大數據時代檔案信息化管理工作的幾點探討

侯小艷

摘 要：當代信息技術的飛速發展為大數據時代奠定了基礎，在這樣的時代背景下檔案的信息化管理也就逐步的發生改革與創新，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質量，也能促進各單位的穩定發展。就此現狀，本篇文章分析了大數據時代下的檔案信息化管理，探討信息化管理工作中的對策。

關鍵詞：大數據背景；檔案管理；工作

隨著信息技術的發展，大數據時代已經到來。運用大數據進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數據的發展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯網技術，打造網絡平臺，加強檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展，為我國各項事業的發展做出更加積極的貢獻。

1 大數據的含義

信息技術廣泛發展的今天，大數據時代普及到各行各業，作為檔案管理這一領域，也被信息技術所影響，為了適應新的時代背景，檔案管理呈現出全新的工作方略。大數據（BIG DATA）指無法在可承受的時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據的 5V 特點（IBM 提出）：VOLUME（大量）、VELOCITY（高速）、VARIETY（多樣）、VALUE（價值）、VERACITY（真實性）。大數據技術的戰略意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有意義的數據進行專業化處理。

2 大數據背景下檔案管理的發展機遇

1）合理配置檔案管理工作在大數據時代背景下，檔案管理工作也要抓住發展的機遇，這樣才能適應時代發展的潮流，通過大數據進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質量和水平，優化檔案管理制度，降低相關部門的檔案管理成本。現在，很多機構產生的檔案資源非常多，傳統的檔案管理占用的成本非常大，通過大數據技術能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2）提升檔案保存水平一般來說，傳統的紙質檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質檔案應對風險的能力非常弱，一旦發生火災、水災對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數據時代背景下，通過大數據技術可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 利用大數據加強檔案管理模式和服務能力

1）從技術方面分析。為了使檔案管理工作與當前大數據的時代背景相結合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術引進到檔案管理的實際操作中來。檔案要實現高科技、高智能化的檔案管理模式和高效能、全方位的服務能力需要做到以下幾點：一是建設智慧檔案平臺。利用大數據創新檔案管理模式和服務能力，需要建立智慧檔案平臺，平臺建設分為管理機制、核心系統和支撐框架。二是各類文字載體的檔案須由各種文字輸入工具轉變為數字化錄入，特殊載體的檔案需要數字化的錄入歸檔，為檔案數據化的實現奠定基礎。三是需要專業的檔案管理軟件，對各類數據的整理歸類，內搜索引擎的利用，專業網絡以及服務器的架設，實現數字化檔案的對數據的“加工能力”，通過“加工”實現檔案數據的“增值”。

1）從人力資源方面分析。對于任何領域的發展來說，專業人才都占據著非常重要的位置，檔案管理工作也是同樣。加強大數據人才隊伍建設是利用大數據創新單位管理模式和服務能力的首要條件。大數據專業人才需要通過各種渠道招賢納士，選擇具有較好的信息數據管理素質的人才，不僅要懂得熟練使用工具，更要懂得數據的意義和未來研究方向，以適應智慧檔案云平臺建設的需要。大數據人才隊伍，既可以是系統編制內的人才隊伍，也可與具有較強的大數據開發利用能力的外部單位合作，利用現有的人力資源和成熟的軟件平臺，實現一站式管理，提高檔案管理能力。

4 大數據背景下做好檔案管理工作的對策

1）從實際出發，制定嚴謹科學的檔案管理制度在大數據背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數據技術的優勢，建立起科學嚴謹的檔案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發展。為此，在當前的工作當中，要從實際出發，借助電子技術，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。

對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構建管理平臺，實現動態管理。

2）建立監管機制，確保檔案信息安全。大數據時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰。面對大數據時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產生危機。大數據給檔案管理軟件帶來很多便利，使檔案管理變得更為便捷，減輕了檔案管理人員的工作壓力，但是也給檔案信息安全帶來隱患。因此，在實行大數據時代時，檔案管理的監管制度應當進一步加強，嚴格相關數據的準入制度，并對各類檔案信息加強監管，實行檔案數據的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統，盜取相關信息。在加強對檔案管理監管的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數據安全性得到保障。

3）提升檔案管理人員的綜合水平大數據時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數據背景下，開展工作必須要端正工作態度，掌握更高的工作技能方法；同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經驗的人員來講，要進行常態化教育培訓，培養良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術手段提升管理的質量和效率。

大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰，如何利用大數據的技術優勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

參考文獻

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