信息化時代醫院人事檔案管理探討

張月秋

長春市中心醫院圖書室，吉林長春 130051

目前，我國醫院的人事檔案管理問題十分雜亂，首先醫院人事檔案管理方式十分落后:由于人事制度的不斷改革，醫院的人才錄用規則不斷被簡化，人事檔案的條件要求不斷被降低，就導致檔案的信息不全等問題，進而轉移檔案時不能夠及時被完善和修補等等，這些都是由于管理機制不同，進而使得檔案資料得不到統一管理；其次醫院管理人員缺乏人事檔案管理理念：醫院的管理人員大部分都沒有經過正規培訓，缺乏專業知識，對檔案的管理沒有經驗等原因使得檔案得不到恰當的管理；最后便是醫院的人事檔案管理存放管理不嚴格:醫院辦公地方有限和大量的檔案堆積使得具有專業性、機密性和真實性的人事檔案得不到合適的安放。雖然這些問題十分顯著，但是檔案管理工作也在不斷地發生改變，不斷提高對檔案管理的要求，努力朝向信息化時代發展。該文就對信息化時代人事檔案管理做了研究分析，現將探討的人事檔案管理做了以下總結。

1 在信息化時代做好人事檔案管理的重要性

在傳統的人事檔案管理中，一般都采用人工處理檔案，例如人工記錄和保存人事檔案，大部分資料都是依靠紙張來保存，這種管理不僅耗費大量的人力資源，也耗費了大量的管理資源，還使得人事檔案資料得不到有效保存和利用，通常結果是得不償失；而信息化時代拋棄了人工管理，多采用計算機技術、多媒體技術、數據庫管理技術、互聯網技術等，將這些現代化科學技術結合起來，使紙質化的人事檔案變成了電子版人事檔案，將復雜化的人事檔案轉變成了及時化、簡單化的檔案材料，使得人事檔案的處理變得更加容易[1-2]。但是需要具體完成信息化檔案管理的工作，就需要完成以下3項工作。

1.1 信息化的檔案數據采集

信息化時代中，數據的采集使檔案管理的關鍵之處，醫院人事檔案管理人員通常將檔案的文字圖片使用掃描儀掃描等方法獲取，在進行一定的特殊化處理，將掃描進入計算機的圖片文字轉變成文本格式，最后在對其分類整理，核對完成的工作即可。

1.2 信息化的人事檔案查閱

在信息化時代中，醫院人事檔案管理的工作人員要有會使用數據庫技術的能力，通過數據庫完成對人事檔案數據的儲存、備份與修改等工作和擁有使用電腦對檔案數據的遠程傳輸與修改的能力。

1.3 信息化的人事檔案管理

在信息化時代中，醫院人事檔案管理的工作人員需有以下幾項能力：①能將檔案資料進行分類；②熟悉檔案管理的流程，包括收集、查閱、整理、儲存、傳送和統計；③具有專業化的知識[3-5]。

2 信息化時代醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理觀念問題

在傳統的人事檔案管理中，檔案的信息量較小，工作人員只需要將檔案分類整理好，做好檔案記錄，直接歸檔即可完成工作。而在信息化時代，大量的人事檔案意味著大量的信息需要處理，對于工作人員要求也有了更高的標準，不僅需要對檔案進行分類整理，還需要將檔案資料詳盡直觀地展現出來，這就需要工作人員轉變觀念才能適應信息化時代的檔案處理。

2.2 人事檔案管理的意識問題

有些領導和工作人員對人事檔案的管理不夠重視，對于檔案資料的丟失并沒有太大的關心，認為再重新創建一個即可，但是他們不知道檔案的重新建立使非常麻煩的，這些錯誤的思想使得最后的檔案資料與當事人不符合，進而導致檔案資料的各種不完善，也增加了工作的難度。

2.3 人事檔案的管理體制問題

傳統對于人事檔案資料的質量要求并不是很高，故而當時的管理體制十分不完善。人事檔案數據的采集、整理、修改等都沒有具體的方向與要求，對于檔案資料的存儲手續更是一無所知，而在信息化時代，這些不完善的制度是根本行不通的，必須建立完善體制，才能處理好大量的檔案信息[6-8]，否則，醫院的人事檔案資料的管理又會出現不少的問題。

2.4 人事檔案管人員的素質問題

在信息化時代，大量的信息撲面而來，工作人員的工作量瞬間加大，這也就使得對工作人員的素質有了高要求，不僅能夠完成日常的檔案管理工作，還有處理緊急問題的能力和看待問題的特殊見解。對高科技的管理技術能夠熟練使用，對檔案數的分析和研究，找到最有用的信息。但是現在的工作人員卻缺乏這種能力，不能及時的檔案資料進行分析研究，缺乏相關的管理手段，可見工作人員的素質也占了很大的作用。

3 完善信息化時代的人事檔案管理的措施

隨著醫院規模的不斷擴大，經濟不斷地發展，制度不斷地改革，對人事檔案的管理的要求也就有了改變。那就需要摒棄舊的沒有作用的措施，完善醫院人事檔案的管理措施，實現其原有的價值。

3.1 增強對人事檔案管理的認識

只有醫院的人事檔案管理的領導和工作人員認識到人事檔案管理工作的重要性，才能把人事檔案管理的基礎打好。這就要求工作人員增強對這項工作的認識，充分了解人事檔案管理的重要性，切實做好自己的每一項工作，樹立正確的工作目標和服務意識，爭取發揮自己的最大價值。

3.2 建立健全人事檔案管理的制度

要想醫院人事檔案管理的工作正常的運轉，就需要健全一系列的規章制度,同時嚴格按照這些規定進行管理。這就包括嚴格要求工作人員的工作程序、嚴格遵守保密的原則、落實監督的工作等，對于不同的管理工作實行不同的管理措施，進行分類管理，健全相關的管理措施，監督工作人員嚴格遵守這些規則，確保工作能夠有條不紊地運行。

3.3 提高人事檔案管理人員的素質

在信息化時代的形勢下，就必須要提高工作人員的素質，包括扎實的專業知識和良好的工作能力，同時也需要培養多素質的檔案管理人才，才能提高檔案管理的水平。①需要工作人員有良好的敬業精神，能夠積極地學習新知識、新技術并將其運用于實際操作中；②要倡導以人為本的管理觀念，充分發揮工作人員的價值，提高工作的效率；③工作人員對自己的工作負責，盡力認真完成每一項工作。只有工作人員的素質有了提高，才能確保管理工作的正常運轉[9-11]。

3.4 改進人事檔案管理的方法

①加強人事檔案的信息化建設，加大資金的投入，提高檔案管理的硬件設施，例如購買計算機管理軟件、電腦、空調等硬件，使其適用于信息化的發展；②完善檔案整理的工作準則，使檔案資料更加詳盡直觀，為醫院的檔案的查閱更加方便快捷地打下基礎；③合理分配管理人員的工作，盡量使每一個工作人員都有適量的工作，也使每一項工作也有專門的人員完成，避免某些工作的遺漏，導致最后的工作量加大，另一方面也使得工作能夠更好地完成[12-13]。

4 結語

在21世紀，醫院的人事檔案管理已逐漸從傳統的手工管理方式轉變為信息化、網絡化管理方式，不僅提高了人事管理人員的工作效率，也提高了檔案資料的利用率。雖然目前信息化的檔案管理仍然存在不少的問題，但是也正在不斷地被更正、被更新、被完善，逐步走向一個完整的管理體系。也可以看出信息化的管理手段在信息化時代是非常重要的，因此醫院更要加強檔案管理的信息化建設，跟上信息化時代的步伐是醫院現在的目標。

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