淺談如何做好檔案管理數字化

楊志惠

摘 要：傳統檔案查閱、保存不便，編目不夠清晰，需要檔案工作者較高的責任心和工作素質，逐漸不能滿足數字化時代的需要。但是關于如何完善檔案管理數字化是一個龐大工程，面臨海量數據的錄入、處理、校驗，需要多方配合協調，可以說是一個系統工程。本文工作國網慈溪市供電公司在檔案電子化過程中的實踐，總結了部分經驗對策，以供交流學習。

關鍵詞：檔案管理；數字化；對策；模塊建設

檔案管理數字化是一項系統工程，需要長期開展并多方籌措。檔案管理數字化的實施對策，可以從相關資源配置、體制機制建設、人員能力打造三個方面進行考慮。以相關資源配置作為基礎、以體制機制完善作為保障、以人員能力提升作為重點、檔案管理的數字化將得以順利實施。在檔案管理工作中，數字化是信息化的主要內容和重要體現。數字化在檔案管理工作中的普遍應用，將大幅度提高檔案管理的效率和水平。如何在檔案管理工作中實施數字化，其主要對策應從哪些角度進行考慮，將是檔案管理部門值得深入思考的重要問題。

1 相關資源配置

檔案管理數字化是一項系統工程，不僅需要全方位、多層面的籌措，還應持續、長期的開展。與傳統的檔案管理模式相比，數字化的檔案管理在精度、效率、質量等方面的特征，決定了其實現必然對硬件、軟件、網絡等核心資源具有較高的要求，因而，在以一定的資金投入作為保障的情況下，各種資源的有效、合理配置就成了首要問題。

對于檔案管理數字化所需的硬件設備，應采取分類的原則進行配備和更新；對于檔案管理人員日常操作和使用的硬件（計算機、掃描儀、打印機等）應以配置和性能作為主要的參考指標；對于檔案管理單位整體應用的系統設備（存儲設備、備份設備、服務器、交換機等）應以穩定性、安全性作為主要的參考指標；對于一些與主設備配套的工具（硬盤、磁帶、磁盤等）應以便捷適用為主要的參考指標。當然，檔案管理數字化除了需要在硬件設備方面進行資金投入外，還需要進行科學有效的管理。

檔案管理數字化的軟件要求包括應用軟件和專業軟件兩部分。應用軟件主要包括操作軟件、掃描軟件、文字軟件、圖像處理軟件等，專業軟件主要包括用于電子檔案存儲、檢索、處理、分析等的各類信息系統和應用平臺。檔案管理數字化要求各種軟件能夠在兼容的基礎上實現有效整合，因此，數字化檔案管理的軟件原則上應由統一的專業部門（通常為上級部門或監管部門）制定技術規范、明確功能要求、提供業務指導，然后各個單位自行進行軟件的研發和配置，以便在規范化的基礎上實現個性化。

檔案管理數字化對于網絡的要求主要包括網絡的互聯互通和網路間的信息交互兩個方面，涉及內部網絡和外部網絡。整體而言，數字化檔案管理的網絡搭建應以高質量、安全化的網絡設備和設施為基礎；對于網絡的互聯互通而言，檔案管理應具備一定的獨立性，與外部的公共網絡實現物理隔離，以保證數據的隱密性；對于網絡數據交互而言，應對用戶進行分級授權，并由專業團隊進行監控，以保證數據的安全性。

2 體制機制建設

在檔案管理數字化的體制機制建設中，科學地處理保密性與開放性的關系是至關重要的，即應建立一套能夠在開放環境下保障檔案安全的數字化管理體制。檔案管理數字化的本質應是開放的，能夠吸收和輸出各種各樣的信息資源，但同時數字化也應能夠為信息資源的使用提供安全保密措施。首先，要制定電子文檔的安全管理制度、檢索安保鑒權管理制度等規章制度。其次，應根據規章制度匹配相應的技術措施進行控制，并輔以相應的人員進行監管，以保障體制正常運轉。再次，建立和實施一系列的激勵機制和考核機制。例如，系統的培訓機制能有效促進檔案管理人員對數字化和信息化進行學習和體驗；完善的研發機制能鼓勵檔案管理人員對數字化的應用進行研究和創新；運營管理激勵機制能激勵檔案管理人員進行數據的收集和積累，以便進行數據分析和挖掘。對于考核機制而言，可通過制定相關人員數字化使用頻率、效率、效果的評價機制，促進檔案管理工作數字化的應用；或者將數字檔案的歸檔等工作與歸檔負責人的績效進行掛鉤，以提高檔案管理數字化的使用效率，逐步深化檔案管理數字化的使用程度。

3 人員能力打造

檔案管理要實現數字化，就需要培養和打造一批具有現代化檔案管理能力的從業人員。檔案管理數字化人員能力打造的內容，主要包括管理者意識的轉變、工作人員觀念的培養、從業者工作素質的提升三個方面。

對于檔案管理者而言，首先，要具有憂患意識和全局意識。數字化檔案管理的開展，要求管理者重視對工作人員在培訓、進修、學習、福利、待遇、環境等方面進行投入，為檔案從業者創造良好的工作條件，使他們能夠盡快適應數字化檔案管理工作，不斷提升檔案管理信息化業務水平和工作能力。其次，要具有創新意識，將應用數字化和信息化逐步實現檔案資源的共享、管理服務能力的提升作為主要方向。再次，應樹立產業意識，以信息化帶動檔案管理產業化，以數字化推動檔案管理集聚化，創造實際效益.形成產業優勢。

對于檔案具體工作人員而言，應主動根據信息化技術與手段的變化，與時俱進地實現自我提升。首先，檔案從業者應有意識地強化信息化的相關知識和數字化的相關技能，主動進行學習和研究，充分發揮“干中學”的精神，盡快適應檔案數字化管理的工作要求。其次，專業檔案管理者應創造條件，有計劃、系統持續地開展信息化和數字化應用的培訓與研討，擴充從業人員的知識結構，培養在職人員的應用技能，向著知識多元化架構、技能多樣化的方向努力。再次，檔案部門應注意引進部分較高素質的信息化和數字化的專業人員，加速推進檔案管理數字化的進程，同時充分利用其輔導和帶動其他人員共同適應數字化檔案管理的要求。

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