淺談新時期基本建設項目檔案管理工作的一些看法

黃曉紅

摘 要：項目檔案在城市建設中具有重要的作用，是國家檔案工作的一項重要內容，做好項目檔案的管理工作，對于推動城市建設發展和檔案事業的發展具有舉足輕重的作用和意義。本文從昆山市城市建設中形成的項目檔案管理的現狀出發，進行了分析，并提出了相關建議。

關鍵詞：項目建設檔案；檔案管理；建議

從1978年到2018年，中國改革開放已經走過了將近40個年頭，這40年來，全國上下可謂發生了翻天覆地的變化，無論是城市，還是農村，面貌的煥然一新是有目共睹的。而昆山，作為全國百強縣之首，在城市的基礎設施建設項目上投入了大量的人力、物力和財力，期間也形成了大量的城市基本建設項目（以下簡稱：項目）檔案。項目檔案是國家檔案的重要組成部分，是城市建設的記錄。做好對項目檔案的管理，對于項目后期的檢查、維護、使用改造的起到了至關重要的作用，也是相關部門進行監督、審計、管理、驗收的依據和憑證。

1 項目檔案的基本內容

國家檔案局， 國家計委1988年頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（以下簡稱：規定）中定義基本建設項目檔案資料是指：在整個建設項目從醞釀、策劃到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃；測設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

各級基本建設主管部門、檔案行政管理部門要負責監督、檢查和指導本部門、本地區建設項目的檔案資料工作。檔案行政管理部門應參加重點建設項目檔案資料的檢查驗收。

2 做好項目檔案管理的意義

項目檔案是在整個工程建設過程中形成的，應當歸檔保存的各種文件材料，是工程建設及竣工投產、交付使用的必備條件，是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。因此，做好項目檔案的收集和管理，合理地利用這些檔案可以為項目的科學管理、正常運行養護、維修改造等工作提供重要的參考作用，從而產生巨大的社會效益和經濟效益；可以為項目的稽查監管、責任追究提供依據；可以保證工程質量、保障城市秩序、維護公共安全、解決經濟社會糾紛，促進社會和諧發展有著重要的意義。

3 昆山城市建設項目檔案管理現狀和原因

昆山的城市建設開工量在江蘇省范圍內是排在前列的，對于城市基本建設的項目也涉及到多個領域，包括：城市建設、市政道路、水利管網、軌道交通等多個方面。這些利用了政府財政資金的項目涉及到的主管部門比較分散，長期以來，由于專業限制等原因，項目檔案的收集和管理也經歷了一個逐步規范的過程。目前在實際過程中有以下3類：

1）對于房建類項目，如果涉及到不動產權證辦理的，則可以通過不動產登記中心辦理進行把關，要求建設單位將項目檔案移交市城建檔案館后，再辦理相關的手續。

2）對于那些無需辦理不動產權證的項目，類似市政道路項目檔案，因為無需辦理不動產權證，在很長一段時間內，未能及時將項目檔案移交城建檔案館。造成部分項目檔案的遺失。對此，在2009年，由市檔案局牽頭、聯合財政局、住建局頒發《關于加強我市重點項目檔案管理的通知》（昆檔發﹝2009﹞28號）文件明確“納入市重點工程項目在5000萬以上，并由財政撥付資金的項目，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請市檔案局和城建檔案管理機構對工程檔案驗收。工程竣工后建設單位向城建檔案管理機構報送一套完整、準確、系統的建設工程檔案資料。”2010年，昆山市住建局印發了《關于昆山市政府投資建設項目檔案管理暫行辦法的通知》（昆住建﹝2010﹞337號），進一步明確“政府投資項目竣工后，工程資料要經市城建檔案館驗收合格，作為建設項目審計或者評審的必備條件，做到檔案項目管理和建設項目“三同步””。通過財政、審計部門對無需辦理不動產權證的項目（主要是市政工程項目）進行把關，保證項目檔案的及時進館。

3）對于城建檔案管理部門進館以外的項目檔案，類似交通、水利等檔案，則由其檔案形成的管理部門進行收集歸檔和管理。

縱觀昆山市目前項目檔案管理模式來看，存在項目檔案歸檔不及時，進館不規范，口徑不統一的狀況，有些項目檔案甚至已經缺失，極大的影響了該類檔案的后期利用效果，究其原因所在，本人認為有以下3點：

1）項目檔案管理機制不夠完善。目前在昆山有2個檔案館，一是市綜合檔案館（隸屬于市檔案局）、二是市城建檔案館（隸屬于昆山市住房和城鄉建設局）。市檔案局（館）依據《中華人民共和國檔案法》、和《江蘇省檔案管理條例》、《蘇州市檔案條例》等法律法規對機關、團體、企事業單位和其他組織的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案進行接收管理。而市城建檔案館依據《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》和《江蘇省城建檔案管理辦法》等有關規定對建設單位的項目檔案進行接收和管理。綜上，類似交通、水利等工程項目未列入市檔案局（館）和城建檔案館的進館接收范圍，也缺乏對應的檔案接收管理辦法。

2）各管理部門的檔案管理水平參差不齊。從市檔案館和市城建檔案館的接收范圍來看，對于交通、水利等部門形成的項目檔案沒有對應的接收依據，目前只能留存于各個專業管理部門，而這類管理部門的檔案管理水平直接影響了項目檔案的收集和管理。有些管理部門人員管理水平較差，比如：將建設項目前期文件歸入文書檔案，甚至按文件種類進行分類排列，破壞了建設項目檔案的成套性。有的只重視紙質文件的收集整理，而忽視聲像檔案、電子文件的收集，不利于檔案后期的開發再利用。

3）各建設單位的檔案意識不強。昆山每年都有幾百個甚至更多的基建項目開工實施，有些還是重點實事工程項目，關系到老百姓生活的方方面面。對于這類建設項目，很對建設單位存在“重建設、輕檔案”的觀念，忽略了對項目過程檔案的收集和整理。目前，昆山每年的重點實事工程項目進度和資金統計由市重點工程指揮辦公室進行監督和匯總，主要側重項目的進度和資金，對于項目檔案的收集缺未及時跟進。

4 相關建議和意見

1）完善法律法規體系，爭取領導的重視。近年來，國家對項目檔案管理工作愈來愈重視，先后出臺了《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》、《國家重點建設項目檔案驗收辦法》、《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等條例及規定，我們應該抓住這個契機，由市委、市政府出臺相關管理文件，明確昆山市基建項目檔案部門管理職責，明確項目檔案的驗收流程、移交辦法、扎口收集和管理部門，以及相關單位應承擔的法律責任。

2）提升人員綜合素質，樹立統一的管理意識。從基層抓起，由業務管理部門派專人負責項目檔案的管理，做好統籌安排，協調推進，從專業角度制定適合本部門的檔案歸檔流程和制度，為項目檔案的進館奠定扎實的基礎。全市重點實事工程項目由市重點辦聯合市城建檔案館進行專項驗收，其他項目則由各管理部門聯合市城建檔案館進行專項驗收。市城建檔案館負責對全市項目檔案進行統一著錄和保管，并將項目檔案的電子檔案信息共享給市檔案館和相關管理部門。從而實現對項目檔案的“統一領導、分級管理”的格局，保證項目檔案安全、完整。

3）完善項目檔案接收歸檔內容。項目檔案，尤其是涉及民生的重點項目檔案，建議加強在施工過程中的影像資料的收集和歸檔。例如：領導的視察和檢查，新工藝、新技術成果、新材料、新工藝在施工階段的使用，工程過程中展示黨和國家政治、思想工作以及體現時代風采的職工面貌的資料等。另外，對于展示整個項目工程的高空影像資料也是可收集的范圍之一。