信息化時(shí)代文書檔案管理創(chuàng)新探討

高巍

摘 要：近年來，我國(guó)信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，各行各業(yè)已經(jīng)開始普及，信息化時(shí)代來臨。在信息化時(shí)代，想要保證文書檔案管理工作質(zhì)量，還需要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化技術(shù)充分運(yùn)用到文書檔案管理當(dāng)中，不斷提升文書檔案管理效率。因此，本文首先分析了信息化時(shí)代文書檔案管理中存在的不足，然后探究信息化時(shí)代文書檔案管理創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；文書檔案管理；創(chuàng)新策略

在企業(yè)、學(xué)校管理當(dāng)中，文書檔案管理屬于重要的工作內(nèi)容，也是影響企業(yè)、學(xué)校管理質(zhì)量的關(guān)鍵。由于文書檔案管理涉及到的信息和資料相對(duì)較多，傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，需要花費(fèi)大量的人力物力，且很容易出現(xiàn)失誤，文書檔案調(diào)用也非常不方便。當(dāng)前社會(huì)屬于信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用于各行各業(yè)，在這樣的時(shí)代背景之下，在文書檔案管理當(dāng)中融入信息化技術(shù)，做好文書檔案管理工作的創(chuàng)新是保證文書檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。

1 信息化時(shí)代文書檔案管理中存在的不足

保證文書檔案管理是保證企業(yè)/學(xué)校管理質(zhì)量的重要措施，尤其在信息化時(shí)代，更需要做好信息化改革，有效創(chuàng)新文書檔案管理工作，但是，當(dāng)前文書檔案管理中依然存在不少的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，沒有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案管理屬于重要的日常管理工作，也是保證企業(yè)/學(xué)校有效運(yùn)行的關(guān)鍵[1]。企業(yè)/學(xué)校的發(fā)展、人員的資料等大多記錄于文書檔案當(dāng)中，做好文書檔案管理是做好企業(yè)/學(xué)校建設(shè)的重要措施。但是，當(dāng)前企業(yè)/學(xué)校管理人員對(duì)文書檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為文書檔案只是附屬部門，文書檔案管理工作也是可有可無的。在這種管理理念下，很多企業(yè)/學(xué)校的文書檔案管理工作只是將文書檔案簡(jiǎn)單分類，當(dāng)真正需要用到文書檔案時(shí)，難以及時(shí)有效的調(diào)用，也難以帶來有效的經(jīng)濟(jì)利益。其次，在文書檔案管理工作當(dāng)中信息化技術(shù)運(yùn)用不足。當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在信息化時(shí)代，信息化技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)十分普遍，將文書檔案管理工作信息化不但能保證文書檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，還能進(jìn)一步節(jié)約人力物力，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。但是，當(dāng)前企業(yè)/學(xué)校文書檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用嚴(yán)重不足，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。其一，工作人員沒有足夠的信息技術(shù)運(yùn)用意識(shí)，對(duì)信息化技術(shù)的了解不深，也難以熟練運(yùn)用。在這種情況下，很多文書檔案管理人員難以真正意識(shí)到文書檔案管理工作信息化的重要性，自然不會(huì)將信息化技術(shù)運(yùn)用到文書檔案管理工作當(dāng)中。其二，信息化技術(shù)的運(yùn)用比較片面。信息化技術(shù)屬于新型高科技技術(shù)，功能十分強(qiáng)大，但是，當(dāng)前很多企業(yè)/學(xué)校在文書檔案管理中，信息化技術(shù)的運(yùn)用僅限于Office辦公軟件，信息技術(shù)的運(yùn)用相對(duì)狹隘和片面，難以真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的自動(dòng)化。其三，現(xiàn)代信息化技術(shù)沒有推廣。近年來，信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)越來越多，在管理工作當(dāng)中，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)（云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等）能夠進(jìn)一步提升管理質(zhì)量與工作效率。但是當(dāng)前文書檔案管理工作當(dāng)中，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)沒有得到有效的推廣與運(yùn)用，導(dǎo)致在實(shí)際文書檔案管理工作當(dāng)中，運(yùn)用的信息技術(shù)依然比較落后，不利于文書檔案管理工作未來的發(fā)展。

2 信息化時(shí)代文書檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 提升信息化管理意識(shí)

在信息化時(shí)代，影響文書檔案管理工作創(chuàng)新的因素當(dāng)中，員工信息化管理意識(shí)不強(qiáng)處于主要因素之一。因此，想要做好信息化時(shí)代文書檔案管理工作創(chuàng)新，首先需要提升信息化管理意識(shí)[2]。思想意識(shí)是引導(dǎo)人行為的關(guān)鍵，只有提升了管理人員的信息化意識(shí)，在文書管理工作當(dāng)中，工作人員才能將信息化技術(shù)有意識(shí)地運(yùn)用到其中，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理自動(dòng)化。因此，在實(shí)施文書檔案管理時(shí)，應(yīng)該引導(dǎo)員工落實(shí)現(xiàn)代化理念與技術(shù)。企業(yè)/學(xué)校應(yīng)該注重員工培訓(xùn)，通過現(xiàn)代化培訓(xùn)，讓文書檔案管理人員充分意識(shí)到信息化的重要性與作用，同時(shí)，加大管理創(chuàng)新力度，提升員工的信息化管理意識(shí)，要求其在文書檔案管理工作當(dāng)中，充分融入現(xiàn)代化管理理念，推升文書檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)，在培訓(xùn)當(dāng)中，還需要注重培養(yǎng)文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平，保證工作人員在工作當(dāng)中，能夠更加熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證信息化的普及與運(yùn)用。此外，為了充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，還需要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，以此來激勵(lì)員工更加積極主動(dòng)地與提升自身信息化水平，學(xué)習(xí)更多現(xiàn)代化的管理理念與技術(shù)，并將其充分融入文書檔案管理當(dāng)中，促進(jìn)文書檔案管理工作創(chuàng)新。

2.2 優(yōu)化信息化管理理念

傳統(tǒng)管理理念當(dāng)中，對(duì)人工的依賴性比較強(qiáng)，隨著信息化時(shí)代的來臨，想要做好文書檔案管理工作的創(chuàng)新，還需要不斷優(yōu)化信息化管理理念，確保員工能夠在新型管理理念當(dāng)中，全面落實(shí)各項(xiàng)管理工作與規(guī)劃[3]。因此，企業(yè)/學(xué)校應(yīng)該充分了解和認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)的特性，并且結(jié)合自身實(shí)際情況，將其有效的運(yùn)用到文書檔案管理工作當(dāng)中。同時(shí)，企業(yè)還需要不斷突破原有的管理理念，形成現(xiàn)代化文書檔案管理思想與文書管理創(chuàng)新意識(shí)，更加深入去理解和探究文書管理工作，了解文書檔案管理工作需求，并且根據(jù)其需求制定更具針對(duì)性的管理規(guī)劃，將其落實(shí)下去。此外，還需要加大相關(guān)資源與設(shè)施的投放，改進(jìn)文書檔案管理流程，使其更加規(guī)范化，也更易于操作，并且將信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到文書檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)人機(jī)結(jié)合，有效減輕員工工作量與工作壓力，借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化與自動(dòng)化。

2.3 加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在這種情況下，想要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化創(chuàng)新，還需要具備相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)。因此，加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)尤為重要。企業(yè)/學(xué)校應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前信息化發(fā)展的需求，建立相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，并且充分認(rèn)識(shí)到信息安全的重要性，在建設(shè)信息化平臺(tái)時(shí)，加強(qiáng)管理執(zhí)行力度與安全管理力度，盡可能提升文書檔案管理的信息化水平，為文書檔案管理工作創(chuàng)新提供便利的條件。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代做好文書檔案管理工作創(chuàng)新是跟隨時(shí)代發(fā)展的重要措施，因此，企業(yè)/學(xué)校應(yīng)該提升信息化管理意識(shí)、優(yōu)化信息化管理理念、加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)，從而有效提升文書檔案管理工作信息化水平。

參考文獻(xiàn)

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