事業單位檔案管理的創新思路分析

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，陳舊的檔案管理方法已經無法與現在的社會相適應。如果檔案的管理效果與現實的工作需要不能相適應，將會對我國檔案管理效率帶來較大的影響。所以，現在我國的一些事業單位的管理工作如果想獲得穩健的進步與發展，就一定要對本單位的檔案管理工作進行創新，實行科學合理的提高。

關鍵詞：檔案；管理；事業單位

在事業單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應工作的有序開展。隨著現代社會經濟的快速發展，面對更為復雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續地進行創新與改革，還要與現代社會的發展步伐相統一，只有這樣才能將其自身的優勢作用充分得以發揮，同時也能使的工作人員在搜索與查找相關信息時更為便捷，讓辦公工作效率在整體上得到顯著提高。

1 當前我國事業單位檔案管理的現狀分析

1.1 單位內部重視程度不夠

根據現在時代的情況來說，我國大部分的事業單位并沒對本身的檔案管理工作給予高度的重視，只是單一的把它作為合同文件管理一樣的工作事項，使事業單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理，特別是影音資料、圖片資料等有一部分掌握在當事人手中，如遇歸檔不及時，這些人一旦離職或退休，將會造成這類檔案的流失。還有事業單位目前會計檔案大多都是從事會計人員直接管理，而這類人員大多上崗時并沒有經過專業的檔案管理培訓，缺乏檔案管理工作經驗，對檔案的歸檔和規范不了解，導致整理出來的檔案很難達到規范化。還因較多事業單位的檔案管理規定并不健全，使大多數的客戶信息與業務材料全部交給不相關職位的工作人員實行管理，發生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使事業單位的相關業務工作受到不同程度的影響。

1.2 檔案缺少安全保障機制

因為現在有些事業單位對檔案管理并沒重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因為檔案管理工作人員沒有重視檔案管理的重要，導致存檔的時候產生信息的丟失與損壞情況 ；另一方面事業單位沒有對檔案管理工作給予重視，嚴重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業素質不高，導致檔案信息丟失情況時常發生，從而造成事業單位嚴重的損失。還有部分事業單位人事檔案、文書檔案不單獨存放，檔案人員在檔案室內辦公，進出檔案室人員繁雜，很容易造成檔案信息外泄和檔案的流失。大多數事業單位缺少網絡安全認識，在計算機的檔案管理工作中，沒有專門計算機管理檔案，還有的管理檔案計算機可以上網等，這些都會產生很大的安全隱患。

1.3 檔案信息缺乏信息化管理

雖然現在部分事業單位的管理規范都已對傳統紙質的辦公方式實行了轉型，信息化的辦公方式也得到了普遍的應用，但事業單位在檔案管理環節上，還仍然保留著傳統的紙質辦公模式，這不僅影響了大多數事業單位的檔案管理沒有達成信息化，更對事業單位各部門在使用與查找時， 產生了一定程度的限制，達不到方便快捷的使用要求，嚴重阻礙了事業單位的進步與發展，并且在不同程度上降低了事業單位的工作效率。

2 檔案管理工作創新的途徑分析

2.1 完善檔案管理制度，重視檔案管理工作

如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發揮，就一定要對的檔案管理制度實行合理科學的建設與完善。應增強檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認識，組織定期的培訓學習，在學習中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時還需對其講述檔案管理的重要性。組織檔案管理人員到先進單位、先進地區學習經驗，交流心得，使檔案管理人員業務水平和工作能力明顯提高。只有如此才可以使事業單位的所有成員慢慢的產生統一性的檔案管理意識，從而使檔案管理工作可以健全。

2.2 加強綜合素質培養，組建專業工作隊伍

作為事業單位來講，應注重檔案管理人員的專業學習與培訓，不僅要定期的組織相關的基礎知識培訓，還應結合相關人員的具體情況，進行重點培養。使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進行嚴格的規范，最好實行文件一月一清理制度，詳細整理每一年的各類文件資料，編制索引目錄，對清理人、核對人進行登記，明確責任。實行領導干部責任制，明確專人負責保密局檔案的管理，不斷創新工作方式，健全管理體制，探索符合本單位工作實際的檔案管理模式。只有不斷提升檔案管理人員的專業技能與綜合素質，才能對接當前的市場經濟化需求，對事業單位發展起到有效的推動作用。

2.3 健全保密制度規定，保障檔案安全管理

檔案管理對現在的事業單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。首先，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理工作人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性；其次，事業單位應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使事業單位內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

2.4 全面引進信息技術，促進檔案現代建設

事業單位檔案的現代化管理需要數字化信息化，對重要的檔案信息進行雙套保險保存。利用電子計算機保存重要檔案，充分發揮局域網的優勢，應用信息技術，建立電子目錄索引，實現了文書檔案目錄的快速查閱和迅速傳遞，為各處室參閱文件資料節約了大量時間，提高了工作效率。另一方面也不能忽略紙質檔案的保管。實現檔案管理的網絡化可以極大提高檔案的高利用率，更好的服務于單位管理。數字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數字化，要對檔案資料做到具體問題具體分析。事業單位在實行檔案管理的工作中，應加強對實物檔案資料的管理，并結合計算機檔案管理形成新的管理模式。

3 結束語

總的來說，檔案管理與事業單位中其他項的工作內容有直接或間接的關系，科學化、正規化的檔案管理是保障事業單位可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理工作過程中的一些問題獲得及時的解決，事業單位的每個部門需相互協同工作，一同創新工作的方法，使檔案管理工作的效率獲得提高，從而才可以讓事業單位本身順利穩固經營獲取保證。

參考文獻

[1]李紅敏，胡小紅.關于開發檔案管理系統的設想[J].南方農機，2007，（2）：39-40.

[2]張文嘉.事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，（5）：92.

作者簡介

陳莉（1981-），女，湖北荊州人，本科，中級館員，研究方向：人事檔案管理信息化。