A石油公司檔案管理優化策略研究

摘 要：石油行業是一種技術密集型、數據密集型行業，油田油氣井在勘探開發和工程項目的生產建設過程中產生的數據、文件、資料等不但是廣大石油人辛勤工作、刻苦鉆研的結晶，也是國家巨額投入后的成果。可以說石油企業檔案工作是我國檔案工作中不可缺少的一部分，是一種與企業發展同步的無形資產，能夠在企業進行決策時發揮重要作用。因此，本文本文以A石油公司為例，對該公司的檔案管理優化策略進行研究。

關鍵詞：A石油公司；檔案管理；優化策略

1 引言

對于企業來說，企業檔案是指企業在生產經營、管理活動中產生的以各種形式存在的對國家、社會和企業具有保存價值的文件資料。企業檔案服務于企業經濟發展建設，能夠為企業的生產、經營、科研等重要決策提供信息服務。企業檔案是與企業一同發展的無形資產，在企業的各項決策中發揮著極其重要的作用。提供檔案信息服務的質量高低在很大程度上能夠反映出和檢驗出檔案在收集、整理、保管、鑒定、統計各檔案管理階段工作情況的好壞。因此，如何完善企業檔案管理工作模式，讓企業檔案館最終可以更智能、更高效地服務企業用戶，滿足用戶信息需求，是企業檔案工作者目前面臨的艱巨任務。因此，本文以A石油公司為例，對該公司的檔案管理優化策略進行研究。

2 A石油公司檔案管理要素

2.1 A石油公司檔案管理內容

石油企業檔案管理是按照統一規定，將反映技術過程和技術成果的這些技術性很強的檔案進行歸檔。本文論述的主體是A石油公司企業油氣井勘探開發類科技檔案。在石油檔案收集階段，必須及時歸檔保存的有測井記錄和鉆井觀察記錄。還有一些需要經過統一匯總處理的特殊原始記錄，在匯總處理后才能反映油氣井或是水井的真實情況。在石油檔案整理階段，需要將企業的專題研究、科研成果匯總完成后，及時立卷歸檔保存。其次，油田單井從石油階段開始起到完井后作業采油階段，持續的工作時間很長，且在平時工作時利用較多，所以在檔案工作中必須要及時收集整理，等到單井生產完結后，整體立卷歸檔。從檔案的保管方面來說，采取的是井號與檔號相關聯，裝訂與裝盒相關聯，底圖按照平放與卷放結合的方式保管。在檔案排架時采用的方法是按照油田所在地區字頭分類，按照檔號的大小順序進行排列放置。在檔案的利用層面來說，應該保持檔案利用的靈活性特點，再者，由于檔案數據多且利用頻繁的特點，檔案工作人員需要及時處理檔案數據，定期編目，為編研成果提供信息服務，為工作查考提供參考依據等。

2.2 A石油公司檔案工作人員

A石油公司檔案管理工作人員的主要任務是將公司各單位零亂分散的，質雜量大的檔案資料轉化成為企業需求的系統集中的，廣泛優質的檔案形式。為滿足企業用戶對檔案信息的需求，適應不斷變化的信息環境，檔案工作人員需要不斷提高檔案管理水平，推企業動檔案管理工作不停地向前運動發展。A石油公司檔案管理人員員主要負責對機關、各生產建設單位、科研院所等在其生產經營及管理活動中產生的有保存利用價值的以各種形式存在的文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、編目、統計、編研和提供信息利用服務的工作。

2.3 A石油公司檔案用戶

A石油公司負責對各生產建設單位、科研單位、機關等在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、編目、統計、編研和提供利用的工作。華油檔案主要負責的單位有目前，A石油公司主要服務的單位有鉆井工程公司、勘探開發研究院、設計院、采油研究院、鉆井研究院、井下作業公司、地球物理勘探公司、測井公司、油氣田測試公司等。各公司借閱檔案的目的主要有編史修志、工作查考、學術研究、宣傳教育等。

3 A石油公司檔案管理優化策略

3.1 樹立檔案管理新理念

第一，檔案工作人員需要認真分析當前檔案管理的現狀，掌握檔案在管理過程中存在的問題，按照檔案的開發管理程序，嚴格遵守檔案管理交接條例，對傳統紙質檔案進行數字化轉換；提高檔案的數據化管理意識，采用先進的檔案管理軟件，掌握檔案數據化設備的使用方法，建立檔案信息的儲存與檢索系統，提升檔案服務的主動性；做好檔案館的宣傳工作，改善檔案工作的方法與態度，提高工作質量，增強檔案的利用價值；形成全新的檔案管理思想和方法，加速檔案信息化進程，建立完整的數據庫，實現企業檔案管理的網絡化、信息化，使企業檔案管理事業向科學化和規范化方向不斷發展。

第二，加強主動服務意識，將過去的被動服務方式變為主動服務方式。由于檔案管理的終極目標是為高質量地服務油田企業一線生產工作與科學研究工作。因此檔案工作人員的任務就是需要以油田工作為中心，明確突出服務的主題，拓展服務領域，改變過去傳統的檔案工作模式，將過去“你上門，我服務”的被動服務模式轉變為主動提供信息服務，為用戶積極尋找信息的新模式。由于企業生產和科學研究的需要，企業的信息用戶需要的是最新資料，這就要求檔案工作人員根據用戶需求的情況、對資料的了解情況，能夠及時、準確地將資料在第一時間提供給企業用戶，盡量做到避免過多的中間環節，使檔案工作和生產科研能夠同步進行，保證企業生產和科研的需要，努力做到企業的生產和科研范圍覆蓋到哪里，企業檔案信息工作就延伸到哪里，努力達成能夠在更高更寬的層面上提供高質高效的服務。

第三，提高企業檔案信息的開發利用意識，明確檔案信息資源的開發與利用才是檔案管理工作的最終目的。在檔案管理工作中，檔案管理人員要重視檔案信息的開發與利用，充分的利用豐富的檔案館館藏資源，使檔案信息的利用價值得以體現，努力實現檔案信息資源共享。檔案工作人員應該去創造性的開展工作，利用企業生產例會、訪問企業用戶、發放和統計檔案利用反饋表等多種檔案館與用戶的互動服務方式，及時地追蹤和掌握企業檔案的利用情況。

3.2 科學整合檔案資源

石油企業目前工作重點應該是要應用現代電子信息技術、現代檔案管理技術，將原先的以紙質等實體檔案為主的文件管理前端延伸，向電子文件等信息載體拓展。檔案工作人員應開發利用檔案信息資源，為企業用戶提供有效的引導服務、定向專題服務等。在石油企業中，可以把館藏中的油氣勘探開發檔案和地質資料中的勘探數據、開發數據手冊、開發方案、地質資料、地震成果報告、鉆進設計、測井圖等檔案資料數字化，然后將這些電子文件提供給企業用戶。企業檔案工作人員應該做到能夠主動、積極地開展檔案利用電子化、網絡化的工作，擺脫過去的被動接受用戶咨詢的傳統工作服務模式，致力于建立檔案信息網絡化服務平臺，讓用戶能夠通過網上電子信息資源，在遵守企業規定的條件下，快捷、方便的存取電子文本、數字化館藏。這樣檔案館就可以為用戶提供內容更加豐富、形式更加多樣的信息服務。

3.3 拓展檔案編研思路

3.3.1 突出特色

確定檔案編研的思路一定要以油田的持續穩定生產為出發點，要從實際建設油田，實際發展油田的基礎出發，站位點要高，起點要高。企業需要根據各自實際情況的不同，按照企業要求、用戶需求來確定檔案編研的課題。上溯歷史，下至現今，檔案編研工作既要著眼于企業自身，又要兼顧企業的歷史文化和社會發展，堅持編研的多元化發展，不搞片面化發展。把檔案編研工作放在企業檔案工作的創新位置和創新重點。企業可以把檔案編研作為檢驗工作效果的標準，真正能夠做到領導到位，保障到位，人員到位，工作到位。以科學的預見和敏銳的意識，把檔案編研工作作為企業提供信息服務的主要手段，超前挖掘檔案的信息價值，為用戶積極地提供前瞻性的服務、主動的服務。

3.3.2 統籌規劃

在石油企業中，可以在較大范圍內對一些具有共同性的問題制定整體計劃、統籌編研，這樣可以避免研究的重復、浪費。對那些具有重點編研課題價值的項目可以集中力量，發揮整個企業檔案管理人員的才智，建立健全編研工作組織的管理機制，評估編研工作的投入和產出，評定編研成果的好壞層次。對那些編研成果中利用的前景較好的、層次較高的，可以采用集中宣傳推廣的方式在企業內開展活動，擴大影響效果，促進檔案編研成果價值的最大化。

參考文獻

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作者簡介

王坤（1968-），女，河北，漢，政工師，北京化工大學夜大，本科畢業。