。第一，材料不齊全。有的材料中存在檔案填寫空缺，空缺的還是干部的基本情況信息；第二，內容記載不真實、不統一、不準確。最突出的虛假信息就是“三齡一歷”；第三，填寫不符合相關的標準，具體表現為個人履歷填寫存在欠缺、公章不全等。導致以上幾個問題出現的原因就是相關的工作人員對于干部人事資料的審核的力度還相對較低。

1.4 檔案流轉過程欠缺規范性

一般來說，人事檔案是隨著人員的變動而進行流動的，雖然明確規定在傳遞檔案時只能由人事部門人員或寄機要件，但是在執行方面還有所欠缺，十分容易導致出現檔案被涂改、偽造、修改的現象，在很大程度上影響了檔案內容的真實性與可靠性，最終導致造檔現象的出現；除此之外，人員流動與檔案流動不匹配也是其中的一個重大問題，十分容易導致最終出現人檔分離、斷檔或者棄檔等嚴重后果，這種現象不利于人才的引進，還在很大程度上阻礙了相關部門工作的正常開展和進行[3]。

1.5 傳統的干部人事檔案管理工作存在一定的問題

干部檔案的辦公用紙要求必須是A4規格的，不滿足要求的紙需要對其進行剪裁、裱糊或折疊的技術加工。可現在的材料很多都是16開規格，所以在檔案處理上就耗費了很大力氣。每年要進行歸檔的材料非常多，管理人員需要耗費大量的精力和時間來進行檔案的剪、切、貼，這一批還沒處理好，下一批已經在等候，勞動效率低、重復性強、強度大。

1.6 干部人事檔案信息化程度亟待提高

隨著我國科學技術的不斷發展以及事業單位人事檔案管理工作質量和水平要求的不斷提高，使得干部認識檔案管理工作大力應用計算機技術來實現其信息化已經成為了時代發展的趨勢。但是從目前來說，我國還有一部分事業單位的人事檔案管理工作還是手工錄入的方式來將相關工作人員的數據和資料轉化成電子信息，除此之外檔案的調閱和相關資料的檢索也是通過人工來進行的。

2 加強事業單位干部人事檔案管理工作的建議和措施

2.1 強化相關工作人員的干部人事檔案管理意識

首先一定要加強對事業單位干部人事檔案管理工作的重視程度。檔案管理員的責任心和業務能力一定要強，同時建立崗位職責制，完善檔案管理的基礎設施。檔案管理及其相關的工作人員必須要以積極主動的態度參加到相關的工作和培訓教育工作中去[4]。

2.2 根據相關的標準和規定來對干部人事檔案進行規范化管理

事業單位干部人事檔案的相關管理部門必須要建立健全完善且科學的檔案管理標準和規范，要讓管理工作的每一部分都有制度依據，從源頭上統一、準確、規范、完整干部人事檔案內容，讓《干部檔案工作條例》《檔案法》得到貫徹落實，并以實際情況為依據，建立健全干部檔案收集、檢查、核對、轉遞等八項制度，讓每個人員、每個崗位、每個環節都能嚴格遵守制度規定。嚴厲懲治干部人事檔案管理中的違法、瀆職行為，追究擅自涂改、偽造、損毀檔案材料人的法律責任。

2.3 加強干部認識檔案相關材料和數據工作的重視

對于檔案管理工作而言，最首要和關鍵的工作就是對相關人員的數據和資料進行收集。在政治、經濟體制改革過程中，干部需要歸入檔案的材料和數據種類越來越多，收集干部人事檔案材料就更加繁雜，檔案管理人員收集材料時要仔細認真、及時，對一些超脫標準和要求的材料要進行及時的處理，確保相關材料和數據的完整性、真實性和權威性，為干部檔案的形成奠定堅實的基礎。

2.4 加強相關工作人員隊伍的建設

從某種程度來說，檔案管理的工作人員素質在很大程度上決定了其檔案管理工作的質量和水平。檔案管理人員必須要具備高度的責任意識，在進行人事檔案工作時，帶有嚴肅的心態和政治責任感，要遵守制度、堅持原則、保守秘密、嚴守紀律，耐得住工作的枯燥單調和繁雜瑣碎，盡可能的避免相關工作不出差錯。相關的領導部門或上級部門可以定期或不定期的組織業務培訓，從根本上增強相關工作人員的專業能力與創新知識水平，提升檔案管理的技術水平。

2.5 探索新的管理模式

對檔案管理工作模式進行一定的完善和調整，對其用紙的硬性規定進行調整，使得干部人事檔案管理工作更加實用與科學。降低統一標準，A4的紙和16開紙都接收并以原樣保存，裱糊只用來加工受損材料，比A4紙大的可以進行折疊，左邊和下邊與A4紙對齊，上邊和右邊不得超過A4紙邊界。

2.6 加快人事檔案信息化管理步伐

科技飛速發展，使得當今社會得到信息化程度日益的加深和普及，這也就使得人們的生活以及思維的方式和習慣都發生了變化，目前社會發展的趨勢之一便是信息化管理手段。將科技新成果和管理新手段運用到干部人事檔案工作中，發展人事檔案信息化管理，建立干部人事檔案數據庫系統，在有需要時可以通過計算機查閱有關內容，實現人事檔案電子和紙質的雙套式管理。在利用信息化技術時要注意保密，做到干部人事檔案網絡化管理。

3 結束語

努力做到將干部人事檔案管理工作的作用充分發揮出來，方便今后公正地使用、客觀地評價、合理地挖掘人才。并且要在觀念和制度上進行干部人事檔案管理的雙重更新，順應社會發展趨勢，積極的利用有效措施探索檔案現代管理模式。

參考文獻

[1]劉倩.事業單位干部人事檔案依法管理問題研究[D].河北師范大學，2016.

[2]朱乃觀.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].人才資源開發，2017，（16）：33-34.

[3]李薇，王琳，韓旭.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017，（5）：80-87.

[4]錢瑛.如何提高事業單位干部人事檔案科學管理水平[J].卷宗，2016，（9）：10-11.