醫(yī)院檔案管理的重要性

梁天珍

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展和管理中對(duì)重要信息的記錄，不僅是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，也是醫(yī)院進(jìn)步和發(fā)展的見證。醫(yī)院檔案是開展醫(yī)學(xué)研究，進(jìn)行醫(yī)務(wù)管理和信息存儲(chǔ)的必要途徑，也是在新醫(yī)療改革下不斷提升醫(yī)院整體服務(wù)水平的重要工作，不僅關(guān)系到醫(yī)院在職人員的切身利益，也關(guān)系到患者的隱私，可以折射出醫(yī)院的整體運(yùn)營和管理水平。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理概述，并分析醫(yī)院檔案管理的重要性，希望醫(yī)院重視其檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；重要性

檔案管理是進(jìn)行醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展、改建和擴(kuò)建有著重要作用。因此，在新形勢下醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要高度重視起檔案管理工作，尤其是醫(yī)院的實(shí)物檔案和文書檔案更要加大保管力度，一旦這些檔案資料遺失、損壞或者數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，都將對(duì)整個(gè)醫(yī)院的管理產(chǎn)生重大影響。因此，分析醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有著積極的推動(dòng)作用。

1 醫(yī)院檔案管理

在當(dāng)前的各個(gè)企事業(yè)單位中，因生產(chǎn)需要或者業(yè)務(wù)需要都對(duì)相關(guān)的工作內(nèi)容或者業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行書面記錄或者電腦記錄，成為寶貴的文件資料，同時(shí)對(duì)積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和整理，從而形成為檔案。醫(yī)院在不斷的發(fā)展過程中，會(huì)產(chǎn)生很多和發(fā)展相關(guān)的內(nèi)容，比如設(shè)備的采購、維護(hù)，會(huì)議的既要，各種學(xué)術(shù)活動(dòng)和文娛活動(dòng)的開展等等，都需要通過書面和或者電子進(jìn)行記錄，對(duì)此類數(shù)據(jù)和事件進(jìn)行記錄和管理就成為醫(yī)院檔案管理[1]。

2 醫(yī)院檔案管理的普遍情況

2.1 電子檔案管理模式不成熟

目前，很多醫(yī)院在電子檔案的管理上缺乏管理意識(shí)。既沒有相關(guān)的整理分類，也沒有設(shè)定歸檔范圍，這樣電子檔案數(shù)據(jù)容易破壞、丟失，造成人力和物力的花費(fèi)，不利于進(jìn)行數(shù)據(jù)的搜集和恢復(fù)，影響數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性和信息化檔案管理，不利于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。

2.2 缺少信息化管理人才

由于部分醫(yī)院對(duì)檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致相關(guān)部門沒有更新相應(yīng)的設(shè)備，可以使用檔案管理軟件的人才更加缺乏，檔案的管理工作開展較為緩慢。在檔案保存過程中，一旦缺少相關(guān)設(shè)備就只能紙質(zhì)的檔案存檔，在醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)中搜索不到相關(guān)圖像。其次，檔案管理員習(xí)慣紙質(zhì)存檔，不會(huì)操作計(jì)算機(jī)，缺乏相關(guān)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。

3 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

3.1 是醫(yī)院管理中的重要資源

醫(yī)院是重要的社會(huì)機(jī)構(gòu)，與人們的生活息息相關(guān)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展中重要的信息資源，是有效開展醫(yī)務(wù)管理、患者醫(yī)療信息存儲(chǔ)和醫(yī)學(xué)研究的必要條件，通過對(duì)數(shù)據(jù)的記錄和存儲(chǔ)可以更好的提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療改革的步伐。醫(yī)院檔案是醫(yī)管理水平的真實(shí)寫照，關(guān)系到醫(yī)務(wù)工作者和患者合法權(quán)益。此外，醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)務(wù)管理和醫(yī)務(wù)科研時(shí)，需要對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，最終形成具有參考價(jià)值的的資料，不僅對(duì)醫(yī)院的發(fā)展以及改革有重要作用，更是醫(yī)務(wù)工作不可或缺的部分。因此，醫(yī)院必須配有專門的檔案管理部門，檔案管理人員需要把各種檔案進(jìn)行歸類整理，成為檔案信息的管理中心，從而記錄不同年段的工作重心，使醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)情況，整體運(yùn)作情況都可以通過信息檔案查找。在新時(shí)代下，醫(yī)院的檔案管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，這時(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院向著更高水平發(fā)展的重要途徑[2]。

3.2 是醫(yī)院存儲(chǔ)醫(yī)療歷史的重要載體

醫(yī)院檔案是不同時(shí)期各項(xiàng)工作開展的形成的文字、圖表以及聲像，在醫(yī)務(wù)管理和醫(yī)療研究中不斷的產(chǎn)生，具有重要的記錄價(jià)值和研究價(jià)值，因此是醫(yī)院醫(yī)療歷史記錄的載體。其記錄信息范圍廣泛，包括以下內(nèi)容：1）綜合管理；2）醫(yī)療文化建設(shè)；3）醫(yī)務(wù)人員招聘；4）醫(yī)療科研攻關(guān)；5）醫(yī)院環(huán)境建設(shè)；6）患者醫(yī)療記錄。通過對(duì)上述內(nèi)容的記錄，客觀的反映出醫(yī)院的發(fā)展歷程，不僅是重要的信息來源，也是一所醫(yī)院在多年醫(yī)務(wù)活動(dòng)中在實(shí)踐方面積累的經(jīng)驗(yàn)，在醫(yī)院今后的發(fā)展中，可以取長補(bǔ)短，不斷優(yōu)化醫(yī)院的治療環(huán)境，提升醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展做出不可替代的作用。通過對(duì)醫(yī)院檔案的分析，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院字成立以來在管理手段上是如何創(chuàng)新的，治療水平是如何提升的，醫(yī)護(hù)隊(duì)伍是如何壯大的，從而繼往開來，總結(jié)醫(yī)院在發(fā)展中的得與失，努力改進(jìn)管理方法，營造舒適的就醫(yī)環(huán)境。同時(shí)，檔案中記錄的有觀醫(yī)院成長和奮斗的歷史，可以使醫(yī)院提升自身的形象，加強(qiáng)競爭力，迎合當(dāng)前醫(yī)療改革的大環(huán)境[3]。

3.3 是一項(xiàng)完善的科學(xué)管理工程

不斷的對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行完善，可以為醫(yī)院制定出更加完備的管理體系提供借鑒。在當(dāng)前的醫(yī)院管理中，醫(yī)務(wù)檔案管理有特殊性，不僅包括歷年醫(yī)務(wù)管理中積累下的寶貴材料，也包括不同時(shí)期重大的醫(yī)療事件；既包括在職和離職醫(yī)務(wù)人員的資料，也包括患者接受治療形成的寶貴資料。因此，如果醫(yī)院可以把歷年來所有的資料真實(shí)的記錄下來，進(jìn)行全面的系統(tǒng)歸檔，并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的管理，那么該醫(yī)院必將使共享工作的開展上升到一個(gè)新的臺(tái)階，以此促進(jìn)醫(yī)院管理健康有序的進(jìn)行。

3.4 檔案管理改革勢在必行

醫(yī)院檔案管理的重要性上文已經(jīng)說明，但是縱觀當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理，其管理方法較為落后，這樣就會(huì)嚴(yán)重制約醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，因此，需要通過以下方法進(jìn)行改革：

1）對(duì)檔案的功能與作用再做定位。當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理不僅可以滿足于醫(yī)務(wù)管理服務(wù)，還可以對(duì)患者的醫(yī)療信息提供存儲(chǔ)服務(wù)。當(dāng)前，醫(yī)務(wù)人才是醫(yī)院進(jìn)行管理和醫(yī)務(wù)信息存儲(chǔ)的重要因素，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)已經(jīng)無法滿足檔案管理要求。因此，對(duì)于記錄醫(yī)院重要事物的檔案管理人員來說，需要醫(yī)院大力培養(yǎng)人才[4]。

2）實(shí)施數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革。當(dāng)前，醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)人員和患者的個(gè)人信息存儲(chǔ)方法有多種，一些信息存在者交叉檔案記錄交叉的情況，比如：（1）醫(yī)務(wù)管理信息；（2）文憑學(xué)歷管理；（3）個(gè)人表現(xiàn)記錄；（4）患者信息存儲(chǔ)。因此需要進(jìn)一步優(yōu)化記錄方法，當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展已經(jīng)離不開網(wǎng)絡(luò)化的支持，就目前狀況，由于醫(yī)院檔案信息量相當(dāng)龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，建立網(wǎng)絡(luò)的檔案管理進(jìn)行管理十分可行的[5]。具體說來，要建立醫(yī)療電子檔案，醫(yī)院要先改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思想，整合管理流程，提升辦事效率，從而減少檔案管理人員的管理壓力。同時(shí)，還要完善相應(yīng)的硬件設(shè)備，以及及時(shí)更新軟件系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份。此外，要聯(lián)合其它醫(yī)院的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)典型資料的共享，有利于醫(yī)務(wù)人員更好的開展工作，并方便醫(yī)院的培訓(xùn)，有效提升檔案的利用價(jià)值。在醫(yī)療改革的形勢下，醫(yī)院需要對(duì)其中部分信息管理融合，從而起到優(yōu)化檔案的作用，監(jiān)督醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員廉潔自律[6]。

4 結(jié)束語：

綜上所述，本文對(duì)當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了分析，以期更好的促進(jìn)醫(yī)療改革，為醫(yī)院的健康發(fā)展做出重要作用。醫(yī)院的檔案是需要數(shù)據(jù)支撐的，對(duì)于檔案管理人員來說，這是程序化的管理工作，需要檔案管理人員在環(huán)節(jié)上進(jìn)行把控。在醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院必須對(duì)檔案管理重新定位，檔案管理工作必須積極采用信息化管理技術(shù)，才能優(yōu)化檔案管理流程，發(fā)揮檔案實(shí)際價(jià)值。

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