西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè)檔案建設(shè)的思考

彭德婧

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，加快了落后地區(qū)檔案事業(yè)的信息化進(jìn)程，企業(yè)檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，始終在探索中尋求創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)現(xiàn)問題，努力與現(xiàn)代企業(yè)信息化同步發(fā)展。大數(shù)據(jù)、智慧化對(duì)檔案行業(yè)來說既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；大數(shù)據(jù)時(shí)代

科技發(fā)展與創(chuàng)新所顯現(xiàn)出的信息膨脹已經(jīng)引領(lǐng)我們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，由當(dāng)前的信息化建設(shè)延伸到未來的智慧化建設(shè)成為檔案行業(yè)的必經(jīng)之路。數(shù)據(jù)和信息決定著企業(yè)的未來發(fā)展，如何對(duì)每時(shí)每刻產(chǎn)生的復(fù)雜且海量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理、保存、利用，是當(dāng)下企業(yè)檔案建設(shè)中需要去面對(duì)的問題。

1 西部地區(qū)企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀

西部歷史文化深厚，是我國(guó)各類資源的富集區(qū)，二十世紀(jì)初便開始了多項(xiàng)重大工程的建設(shè)并取得顯著成果。但由于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后，西部各項(xiàng)文化事業(yè)的發(fā)展依然是我國(guó)文化建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，檔案事業(yè)居于其中。企業(yè)檔案作為我國(guó)檔案行業(yè)的重要組成部分又區(qū)別于政府綜合檔案建設(shè)，始終在探索中尋求創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)現(xiàn)問題，努力與現(xiàn)代企業(yè)信息化同步發(fā)展。但對(duì)于西部而言，企業(yè)檔案建設(shè)成效并不顯著，依然存在重視度低、基礎(chǔ)建設(shè)差、資金投入少、現(xiàn)代化管理落后等問題，限制了其信息化數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程，這也是西部地區(qū)檔案行業(yè)的整體現(xiàn)狀[1]。

2 西部企業(yè)提升檔案信息化建設(shè)的有利環(huán)境

企業(yè)檔案是指各個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期的管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中形成的對(duì)社會(huì)、國(guó)家和自身企業(yè)保存價(jià)值較大的文件材料。文件材料的形式包括紙質(zhì)文件、電子文件及照片等。在內(nèi)容上涉及企業(yè)產(chǎn)生的內(nèi)部信息和與企業(yè)相關(guān)的外部信息，因而范圍小且具有針對(duì)性。[2]企業(yè)檔案的依據(jù)性和參考性體現(xiàn)在其記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理等活動(dòng)的過程及結(jié)果，能夠作為企業(yè)歷史進(jìn)程的回顧和未來開展活動(dòng)的參考，對(duì)責(zé)任追究和問題處理也具有依據(jù)作用。

相比政府檔案部門而言，企業(yè)檔案建設(shè)更加內(nèi)部化，檔案資源更集中，更具靈活性，每個(gè)企業(yè)需要找到與企業(yè)自身發(fā)展相融合的檔案管理模式，這就為企業(yè)檔案的信息化上升至智慧化提供了多種可能。東部發(fā)達(dá)省份在檔案管理的模式探索、技術(shù)研發(fā)應(yīng)用、人才培養(yǎng)方面具有領(lǐng)先水平，能夠切身體會(huì)到大數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源所產(chǎn)生的影響及變化成果。近年來，西部企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)下，以全面現(xiàn)代化為目標(biāo)，逐漸向檔案管理的規(guī)范化、信息化以及管理人員的專業(yè)化方向努力，使得企業(yè)檔案為企業(yè)各個(gè)部門的服務(wù)更加高效。我國(guó)西部是絲綢之路關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是我國(guó)與沿線國(guó)家經(jīng)濟(jì)文化優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、開放發(fā)展的前沿，對(duì)跨國(guó)企業(yè)檔案資源互聯(lián)互通及安全性方面的研究具有重要價(jià)值。大數(shù)據(jù)全面覆蓋、與高新技術(shù)接軌，企業(yè)檔案的管理應(yīng)在大數(shù)據(jù)潮流中更具創(chuàng)造性、更加活躍，智慧化效果更加明顯。

3 西部企業(yè)檔案面臨的問題及應(yīng)對(duì)措施

加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和有效利用，已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。經(jīng)濟(jì)落后的西部地區(qū)，企業(yè)檔案管理如何跟上時(shí)代潮流，是我們要?jiǎng)?chuàng)新并實(shí)踐的課題。

3.1 檔案信息化建設(shè)及管理

社會(huì)科技的發(fā)展推進(jìn)了企業(yè)管理的信息化，檔案管理的信息化應(yīng)與企業(yè)管理的信息化相配合相促進(jìn)。很顯然，大部分西部企業(yè)依然停留在最初的信息化階段，依然處于有意識(shí)無實(shí)踐或少實(shí)踐的階段，這就與全國(guó)檔案事業(yè)新規(guī)劃及發(fā)達(dá)地區(qū)檔案建設(shè)產(chǎn)生斷層。重視度低，投入力小，使得檔案建設(shè)止步不前愈發(fā)邊緣化，信息化水平停留在以電腦設(shè)備作為業(yè)務(wù)工具的程度，而非真正意義上的信息化管理模式。

檔案信息化必須以專業(yè)的信息化平臺(tái)為基礎(chǔ)，這就需要企業(yè)管理人員重視到檔案信息化所能帶來的實(shí)際利益，給于足夠的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，將檔案部門的發(fā)展列入整體企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。科技是第一生產(chǎn)力，如今“大數(shù)據(jù)時(shí)代”給檔案事業(yè)提出了更新更高的要求，在“一帶一路”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等政策引領(lǐng)下，內(nèi)陸欠發(fā)達(dá)地區(qū)打開了邁入國(guó)際的大門，這就加快了企業(yè)觀念轉(zhuǎn)變、道路探索的步伐，找到企業(yè)的發(fā)展方向與契機(jī)，探索適合本企業(yè)的信息化管理模式。

3.2 檔案管理人員綜合能力

檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但目前企業(yè)檔案管理部門大多未能實(shí)現(xiàn)檔案工作人員的專業(yè)化、專職化，大數(shù)據(jù)時(shí)代的概念沒有激發(fā)起檔案工作人員的意識(shí)轉(zhuǎn)變和危機(jī)感，似乎新的時(shí)代形勢(shì)并未對(duì)傳統(tǒng)檔案管理者產(chǎn)生觸動(dòng)。多數(shù)檔案部門管理力量薄弱，管理人員自身意識(shí)不到檔案工作的重要性，工作態(tài)度消極、缺乏上進(jìn)心，出現(xiàn)新員工業(yè)務(wù)不熟練、老員工信息化接受度低的瓶頸，限制了人員自身素質(zhì)提升和業(yè)務(wù)管理發(fā)展。

加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力是提高企業(yè)檔案管理水平的重點(diǎn)。對(duì)于檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念、專業(yè)技能要取其精華去其糟粕，既要具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編制、保管、利用的基本技能，還要樹立大數(shù)據(jù)和智慧化管理的思維，以及熟練信息化數(shù)字化進(jìn)行檔案管理工作的技能。企業(yè)應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案工作人員的從業(yè)認(rèn)證和教育培訓(xùn)，更新先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，打造適應(yīng)時(shí)代變化要求的專業(yè)管理隊(duì)伍。

3.3 檔案的安全性

西部各類檔案館基礎(chǔ)設(shè)施面臨長(zhǎng)期嚴(yán)重的安全隱患，庫(kù)房面積狹小無法滿足越來越多檔案的保存利用，有些中小企業(yè)甚至沒有獨(dú)立的檔案庫(kù)房，老舊庫(kù)房的“八防”無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、破舊檔案無法及時(shí)修復(fù)和正確修復(fù)等，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)刻處于危險(xiǎn)之中。信息化時(shí)代帶來先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)也帶來了新的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全隱患不容小覷。計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)等是否達(dá)到相應(yīng)規(guī)定要求都存在潛在電子文件的保密性、可讀性、可修護(hù)性方面的潛在風(fēng)險(xiǎn)。[3]

3.4 檔案工作管理考核機(jī)制

企業(yè)檔案工作一直存在標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的困擾，影響到檔案編制利用的效率，不同企業(yè)有不同企業(yè)的領(lǐng)域特點(diǎn)和管理模式，這就需要企業(yè)制定與自身發(fā)展相符的考核機(jī)制。制定檔案管理考核機(jī)制是為了適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)需要，不僅是對(duì)檔案的編制、保存、利用、開發(fā)提出標(biāo)準(zhǔn)化的要求，對(duì)檔案工作進(jìn)行階段性的全面檢驗(yàn)評(píng)估，查漏補(bǔ)缺，還包括制定檔案工作人員考核的獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)企業(yè)及檔案管理人員的積極性和責(zé)任感。以人與檔案的綜合發(fā)展來提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案作用。[4]

近年來，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的考核納入了企業(yè)績(jī)效考核中，這無疑加大了企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度，通過考核標(biāo)準(zhǔn)提高企業(yè)對(duì)檔案部門、檔案部門對(duì)檔案的科學(xué)管理，以及企業(yè)各部門在檔案利用中的高效互動(dòng)，檔案發(fā)展和企業(yè)利益相輔相成。

4 結(jié)語

檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，也是當(dāng)前檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)。“十三五”為我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展做出新的規(guī)劃，大數(shù)據(jù)、智慧化對(duì)檔案行業(yè)來說既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。隨著社會(huì)的進(jìn)步，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息存儲(chǔ)和共享已經(jīng)同紙質(zhì)文件保存并重，可以猜想未來會(huì)逐漸替代紙質(zhì)文件并繼續(xù)變革，能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案采集智慧化、檔案管理智慧化、檔案服務(wù)智慧化的一站式服務(wù)[5]，使得檔案資源在收集、編制、保存、利用、開發(fā)以及檔案業(yè)務(wù)、管理、服務(wù)的整個(gè)過程中更加高效。

參考文獻(xiàn)

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[5]陳靜，韓海濤，田偉.大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案館構(gòu)建探析[J]，北京檔案2015（01）.