信息化背景下事業單位檔案管理研究

楊健

摘 要：在信息化背景下，事業單位必須結合自身檔案管理工作實際發展情況，有針對性的優化設置檔案管理方式，合理引進應用信息化技術，加強對檔案管理人員的培訓教育工作，促使他們樹立起先進的工作理念，靈活運用各項技術不斷提高檔案工作水平，推動事業單位服務社會工作的順利發展。

關鍵詞：信息化背景；事業單位；檔案管理

在信息化背景下，事業單位檔案管理工作要積極展開實踐創新工作，結合現代檔案管理工作內容特點和需求，有針對性的改善檔案管理技術和設備，科學制定完善的檔案法律法規，加強對檔案管理人員的培訓工作，有效提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質，開拓他們的信息化學習思維，全面提升檔案的網絡化管理水平。

1 檔案管理工作的意義

信息時代，現代信息技術的應用進一步促進了電子信息的出現，同時也改變了過去的檔案管理方式，這不僅有效提高了檔案利用效率，還提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，信息化時代檔案管理人員也在不斷地創新檔案管理方式和服務方式，客觀上實現了檔案使用的有效性。

2 當前事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

由于受到傳統管理工作理念的影響，一些企業和事業單位對現代檔案管理工作缺乏高度認識，普遍認為檔案管理工作內容無法為企業單位創造出實際經濟效益，促進單位各個工作環節有條不玩的進行。基于信息化背景下，事業單位檔案管理人員缺乏高層領導的科學指導工作，自身業務能力和素質素質偏低，創新意識不足，難以對檔案管理技術進行有效創新改進，從而導致單位內部檔案管理工作質量和效率無法得到有效提升，甚至存在著檔案信息泄露、盜取等安全問題，阻礙了事業單位檔案管理工作的穩定持續發展。

2.2 檔案管理模式落后、設備老舊

目前，很多事業單位的檔案管理部門還是以傳統的賬目記錄以及書本記載方式為主，這種管理方式相對來說整體的運營效率比較低，管理模式落后。而且現如今是一個科技以及信息技術高速發展的時代，這種傳統的管理模式已經無法適應當前快捷、高效的信息管理需求。再加上事業單位領導層本身對檔案管理工作的不重視，無法及時更新檔案管理設備，極大限制了檔案管理工作的有效開展，影響檔案數據記錄以及檔案查閱的效率。

2.3 檔案管理人員專業知識相對貧乏，素質比較落后

在一些人看來，檔案管理的工作特別簡單，無外乎對資料的收集與整理，但事實上，檔案管理是一項很復雜而且專業性很強的工作，對工作人員的專業素質要求很高，并且需要其一定的經驗積累。但目前，在很多事業單位，檔案管理人員都不是相關專業畢業的專業人員，很多都是一些臨近退休的老員工。他們雖然對于檔案管理工作很有耐心，但是剛開始對這份工作的了解不夠且缺乏經驗，而且他們對現代的計算機相關技術了解不夠且學習的較慢，導致工作效率低下。即使一些單位聘用的是年輕的專業的人員，但是這些工作人員往往缺乏經驗，在實際工作中也缺少認真態度，導致檔案管理工作秩序混亂，極易出現一些錯誤的問題。

3 信息化背景下事業單位檔案管理措施

3.1 強化檔案管理工作認識水平

在信息化背景下，事業單位高層領導要積極轉變自身管理工作理念，不斷加強對檔案管理人員的科學指導工作，促使檔案管理人員形成先進的管理意識，能夠正確認識到檔案安全管理工作的重要性。事業單位要適當加大對檔案管理技術和設備的投資力度，定期組織檔案管理人員參與專業化的培訓教育活動，確保工作人員能夠學習掌握各項數字化技術、網絡技術以及現代管理技術，從而不斷提高檔案管理人員的業務水平，促使他們能夠全面發揮出各項先進管理技術的價值作用，滿足現代檔案管理工作的各項需求，實現對檔案資料的安全管理目標。

3.2 有效加強檔案資料的保密工作

信息化時代的到來既給當前的檔案管理工作帶來了便利和機遇，又給檔案資料的保密工作帶來了一定的隱患，因此必須持續加強檔案資料的保密工作，這樣才能確保檔案資料的正常使用。然而當前檔案資料的使用過程中的確存在著一些問題，主要體現在使用計算機的過程中隨時會出現病毒感染、操作失誤、設備故障以及人為破壞等問題，這直接影響著檔案信息的保存與保密工作，為此必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，具體工作如下：一是單位的檔案管理部門都必須采用最為先進的軟件系統，以保證檔案資料的安全使用，并確保系統的安全。二是要對計算機進行定期或不定期的全面檢測和殺毒，避免信息資源感染病毒。三是檔案管理部門在使用檔案資料時要禁止在檔案管理及使用過程中與外網鏈接，以免被黑客入侵，造成檔案資源的丟失。四是要嚴格對單位檔案室的進入進行設置，避免出現人為破壞的情況。五是要配備專業的、先進的、規范的檔案保管設備，并采取有效的檔案管理措施，確保重要檔案資料及絕密檔案的

安全。

3.3 合理增加檔案管理資金投入

在信息化背景下，事業單位檔案管理工作的方式與方法都與傳統有很大區別。因此，要想使得新時期的檔案管理工作具有較高的科學化，就需要事業單位深度了解信息化建設在促進檔案管理效果方面的重大積極意義，從而主動給檔案管理部門提供一定的資金扶持，用來購買檔案信息化管理中需要的各種設備與實施。比如，掃描儀、刻錄機、打印機、數碼相機、計算機等等，確保信息化背景下檔案管理工作中有齊備的軟件與硬件，只有這樣才能給事業單位檔案管理工作的科學化、高效化進行創造有利條件。另一方面，檔案館的環境對檔案管理工作的質量與效率產生很大影響。這就需要事業單位依據科學化要求制定檔案管理的規范與標準，主動優化檔案管理環境，努力為工作者營造舒適的辦公場所，配備消防設備及專用柜子，并且做好計算機等設備的維護與管理工作，盡可能激發管理工作者的工作熱情，最終為事業單位檔案管理科學化程度的提高奠定基礎。

3.4 加強員工內部培訓提高員工綜合素質

檔案管理工作人員是事業單位檔案管理工作開展的主體，工作人員綜合素質的高低將直接影響整體工作質量。為此相關單位必須要重視自身內部員工綜合素質的培養。首先，在招聘過程中，需要做好人才選拔關，打破傳統的編制限制，引進專業的檔案管理工作人員。其次，不斷完善內部競爭機制。為改善當前員工工作積極性不高，消極怠工的情況事業單位可以制定末位淘汰機制，對檔案管理人員進行定期考核，對于業績不突出的員工采取必要的懲罰措施，以提高員工的重視程度。最后，加強內部員工培訓。新員工要做好必要的崗前培訓工作，幫助他們盡快了解工作內容以及流程；而對于老員工則要針對其工作中的不足，開展有針對性的專業培訓工作，提高其專業技能。通過這種多樣化的人才培養方式，提高員工的整體綜合素質。

4 結語

總而言之，檔案管理工作作為事業單位管理工作的重要組成部分必須要引起相關單位以及領導人員的重視，在后期的工作中綜合分析工作中的不足，借助于當前先進的信息技術，不斷完善自身的檔案管理工作。相關工作人員也需要順應時代發展的需求，積極參加培訓，提升自身素質，促進事業單位更好的發展。

參考文獻

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