淺析企業機要秘書基本素養及其能力提高途徑

李媛

摘 要：在企事業科研單位中，機要秘書是黨政辦公室行政管理中一個及其特殊的崗位，具有政治性、獨立性、保密性、原則性等特點，在科研機構業務管理中起著承上啟下的作用，在單位日常行政管理中有著十分突出的地位。隨著當今社會科技的飛速發展，軍工保密單位對機要秘書崗位的要求不斷趨于嚴格，為確保機要管理工作能夠按時按點保質保量完成，在信息化時代的新環境下，科研軍工企業機要秘書工作技能的全面提升就顯得尤為緊迫。本文從軍工企事業單位機要秘書崗位特點著手，從科研單位機要管理工作面臨的新形勢為背景全面論述機要秘書應具備的基本素質及其提升能力的途徑。

關鍵詞：信息化；機要秘書；科研單位；素養

科研單位機要文書需要具有極高的政治覺悟，極強的工作責任心和耐心以及敏銳的處理問題的能力。工作中需要嚴肅認真，對單位涉密規章制度需不折不扣地執行，在貫徹黨的路線方針政策，服務科研單位科技創新中起著舉足輕重的作用。工作中一旦涉及到涉密文件，必須嚴格控制傳閱范圍，并將文件的數量及去向掌握清楚，確保文件的安全性與完整性，防止涉密信息泄出。機要文書的工作內容繁雜瑣碎，其工作需要依據文件的緊急情況和領導的行程來進行，具有分散、獨立性。機要文書在科研機構的工作中屬于信息中樞，責任極大，一旦由于不夠細心或處理方式不妥，都會引發嚴重后果。在單調重復的的工作環境中，機要文書工作中很被動，很難擁有工作自主權，由此引發的厭煩情緒很容易使工作出現疏忽。在信息化的環境下，機要文書工作面臨著新的機遇和挑戰，必須努力提升工作素養，以適應新時期軍工涉密單位對機要秘書的需求。

1 企事業單位機要秘書的工作特點

1.1 機要秘書概述

機要秘書是指在黨政機關從事機密文電的翻譯、處理及保管和秘書。機要秘書常包括譯電員、機要保密員等。在高、中層領導機關和機密性較強的機關、單位，一般都配置機要秘書，高層領導干部根據工作需要，可配備機要秘書。他們是領導的貼身助手，主要工作內容是手法、登記、保管機密文電資料，妥善安排領導的各種活動日程。[1]

1.2 機要秘書崗位職責

1）負責單位文件、公文的處理工作。包括外來文件的收發、公文登記、送閱、催辦、紅頭文件收回，中央文件清退、歸檔和查閱工作；單位上報或下發的公文進行初稿審核、復核、引發和歸檔；負責中央紅頭文件的簽收、傳閱、催還及清退。

2）單位印章管理工作。包括單位公章、黨委、辦公室印章的保管和使用，房產章、組織章、單位各部門的印章保管工作。

3）紅頭文件及上級來文的保密工作。

1.3 企事業單位機要秘書工作存在問題

企事業單位機要員在工作中無怨無悔、默默無聞，在單位貫徹落實黨中央、國務院的路線、方針政策和宣貫企業精神方面中起著不可替代的樞紐作用。由于其工作的重要性和特殊性，工作中存在著一些亟待解決的問題。

1）重視度不高。在企事業單位中，尤其是軍工科研單位中，一切以科研成果和科研任務為中心，一線工作人員及科研人員相對受到更多的關注，企業在制定人才引進規劃、專業技術職稱評聘、業務培訓及工資績效等方面規章制度時都會向一線人員和科研人員靠攏。機要管理工作是幕后性的，機要員長期處于被遺忘的角落。工作做的好是工作職責所在，不會轟轟烈烈引起過多的關注，一旦發生事故，就關系重大，長期從事機要工作的人員都深有體會。他們數十年如一日地重復著上機文件的簽收、等級、送閱、回收、清退或歸檔工作，瑣碎繁雜，毫無成就感，如與同齡同一批一線科研人員相比較，極易造成心里不平衡。提高機要工作重視度是當務之急。

2）創新精神匱乏。眾所周知，機要管理工作在企事業單位中很難脫穎而出，獲得政治上的成功。隨著時光的流逝，機要員積極向上的工作狀態在退化，努力工作的決心在動搖，逐漸屈從于現實，做一天和尚撞一天鐘。工作墨守成規，僅限于完成日常事務性工作，競爭意識被繁雜瑣碎的工作消磨得所剩無幾，更別提具有創新意識。

3）專業技能不達標。軍工科研機構的機要工作及其考驗責任心和耐心，容不得半點馬虎。在信息化高速發展的今天，對企事業單位機要管理提出來更加高效快捷的要求，給機要人員帶來了重大的挑戰。企事業單位保密部門在招生時不是熱門專業，工資待遇較同期其余崗位低，導致報名人數極少。在職機要管理工作中70%以上都是半路出家，僅僅參加過集團公司舉辦的緊急培訓就匆匆上崗，造成專業技能與現有機要工作不相符；業務能力與現實工作需要不相符；知識結構與機要管理要求之間不相符。

2 提高企事業單位機要管理人員基本素養的途徑

軍工企事業單位在加強科研隊伍建設的同時，也應該意識到機要管理體系的建立是一個系統化流程，因此要運用程序化、文件化、結構化手段。通過一系列體系的建立，使得機要管理方式由“強制性管理”逐步轉化為“自我管理”，使機要員更加自覺。

2.1 企事業單位對機要工作加強關注

企事業單位中科研隊伍是主體，有著科研一線隊伍建設規劃，而機要管理隊伍建設則倍受冷落，因此在機要人才管理、職稱評聘、工資獎金以及業務培訓方面需要考慮妥當。以此看來，企事業單位的重視與否對于科研涉密單位保密人才培養的成敗起關鍵作用。單位在選人用人上要努力破除“走后門”等短期行為，把機要保密管理隊伍建設納入系統化工程，使其逐步走上制度化、規范化軌道。

2.2 注重人才隊伍的選拔

為了構建一支優秀的機要文書隊伍，在選拔過程中一定要堅持“嚴入慎出”原則，杜絕論資排輩，杜絕走后門，真正選拔出兢兢業業，有組織有紀律的優秀黨員。選人用人不能只關注年齡、學歷，而忽視實際工作能力；只看人員是否好管理，不要個性創新；只看墨守陳規，不求長遠發展。要真正使得機要隊伍走上制度化、規范化道路，從而保持機要秘書隊伍的穩定性和實用性。

2.3 加強自身政治素養和保密意識

保密是機要管理的靈魂，是機要員要堅守的一條紅線。因此要做到四個“絕不”：不該說的絕不說、不該問的絕不文、不該看的絕不看、不該記錄的絕不記錄。機要管理員在日常工作中能夠接觸到很多涉密文件，一旦發生失泄密事件，將會給整個企事業單位帶來不可估量的損失，因此，機要秘書要時刻把黨和國家利益放在首位，堅決做到“守口如瓶”，樹立正確的人生觀、價值觀，要有一種如履薄冰的意識，工作中具體問題具體分析，要時刻警惕間諜和極端分子的誘惑，守住底線，高標準、嚴要求確保機要安全萬無一失。

綜上所述，隨著科學技術信息化的不斷發展，對于企事業單位機要管理工作提出了越來越高的要求，軍工保密單位的機要保密管理工作必須適應新時期的發展要求，不斷探索新的工作方式方法，提升保密意識，在一定程度上為機要工作帶來了機遇與挑戰。作為機要管理工作中的一員，要認識到機要工作的特殊性，遵守單位各項規章制度，切實履行機要管理職責，必須意識到自身的弱點，不斷加強自身的政治素養及職業操守，在軍工企事業單位機要管理工作中游刃有余，不斷為軍工保密單位的企業管理，科研課題、改革發展做出力所能及的貢獻。

參考文獻

[1]張同欽.秘書學概論.中國人民大學出版社，2011年.

[2]李培新，李文剛.論科研管理中的科技保密工作[J].科學與科學技術管理，2005（8）.

[3]黃文金，秘書工作的主動性研究[D].暨南大學，2012.

[4]吳淑娟.論企業機要秘書基本素養及提升途徑[J].淮南職業技術學院學報，2015（9）.

[5]袁媛.機要文件管理中的主動服務意識探討[J].產業與科技論壇，2016（2）.

[6]張艷茹.企業機要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2013（8）.