醫院檔案管理的重要性

梁天珍

摘 要：醫院檔案是醫院在發展和管理中對重要信息的記錄，不僅是醫院發展歷史的縮影，也是醫院進步和發展的見證。醫院檔案是開展醫學研究，進行醫務管理和信息存儲的必要途徑，也是在新醫療改革下不斷提升醫院整體服務水平的重要工作，不僅關系到醫院在職人員的切身利益，也關系到患者的隱私，可以折射出醫院的整體運營和管理水平。本文對醫院檔案管理概述，并分析醫院檔案管理的重要性，希望醫院重視其檔案管理工作。

關鍵詞：醫院；檔案管理；重要性

檔案管理是進行醫院管理工作的重要內容，對醫院的發展、改建和擴建有著重要作用。因此，在新形勢下醫院領導和相關工作人員要高度重視起檔案管理工作，尤其是醫院的實物檔案和文書檔案更要加大保管力度，一旦這些檔案資料遺失、損壞或者數據錯誤，都將對整個醫院的管理產生重大影響。因此，分析醫院檔案管理工作對醫院的建設和發展有著積極的推動作用。

1 醫院檔案管理

在當前的各個企事業單位中，因生產需要或者業務需要都對相關的工作內容或者業務開展情況進行書面記錄或者電腦記錄，成為寶貴的文件資料，同時對積累的數據進行保存和整理，從而形成為檔案。醫院在不斷的發展過程中，會產生很多和發展相關的內容，比如設備的采購、維護，會議的既要，各種學術活動和文娛活動的開展等等，都需要通過書面和或者電子進行記錄，對此類數據和事件進行記錄和管理就成為醫院檔案管理[1]。

2 醫院檔案管理的普遍情況

2.1 電子檔案管理模式不成熟

目前，很多醫院在電子檔案的管理上缺乏管理意識。既沒有相關的整理分類，也沒有設定歸檔范圍，這樣電子檔案數據容易破壞、丟失，造成人力和物力的花費，不利于進行數據的搜集和恢復，影響數據錄入的準確性和及時性和信息化檔案管理，不利于醫院的正常運轉[1]。

2.2 缺少信息化管理人才

由于部分醫院對檔案管理重視程度不夠，導致相關部門沒有更新相應的設備，可以使用檔案管理軟件的人才更加缺乏，檔案的管理工作開展較為緩慢。在檔案保存過程中，一旦缺少相關設備就只能紙質的檔案存檔，在醫院的網絡中搜索不到相關圖像。其次，檔案管理員習慣紙質存檔，不會操作計算機，缺乏相關知識和檔案管理知識。

3 醫院檔案管理工作的重要性

3.1 是醫院管理中的重要資源

醫院是重要的社會機構，與人們的生活息息相關，醫院檔案是醫院發展中重要的信息資源，是有效開展醫務管理、患者醫療信息存儲和醫學研究的必要條件，通過對數據的記錄和存儲可以更好的提升醫療服務質量，促進醫療改革的步伐。醫院檔案是醫管理水平的真實寫照，關系到醫務工作者和患者合法權益。此外，醫院在進行醫務管理和醫務科研時，需要對相關的數據進行記錄，最終形成具有參考價值的的資料，不僅對醫院的發展以及改革有重要作用，更是醫務工作不可或缺的部分。因此，醫院必須配有專門的檔案管理部門，檔案管理人員需要把各種檔案進行歸類整理，成為檔案信息的管理中心，從而記錄不同年段的工作重心，使醫務人員的流動情況，整體運作情況都可以通過信息檔案查找。在新時代下，醫院的檔案管理要實現科學化管理，這時實現醫院向著更高水平發展的重要途徑[2]。

3.2 是醫院存儲醫療歷史的重要載體

醫院檔案是不同時期各項工作開展的形成的文字、圖表以及聲像，在醫務管理和醫療研究中不斷的產生，具有重要的記錄價值和研究價值，因此是醫院醫療歷史記錄的載體。其記錄信息范圍廣泛，包括以下內容：1）綜合管理；2）醫療文化建設；3）醫務人員招聘；4）醫療科研攻關；5）醫院環境建設；6）患者醫療記錄。通過對上述內容的記錄，客觀的反映出醫院的發展歷程，不僅是重要的信息來源，也是一所醫院在多年醫務活動中在實踐方面積累的經驗，在醫院今后的發展中，可以取長補短，不斷優化醫院的治療環境，提升醫院的管理水平，為醫院的長遠發展做出不可替代的作用。通過對醫院檔案的分析，可以發現醫院字成立以來在管理手段上是如何創新的，治療水平是如何提升的，醫護隊伍是如何壯大的，從而繼往開來，總結醫院在發展中的得與失，努力改進管理方法，營造舒適的就醫環境。同時，檔案中記錄的有觀醫院成長和奮斗的歷史，可以使醫院提升自身的形象，加強競爭力，迎合當前醫療改革的大環境[3]。

3.3 是一項完善的科學管理工程

不斷的對醫院檔案進行完善，可以為醫院制定出更加完備的管理體系提供借鑒。在當前的醫院管理中，醫務檔案管理有特殊性，不僅包括歷年醫務管理中積累下的寶貴材料，也包括不同時期重大的醫療事件；既包括在職和離職醫務人員的資料，也包括患者接受治療形成的寶貴資料。因此，如果醫院可以把歷年來所有的資料真實的記錄下來，進行全面的系統歸檔，并且利用網絡技術進行系統的管理，那么該醫院必將使共享工作的開展上升到一個新的臺階，以此促進醫院管理健康有序的進行。

3.4 檔案管理改革勢在必行

醫院檔案管理的重要性上文已經說明，但是縱觀當前的醫院檔案管理，其管理方法較為落后，這樣就會嚴重制約醫院的進一步發展，因此，需要通過以下方法進行改革：

1）對檔案的功能與作用再做定位。當前的醫院檔案管理不僅可以滿足于醫務管理服務，還可以對患者的醫療信息提供存儲服務。當前，醫務人才是醫院進行管理和醫務信息存儲的重要因素，紙質檔案的存儲已經無法滿足檔案管理要求。因此，對于記錄醫院重要事物的檔案管理人員來說，需要醫院大力培養人才[4]。

2）實施數字化和網絡化改革。當前，醫院對醫務人員和患者的個人信息存儲方法有多種，一些信息存在者交叉檔案記錄交叉的情況，比如：（1）醫務管理信息；（2）文憑學歷管理；（3）個人表現記錄；（4）患者信息存儲。因此需要進一步優化記錄方法，當前醫院的發展已經離不開網絡化的支持，就目前狀況，由于醫院檔案信息量相當龐大，傳統的紙質檔案不能滿足醫院發展的需求，建立網絡的檔案管理進行管理十分可行的[5]。具體說來，要建立醫療電子檔案，醫院要先改變傳統的管理模式和管理思想，整合管理流程，提升辦事效率，從而減少檔案管理人員的管理壓力。同時，還要完善相應的硬件設備，以及及時更新軟件系統，做好數據維護和數據備份。此外，要聯合其它醫院的管理網絡，實現典型資料的共享，有利于醫務人員更好的開展工作，并方便醫院的培訓，有效提升檔案的利用價值。在醫療改革的形勢下，醫院需要對其中部分信息管理融合，從而起到優化檔案的作用，監督醫院的醫護人員廉潔自律[6]。

4 結束語：

綜上所述，本文對當前的醫院檔案管理進行了分析，以期更好的促進醫療改革，為醫院的健康發展做出重要作用。醫院的檔案是需要數據支撐的，對于檔案管理人員來說，這是程序化的管理工作，需要檔案管理人員在環節上進行把控。在醫療改革的背景下，醫院必須對檔案管理重新定位，檔案管理工作必須積極采用信息化管理技術，才能優化檔案管理流程，發揮檔案實際價值。

參考文獻

[1]潘翠芬.淺談醫院檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2015（1）.

[2]葉芹弟.醫院檔案管理的重要性探討[J].企業改革與管理，2017（2X）.

[3]鄧興萍，陸華.醫院檔案管理工作重要性與推進策略[J].辦公室業務，2017（4）：127-127.

[4]孟晶.淺議醫院檔案管理工作重要性[J].神州，2017（18）：291-291.

[5]宋衛紅，趙艷榮.試論新醫患關系下加強醫院檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2016（11）：92-92.

[6]郭鳳娟.簡議加強醫院檔案管理的重要性及其措施[J].科學與財富，2016（7）.