計算機技術在辦公自動化中的應用

鄧博

摘要：伴隨當前科學技術逐漸進行進步，計算機行業取得前所未有的發展，當前辦公室在自動化的過程中意義重大，計算機逐步在辦公的過程中扮演重要的角色，并在辦公自動化的發展過程中體現了非常好的作用。在以下內容當中，筆者對計算機與辦公自動化技術的發展流程進行分析，并在實際辦公的過程中對其運用的效果進行一定的分析，可以在計算機技術和自動化辦公發展的過程中進行必要的參考。

【關鍵詞】計算機技術 辦公自動化 運用

1 辦公自動化概述

1.1 辦公自動化的理念

隨著當前信息技術正在逐步發展，辦公的自動化工作也在逐步發展，其利用對諸多計算機技術進行科學合理的運用，讓企業的辦公內容更加便捷，逐步構建了自動化屬性非常強的信息處理工具，讓企業辦公室在辦公過程中出現了自動化。

1.2 辦公自動化的特點

辦公自動化需要進行多種多樣的現代化計算機設備的選擇，需要把計算機技術當中是一種主導的力量，通過系統科學、行為科學和通訊技術開進行自動化辦公活動的開展，并有效獲取、存儲、使用相關的信息（文字、圖形、圖像等）。語音、視頻等信息資源在進行辦公事務工作的過程中，和辦公室辦公人員息息相關，需要把計算機技術當成是一種理論指導來進行，利用計算機相關技術、網絡通訊消費技術的使用，來進行工作的展開，以便符合當前辦公自動化的具體要求。辦公自動化需要積極融合辦公室、辦公人員及相關的信息資源，進行成熟健全的人機信息系統的構建，積極根據企業內計算機網絡系統來加強渠道的建立，安全、高效地做好信息共享的工作，完成諸多辦公過程中的事務，讓辦公的效率得到全面地改善。

從當前的情況分析，我國辦公自動化在發展過程中已經出現了一定的收獲，成效比較顯著，在進行人與系統全面集成化系統的建設過程中發展迅速，在進行常規事務的處理過程中逐步趨于智能化，運用方式也慢慢朝多媒體化進行發展，電子數據在交換的過程中逐步實現傳輸自動化。

2 辦公自動化中計算機技術的運用

2.1 工作流程與方式自動化

在企業進行全面工作的過程中，辦公自動化往往需要涉及很多業務，主要關于信息方面，這些工作過程中，均需要計算機參與并積極展開相應的運用，這就說明不單單是在計算機硬件的相關設備，還是相關的計算機軟件資源，都變成辦公在自動化過程中非常重要的內容。辦公自動化的一些特定軟件，主要在于一些財務管理的相關軟件、設備管理的相關軟件進行支持的軟件主要在于計算機數據庫的相關系統。與此同時，計算機技術在進行辦公自動化使用的過程中，可以實時動態監控企業全面進行辦公流程的展開，讓每個部門、崗位間進行協調，讓企業的資源使用方面得到一定的改善，逐步提高企業工作的效率。

2.2 文檔管理自動化

企業文檔部門和信息管理部門之間應該加強交流合作，建立起高效統一的電子文檔數據管理中心，實現所有歸檔資料的集中處理和分級管理，并對用戶的查詢使用權限做出限制，加強保密文件和非保密文件的區別管理，實現各職能部門之間的資源共享。通過電子文檔數據管理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實現計算機軟件的智能化自主式判別鑒定，避免了冗余數據對存儲空間的占用，降低了政務網絡的帶寬占用率，大大提高了系統檢索和查詢速度。

2.3 自動進行數據備份，誤刪數據重新恢復

在通過計算機做自動辦公的過程中，一般情況下，容易出現由于誤操作（忘記存儲等）或出現計算機的相關故障（突然出現斷電、線路損耗等情況）造成數據出現刪除的問題，對后序辦公工作的開展造成很大影響。通過計算機進行數據備份的工作，能夠科學有效地讓數據的安全性和完整性得到保證。計算機的數據庫在進行相關辦公自動化用戶的備份后，由于計算機出現故障或相關的辦公用戶在操作過程中出現失誤造成丟失數據的情況，可通過已備份的數據來做好數據恢復的工作。當計算機的數據庫發生存儲設備故障的時候，不能進行數據的存儲或出現數據丟失的情況下，計算機數據庫管理人員能夠利用數據恢復的相關功能，讓當天丟失的資料日志進行備份，從而保障數據庫當中的數據存儲具有一定的時效性。

2.4 計算機數據密碼保護技術

計算機數據庫如果出現被破壞的情況主要可以分成兩類，一類是來自內部破壞，還有一類是來自外部的破壞，在這過程中絕大多數的破壞情況都是出現在某些用戶進行計算機數據庫ID和密碼的非法盜取，并對其他用戶的數據庫進行使用的情況。這種情況造成計算機用戶的數據庫出現不安全的情況，所以為了防止用戶出現數據丟失或泄露的情況，保障相關的用戶在辦公自動化過程中安全、方便地進行計算機程序的使用，計算機數據庫管理系統需要利用計算機密碼保護系統來進行計算機辦公自動化安全性的保護。對于計算機密碼保護系統的使用而言，能夠科學有效地防止其他不法分子進行數據庫數據的非法篡改、盜取行為，讓辦公自動化用戶計算機數據庫可以得到科學有效的保證。伴隨當前辦公自動化技術正在趨于不斷成熟的階段，在計算機數據密碼保護的運用方面，其相應的范圍也逐步變得廣泛，在使用的過程中，逐步加強了辦公信息的安全等級。

3 結束語

綜上所述，現在的社會是一個技術型的社會，社會在發展的過程中、經濟在不斷進步，這些都是源于計算機技術進行的大力支持，從信息集成、處理能力來對一個單位發展的現狀來進行分析，也成為一種主流趨勢和重要指標。伴當前各個企事業單位都針對辦公手段進行不斷的改革與創新工作，辦公自動化在發展的過程中已逐步出現明顯的優勢。比如說，計算機在進行文字、數據的處理過程中出現的技能，在多媒體技術進行運用及在網絡進行發展的過程中，辦公自動化慢慢扮演著非常重要的角色。從這個角度上進行分析，相關單位必須對于人員素質的培養進行重視，在保障企業高效運轉的過程中，讓辦公自動化的發展得到推動。這不單單能夠成為加強企業綜合性能的關鍵，也在以后辦公的過程中成為主要的發展方向。

參考文獻

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