信息化時代文書檔案管理創新探討

高巍

摘 要：近年來，我國信息化技術發展十分迅速，各行各業已經開始普及，信息化時代來臨。在信息化時代，想要保證文書檔案管理工作質量，還需要對其進行創新，將信息化技術充分運用到文書檔案管理當中，不斷提升文書檔案管理效率。因此，本文首先分析了信息化時代文書檔案管理中存在的不足，然后探究信息化時代文書檔案管理創新策略，以供參考。

關鍵詞：信息化時代；文書檔案管理；創新策略

在企業、學校管理當中，文書檔案管理屬于重要的工作內容，也是影響企業、學校管理質量的關鍵。由于文書檔案管理涉及到的信息和資料相對較多，傳統管理模式當中，需要花費大量的人力物力，且很容易出現失誤，文書檔案調用也非常不方便。當前社會屬于信息化時代，信息技術已經普遍運用于各行各業，在這樣的時代背景之下，在文書檔案管理當中融入信息化技術，做好文書檔案管理工作的創新是保證文書檔案管理質量和效率的關鍵。

1 信息化時代文書檔案管理中存在的不足

保證文書檔案管理是保證企業/學校管理質量的重要措施，尤其在信息化時代，更需要做好信息化改革，有效創新文書檔案管理工作，但是，當前文書檔案管理中依然存在不少的問題，主要體現在以下幾個方面：首先，沒有充分認識到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案管理屬于重要的日常管理工作，也是保證企業/學校有效運行的關鍵[1]。企業/學校的發展、人員的資料等大多記錄于文書檔案當中，做好文書檔案管理是做好企業/學校建設的重要措施。但是，當前企業/學校管理人員對文書檔案管理的重要性認識不足，認為文書檔案只是附屬部門，文書檔案管理工作也是可有可無的。在這種管理理念下，很多企業/學校的文書檔案管理工作只是將文書檔案簡單分類，當真正需要用到文書檔案時，難以及時有效的調用，也難以帶來有效的經濟利益。其次，在文書檔案管理工作當中信息化技術運用不足。當前社會已經進入信息化時代，在信息化時代，信息化技術的運用已經十分普遍，將文書檔案管理工作信息化不但能保證文書檔案管理工作效率與工作質量，還能進一步節約人力物力，創造更大的經濟價值。但是，當前企業/學校文書檔案管理工作中，信息化技術的應用嚴重不足，主要體現在三個方面。其一，工作人員沒有足夠的信息技術運用意識，對信息化技術的了解不深，也難以熟練運用。在這種情況下，很多文書檔案管理人員難以真正意識到文書檔案管理工作信息化的重要性，自然不會將信息化技術運用到文書檔案管理工作當中。其二，信息化技術的運用比較片面。信息化技術屬于新型高科技技術，功能十分強大，但是，當前很多企業/學校在文書檔案管理中，信息化技術的運用僅限于Office辦公軟件，信息技術的運用相對狹隘和片面，難以真正實現文書檔案管理工作的自動化。其三，現代信息化技術沒有推廣。近年來，信息化技術發展十分迅速，各種現代化的信息技術越來越多，在管理工作當中，運用現代化信息技術（云計算、大數據等）能夠進一步提升管理質量與工作效率。但是當前文書檔案管理工作當中，現代化信息管理技術沒有得到有效的推廣與運用，導致在實際文書檔案管理工作當中，運用的信息技術依然比較落后，不利于文書檔案管理工作未來的發展。

2 信息化時代文書檔案管理的創新策略

2.1 提升信息化管理意識

在信息化時代，影響文書檔案管理工作創新的因素當中，員工信息化管理意識不強處于主要因素之一。因此，想要做好信息化時代文書檔案管理工作創新，首先需要提升信息化管理意識[2]。思想意識是引導人行為的關鍵，只有提升了管理人員的信息化意識，在文書管理工作當中，工作人員才能將信息化技術有意識地運用到其中，實現文書檔案管理自動化。因此，在實施文書檔案管理時，應該引導員工落實現代化理念與技術。企業/學校應該注重員工培訓，通過現代化培訓，讓文書檔案管理人員充分意識到信息化的重要性與作用，同時，加大管理創新力度，提升員工的信息化管理意識，要求其在文書檔案管理工作當中，充分融入現代化管理理念，推升文書檔案管理工作質量。同時，在培訓當中，還需要注重培養文書檔案管理人員的專業素養與專業水平，保證工作人員在工作當中，能夠更加熟練的運用現代化信息技術，保證信息化的普及與運用。此外，為了充分調動員工的積極性，還需要根據實際情況制定相應的激勵制度，以此來激勵員工更加積極主動地與提升自身信息化水平，學習更多現代化的管理理念與技術，并將其充分融入文書檔案管理當中，促進文書檔案管理工作創新。

2.2 優化信息化管理理念

傳統管理理念當中，對人工的依賴性比較強，隨著信息化時代的來臨，想要做好文書檔案管理工作的創新，還需要不斷優化信息化管理理念，確保員工能夠在新型管理理念當中，全面落實各項管理工作與規劃[3]。因此，企業/學校應該充分了解和認識計算機和信息化技術的特性，并且結合自身實際情況，將其有效的運用到文書檔案管理工作當中。同時，企業還需要不斷突破原有的管理理念，形成現代化文書檔案管理思想與文書管理創新意識，更加深入去理解和探究文書管理工作，了解文書檔案管理工作需求，并且根據其需求制定更具針對性的管理規劃，將其落實下去。此外，還需要加大相關資源與設施的投放，改進文書檔案管理流程，使其更加規范化，也更易于操作，并且將信息化技術、計算機技術充分運用到文書檔案管理工作當中，實現人機結合，有效減輕員工工作量與工作壓力，借助信息化技術，實現文書檔案管理的信息化與自動化。

2.3 加強信息化管理平臺建設

當前社會已經進入信息化時代，在這種情況下，想要實現文書檔案管理的信息化創新，還需要具備相應的信息化管理平臺。因此，加強信息化管理平臺建設尤為重要。企業/學校應該根據當前信息化發展的需求，建立相應的信息化管理平臺，并且充分認識到信息安全的重要性，在建設信息化平臺時，加強管理執行力度與安全管理力度，盡可能提升文書檔案管理的信息化水平，為文書檔案管理工作創新提供便利的條件。

3 結語

綜上所述，在信息化時代做好文書檔案管理工作創新是跟隨時代發展的重要措施，因此，企業/學校應該提升信息化管理意識、優化信息化管理理念、加強信息化管理平臺建設，從而有效提升文書檔案管理工作信息化水平。

參考文獻

[1]李文龍.關于信息化時代檔案管理的創新探討[J].科學技術創新，2017，15（17）：295-295.

[2]任思忞.信息化時代下檔案管理創新及發展探討[J].人力資源管理，2017，23（7）：332-333.

[3]牛瀟.信息化時代下醫院檔案工作的管理與創新思路研究[J].中國管理信息化，2016，19（12）：185-186.